Документоведение

Документы, переписанные или правленые (после перепечатки или переписки) рукою

автора, называются автографы, т.е. авторские, собственноручные рукописи.

Редакции (от лат. redactus - приведённый в порядок) - это варианты, разновидности текста, которые охватывают сравнительно большой его отрезок и содержат важные смысловые отличия. Редакция документа является результатом его переработки автором или каким- либо другим лицом с целью изменения содержания, полноты, стиля и т.д.

21)Виды копий. Способы удостоверения копий

Копия (от лат. "copia") - множество. Копия документа - это "документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы".

Копии появились вместе с возникновением документов, так как возникла потребность

повторять текст. В практических целях составлялись сборники копий, грамот – для укрепления землевладельческих прав, привилегий, для учёта документации и т.д. В Западной Европе эти сборники назывались картуляриями и были известны с 10 века. В России они получили название копийных книг. В частности, из 15 столетия до нас дошёл список так называемого Краткого собрания ханских ярлыков русским митрополитам в русском переводе.

Первоначально копия списывалась от руки. Отсюда и название - список (например, список летописи). В российских учреждениях копированием документов занимались

специальные сотрудники - копиисты. Позднее, начиная со второй половины 19 в., появились машинописные копии.

Существует множество видов копий:

отпуск - это копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала;

дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Обычно дубликат выдаётся при утрате подлинника и тем же учреждением, где он был

создан;

выписка - копия части документа;

копия с копии - создаётся в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник.

Один из экземпляров копии документа называется дублетным документом.

По способу воспроизведения копии могут быть:

ручные - получаются при переписке оригинала от руки или при перепечатке на пишущей машинке;

автоматические - представляют собой точное воспроизведение документа средствами фотографии, печати, репрографии.

По времени воспроизведения копии делятся на:

одновременные - возникают одновременно с оригиналом (например, при написании

через копировальную бумагу);

позднейшие копии (могут создаваться спустя многие годы и тысячи лет).

По степени точности, близости к оригиналу копии могут быть:

графически тождественные (факсимильные) - фотографические, гектографические, стеклографические, ксерокопии и т.п., в т.ч. с изменяемым масштабом изображения; частично тождественные - обычно изготовленные под копирку вместе с оригиналом.

На копии не воспроизводятся типографские элементы бланка документа;

графически не тождественные копии - копии, снятые от руки, машинописным или типографским способом;

рисованные копии - максимально воспроизводящие внешний вид (почерк, размещение

текста, удостоверительные надписи) оригинала.

В связи с использованием для изготовления документов новых информационных технологий, компьютерной периферии, прежде всего принтеров, появились достаточно специфические копии. Дело в том, что многие принтерные распечатки не имеют оригиналов, либо их получают с временно существующего оригинала, в частности, с промежуточного экранного (дисплейного). А в перспективе роль временного оригинала будет играть "формируемый с голоса или с компьютерной авторучки и корректируемый в том же режиме электронный вариант временно существующего оригинала".

По способу удостоверения копии различаются следующим образом:

авторизованные, т.е. удостоверенные автором;

заверенные - копии, удостоверенные должностным лицом. Заверенная копия - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют

необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. В свою очередь, заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия. Нотариальные копии документов предназначаются, как правило, для предъявления другим учреждениям (например, с документов об образовании, стаже работы, рождении, браке; копии с документов, связанных с получением материальных ценностей). Копии с документов для внутренних нужд обычно удостоверяются подписью ответственного лица, например, начальника канцелярии и, в случае необходимости, печатью. Могут быть и просто заверенные копии, например, выписки из документов, заверенные подписью секретаря.

 

22)Фальсификации документов

В противоположность подлинным существуют подложные, фальсифицированные документы. Обычно выделяют несколько видов такого рода документов:

     1. полностью фальсифицированные документы, когда не соответствуют подлиннику ни их содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки (почерк, рисунки и т.п.). Примером подобной фальсификации может служить созданная в начале 1950-х годов российскими эмигрантами так называемая "Влесова книга" ("дощечки Изенбека") - "якобы подлинное древнерусское произведение о языческих жрецах, написанное на деревянных дощечках в 9 веке докириллическим письмом";

     2. частично фальсифицированные документы. Они, в свою очередь, различаются по характеру искажений (фальсификации) и могут содержать:

     фальсификацию содержания, т.е. документы могут быть подлинными с точки зрения их внешних признаков (бланк, реквизиты), но с искажённым содержанием. В частности, такого рода фальсификация была присуща многочисленным документам,

сфабрикованным сотрудниками НКВД в период массовых политических репрессий в

СССР;

     разновидностью фальсификации содержания является интерполяция (от лат. "interpolatio": изменение, искажение) - слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале;

фальсификация состава удостоверения, бланка. Документы могут быть подлинными с точки зрения их содержания, авторства, времени создания, но иметь фальсифицированные внешние признаки.

