Документальное оформление отпуска и служебных командировок

 Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 №739н утверждаются формы журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Согласно указанному нормативному акту работодатель или уполномоченное им лицо обязаны издать приказ о назначении ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за проставление отметок в командировочных удостоверениях. При этом работодатель обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение пяти лет со дня их оформления в установленном порядке.

  Ответственным за ведение указанных журналов и за проставление отметок в командировочных удостоверениях может быть работник кадровой службы, бухгалтер или другое должностное лицо, которое в силу своих должностных обязанностей осуществляет контроль за направлением работников в командировки. Приказ о назначении ответственного лица составляется в произвольной форме и подписывается руководителем организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Правовое регулирование отпуска и служебных командировок

 

В соответствии с Трудовым кодексом РФ каждому работнику предоставляется  ежегодный отпуск с сохранением  рабочего места (должности) а так  же среднего заработка. Согласно ТК РФ, длительность основного ежегодного оплачиваемого отпуска насчитывает 28 календарных дней. Отпуск должен предоставляться по графику, утверждаемому минимум за 2 недели до наступления нового календарного года. О дате отпуска работника должны известить не позднее чем за две недели начала отпуска и не позднее чем за 3 дня до его начала выплатить отпускные в размере среднего заработка. Так же отпуск может быть перенесен на другой срок или разделен на части, однако при этом любая из его частей должна быть минимум 14 дней. Отпуск предоставляется по истечении 6 месяцев непрерывной трудовой деятельности в одной организации. До истечения 6 месяцев - отпуск возможен только по соглашению с работодателем, кроме следующих случаев:

- женщинам до отпуска  по беременности и родам или  сразу же после него 

- работникам не достигшим 18 лет

- работникам, которые усыновили  ребенка (или нескольких детей)  в возрасте до трех месяцев 

- в другим случаях, предусмотренных действующим федеральным и местным законодательством

 В стаж работы, который  дает право на ежегодный основной  оплачиваемый отпуск, включаются:

- время фактической работы 

- время, когда сотрудник  фактически не осуществлял трудовую  деятельность, но за ним в соответствии  с федеральным законодательством  сохранялось его место работы(должность), не является исключением и время ежегодного оплачиваемого отпуска

 - время вынужденного прогула сотрудника вследствие незаконного увольнения или отстранении от работы, если увольнение и отстранение признаны незаконными, а сотрудник восстановлен на прежней работе

- другие отрезки времени,  указанные в коллективном договоре, трудовом договоре или локальных  нормативных актах организации. По просьбе работника ему может быть предоставлен внеочередной отпуск без сохранения зарплаты, например по каким-либо важным семейным обстоятельствам и другим не менее уважительным причинам, продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем. Работодатель обязан предоставить неоплачиваемый отпуск:

- женам военнослужащих, трагически погибших или умерших  из-за ранения, контузии или  другого увечья, полученных при  исполнении обязанностей военной  службы, либо вследствие болезни,  связанной с прохождением воинской  службы - вплоть до 14-ти календарных дней в году

- инвалидам для лечебных  процедур и поправки здоровья, вплоть до 60-ти календарных дней  ежегодно 

- работникам при рождении  ребенка, в случае регистрации  брака, смерти близких родственников  - не более 5-ти календарных  дней- Если находясь в отпуске, работник заболел, то отпуск продляется на количество дней которые содержит больничный лист

- Для некоторых категорий  работников предусмотрен удлиненный  основной ежегодный оплачиваемый  отпуск, например, для педагогов. 

- Законом предусмотрены  и различные дополнительные отпуска:  за ненормированный или удлиненный  рабочий день, за особый (опасный,  требующий каких-то специальных  усилий) характер работы, за работу  в районах Крайнего Севера, за  работу где присутствуют вредные или опасные условия труда и др.

- Организации с учетом  своих производственных и финансовых  возможностей могут самостоятельно  устанавливать от основной работы  дни для самоподготовки (библиотечные  дни). Для педагогических работников  каждые 10 лет преподавательской  работы может быть предоставлен  длительный отпуск до 1 года.

 Положение об особенностях направления работников в служебные командировки определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки (далее - командировки) как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.

В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

В целях настоящего Положения  местом постоянной работы следует считать  место расположения организации (обособленного  структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена  трудовым договором (далее - командирующая  организация).

Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку (далее - работник) по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности  и других особенностей служебного поручения. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается  время, необходимое для проезда  до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Оплата труда работника  в случае привлечения его к  работе в выходные или нерабочие  праздничные дни производится в  соответствии с трудовым законодательством  Российской Федерации.

Цель командировки работника  определяется руководителем командирующей  организации и указывается в  служебном задании, которое утверждается работодателем.

На основании решения  работодателя работнику оформляется  командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением  случаев, указанных в пункте 15 настоящего Положения.

Командировочное удостоверение  оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится  у него в течение всего срока  командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место  командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном  удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной  деятельности организации, в которую  командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

В случае если работник командирован в организации, находящиеся в  разных населенных пунктах, отметки  в командировочном удостоверении  о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые  он командирован.

Порядок и формы учета  работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и  прибывших в организацию, в которую  они командированы, определяются Министерством  здравоохранения и социального  развития Российской Федерации.

Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в  пути, в том числе за время вынужденной  остановки в пути, сохраняется  за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок  у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления  такого работника в командировку одновременно по основной работе и  работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется  у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

Работнику при направлении  его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду  и найму жилого помещения и  дополнительных расходов, связанных  с проживанием вне места постоянного  жительства (суточные).

Работникам возмещаются  расходы по проезду и найму  жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне  постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные  работником с разрешения руководителя организации. Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне  места жительства (суточные), возмещаются  работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в  пути, в том числе за время вынужденной  остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 настоящего Положения.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника  из места командирования к месту  постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем  организации с учетом дальности  расстояния, условий транспортного  сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости  создания работнику условий для  отдыха.

Если работник по окончании  рабочего дня по согласованию с руководителем  организации остается в месте  командирования, то расходы по найму  жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются  работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным  нормативным актом.

В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его  просьбе заработной платы расходы  по ее пересылке несет работодатель.

Расходы по проезду к месту  командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту  постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько  организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы  по проезду транспортом общего пользования  соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

В случае вынужденной остановки  в пути работнику возмещаются  расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным  нормативным актом.

Расходы по бронированию и  найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются  работникам (кроме тех случаев, когда  им предоставляется бесплатное жилое  помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.

Направление работника в  командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме  случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых  Государств, с которыми заключены  межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении  государственной границы.