Документоведение

Пример оформления бланка письма без отметок для реквизита "Адресат" приводится на рисунке Б.2 приложения Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Схема расположения реквизита "Адресат" приведена на рисунках 2 и 3.

Рис. 2.  
Расположение реквизита "Адресат" на формате А4 углового бланка 
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;  
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;  
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);  
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;  
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;  
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;  
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;  
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 3.  
Расположение реквизита "Адресат" на формате А4 продольного бланка 
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;  
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;  
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);  
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;  
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;  
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;  
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;  
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

 

29)Порядок и оформление утверждения документа, виды утверждения.

Реквизит № 16- Гриф утверждения документа

Гриф утверждения – реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ     Генеральный директор ЗАО "Термика"   Личная подпись             А.Г. Цицин     15.04.2009

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Например:

УТВЕРЖДАЮ     Генеральный директор ЗАО "Термика"   Личная подпись          А.Г. Цицин     15.04.2009

Информация доступна только для зарегистрированных пользователей.

Рис. 1. 
Пример оформления реквизита "Гриф утверждения документа"

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. 

УТВЕРЖДАЮ	УТВЕРЖДАЮ
Коммерческий директор  ЗАО "Термика"    Личная подпись   Е.Н. Ярославцева    15.04.2009	Технический директор  ЗАО "Термика"     Личная подпись   К.В. Воробьев    15.04.2009

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН     решением общего собрания   акционеров от 10.05.2009 № 5

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

• акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);

• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);

• инструкции (правила) - должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;

• номенклатура дел организации;

• нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);

• отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);

• перечни (должностей, предприятий, документов и др.);

• планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);

• положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);

• программы (проведения работ, командировок и т.д.);

• расценки на производство работ;

• регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);

• сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);

• структура и штатная численность;

• тарифные ставки;

• формы унифицированных документов;

• штатное расписание.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Примечание: в ГОСТ Р 6.30-2003, скорее всего, допущена ошибка при указании места реквизита "Гриф утверждения документа" в схемах размещения реквизитов. Данный реквизит вынесен в зону верхнего поля, хотя он должен располагаться на уровне реквизита "Адресат" (реквизит 15).

Схема расположения реквизита "Гриф утверждения документа" приведена на рисунках 2 и 3.

Рис. 2.  
Расположение реквизита "Гриф утверждения документа"  
на формате А4 углового бланка 
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;  
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;  
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);  
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;  
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;  
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;  
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;  
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 3.  
Расположение реквизита "Гриф утверждения документа"  
на формате А4 продольного бланка 
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;  
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;  
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);  
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;  
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;  
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;  
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;  
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

 

30)Оформление внешнего и внутреннего согласования документа.

31)Состав удостоверения документов. Правила оформления реквизитов, удостоверяющих документ

Состав удостоверения документов.

Подпись – это обязательный реквизит документа, без которого ни один документ не считается подлинником (оригиналом). Располагается ниже текста. Наименование должности, подпись, расшифровка. Наименование должности может быть кратким (если документ составлен на бланке организации) и полным (если не на бланке организации, т.е. нужно написать должность и наименование организации). Обычно подписи располагаются по иерархии. Факсимиле – аналог собственноручной подписи, который является механическим воспроизведением подписи должностного лица.  Использование факсимиле допускается только при согласии сторон или специального нормативного документа (эти требования касаются документов, выходящих за пределы организации, для внутренних документов организация сама определяет порядок использования факсимиле: издается распорядительный документ или эти требования прописываются в инструкции по делопроизводству). Электронно-цифровая подпись -  обязательный реквизит цифрового документа, предназначенный для защиты документа от подделки. Этот реквизит получен в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа, позволяющего идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить искажения информации в электронном документе. Открытый ключ позволяет прочесть информацию, зашифрованную при помощи закрытого ключа. Существует ФЗ «об электронно-цифровой подписи» от 10.01.2002 №1-ФЗ.

Подпись – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.1

В состав реквизита "Подпись" (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). 2

Например:

Генеральный директор   ЗАО "Термика"

А.Г. Цицин

 

или на бланке:

Генеральный директор

А.Г. Цицин

 

Рис. 1. 
Пример оформления реквизита "Подпись" в письме

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.3

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:4

И.о. генерального директора

Личная подпись

Т.П. Ярославцева

 

или:

Исполняющий обязанности  генерального директора

Личная подпись

Т.П. Ярославцева

 

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. 5

Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. 6

Например:

Генеральный директор   ЗАО "Термика"

А.Г. Цицин

 

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. 7

Рис. 2. 
Пример оформления реквизита "Подпись" на бланке должностного лица