Подделка документов на Руси началась ещё в эпоху Средневековья. Историкам известны, в частности, подложные уставы одного из новгородских князей 14 века. Судебник Ивана Грозного в середине 16 столетия устанавливал ответственность за составление подложных протоколов судебного разбирательства, подделку речей истца или ответчика. В 17-18 веках фабриковались грамоты с целью доказать древность рода определённых лиц.

Следует заметить, что до 18 века фальсифицировались, главным образом, актовые материалы, касавшиеся имущественных дел, прав собственности. Однако начиная с 18

столетия фальсификация документов стала осуществляться также и по политическим и идеологическим мотивам. Так, уже в 18-19 вв. появились научные подделки грамот, "Завещаний" Петра 1, Екатерины Второй и т.п. Впоследствии появились фальсифицированные "Протоколы Сионских мудрецов", дневник Вырубовой, "Письмо Зиновьева" - послание руководителя Коминтерна, якобы отправленное в 1924 г.

британским коммунистам, и многие другие.

В настоящее время подложные документы также имеют достаточно широкое распространение. Так, летом 1999 г. органы МВД Российской Федерации обнаружили и ликвидировали подпольную фабрику, занимавшуюся выпуском поддельных документов с подписями самых высокопоставленных российских чиновников. По сведениям газеты "Известия", в Москве в течение нескольких лет работала целая фабрика по изготовлению фальшивых паспортов. При этом использовались подлинные бланки, но из внесённой в них информации достоверной была только фотография человека. Между тем эти сведения не вызывали никаких подозрений у компетентных органов.

Основными способами подделки документов на бумажном носителе являются:

     подделка бланка документа (изготовление поддельных бланков с помощью копировальной техники, средств вычислительной техники, путём рисования);

     подчистка текста (механическое воздействие с целью изменения первоначальной документированной информации);

     травление (удаление текста путём обесцвечивания красителя штриха химическими

реактивами: кислотой, щёлочью, окислителем);

     смывание (удаление прежних записей с помощью различных растворителей);

     дописка (внесение в первоначальный текст документа на свободные места новой информации);

     подделка подписей (методом рисования, копирования);

     поделка печатей (методом рисования на самом документе, с помощью самодельного клише, путём копирования подлинного оттиска на поддельный документ);

     замена фотографий (наиболее распространённые приёмы: полная замена фотографии;

     монтаж фотоснимка с сохранением части прежней фотографии, содержащей оттиск

печати; перенос на подложку одной фотографии части эмульсионного слоя другой фотографии);

     замена листов документов (наиболее часто встречается при подделке документов, состоящих из нескольких листов: паспортов, трудовых книжек и т.п.).

С появлением аудиовизуальных и машиночитаемых документов началась и их фальсификация. Основными методами подделки таких документов являются: фотомонтаж, монтаж кинолент, магнитных лент путём удаления или вклеивания их частей и т.д.

Для обнаружения подделок проводится специальная экспертиза документов (техническая, почерковедческая, автороведческая). В основе её лежат общие положения теории идентификации, а также данные психофизиологии высшей нервной деятельности человека, лингвистики и др.

К настоящему времени разработано и применяется на практике множество способов защиты документов от фальсификации. В их числе, кроме уже упоминавшихся водяных знаков, можно назвать голографические наклейки, специальные краски, встроенные в материальный носитель металлические нити и т.д. При изготовлении ценных бумаг, денег используется до десяти и более различных степеней защиты.

Во всех странах подделка документов преследуется по закону. В Уголовном кодексе Российской Федерации, в частности, есть специальная статья 292 о служебном подлоге.

23)Формуляр документа. Типовой формуляр. Формуляр-  образец

Формуляр документа – совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом.

На первых этапах становления развития российского делопроизводства в документах отсутствовало выделение его структурных частей, тье. Документ предстаявлял собой единый текст, лишь к 18 веку происходит обретение отдельными реквизитами своего постоянного места в формуляре документа. В частности в качестве отдельных самостоятельных документах стали оформляться наименование вида документа, автор, адресат, дата, подпись.

Различают несколько видов формуляра документа индивидуальный, типовой, формуляр-образец. Так, если индивидуальный формуляр присущ какому-либо отдельному документу, то типовой формуляр характерен для конкретного вида документа. К примеру типовой формуляр заявления входят 6 обяз. Реквизитов: адресат, автор, вид документа, текст, подпись, дата.

Формуляр официального документа является объектом унификации и стандартизации в результате появились так называемые формуляр-образец документа – это «модель» построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размер полей, требования к построению конструкционной сети, основные реквизиты. Причем расположение реквизитов в формуляре-образце учитывает последовательность операций по составлению, оформлению, обработке и дальнейшему использованию документа.

Формуляр-образец регламентируется гостом и предназначается для определенной системы документов. В госте2003 г – 30 реквизитов для организационно-распорядительной документации.

 

 

 

24)Унификация и стандартизация документов

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Стандарты - нормативные документы, которые содержат правила, требования к объекту стандартизации, установленные на основе достижения науки, техники, передового опыта  и утв. Законом. Различают следующие виды стандартов: международные, региональные, межгосударственные, национальные.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.  
В основе создания УСД лежит метод унификация - установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач.