Документоведение

Унифицированная система документации (УСД), согласно стандартизованному определению, - это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержании информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности».

Главной целью создания УСД является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей.

Унифицированная система документации способствует:

1) сокращению затрат ручного  труда в информационных процессах;

2)  широкому использованию  электронно-вычислительной техники, поскольку   унифицированные   формы   документов удобны для электронной обработки;

3) упорядочению информационных  потоков;

4) сокращению количества  документов;

5) дальнейшему совершенствованию  культуры документа и в целом  информационной культуры.

Всё это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления.

Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в неё документов.

В настоящее время в Российской Федерации действует 8 УСД, в том числе:

-  унифицированная система организационно-распорядительной документации;

-унифицированная система банковской документации;

-  унифицированная   система  отчётно-статистической документации;

-унифицированная система документации по труду; -унифицированная система Пенсионного фонда РФ;

- унифицированная система внешнеторговой документации и др.

На предприятиях, в учреждениях, организациях по итогам унификации составляется Табель форм документов - единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. Нa основании Табеля создаётся Альбом форм документов - сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для документационного обеспечения управления данной конкретной организации, учреждения, предприятия. И Альбом, и Табель форм документов утверждаются руководителем организации.

 

 

 

25)Требования к бланкам документов, виды бланков, состав реквизитов бланков

 

 4. Требования  к бланкам документов

 

4.1. Документы изготавливают  на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2. Бланки документов  следует изготавливать на белой  бумаге или бумаге светлых  тонов.

4.3. Бланки документов  оформляют в соответствии с Приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4. В зависимости от  расположения реквизитов устанавливают  два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

4.5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6. Для организации, ее  структурного подразделения, должностного  лица устанавливают следующие  виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида  документа.

4.7. Общий бланк используют  для изготовления любых видов  документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8. Для организаций субъектов  Российской Федерации, имеющих наряду  с государственным языком Российской  Федерации государственный язык  субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного  бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9. При изготовлении документов  на двух и более страницах  вторую и последующие страницы  нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

 

 

 

 

 

Приложение А

(справочное)

 

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

 

         20             73                    88        10

      │<─────>│<────────────────>│  │<─────────────────>│<─>│

  ────┌────────────────────────────────────────────────────┐───

  /\  │                                                    │/\

3 │  │                                                    │ │

  \/  │                                                    │ │

  ────│   ────┌──────────────────┐  ┌───────────────────┐   │ │

  /\  │   /\  │01    02          │ │           16   19 │   │ │

   │  │ 17 │  │      03          │ │                   │   │ │

   │  │   \/  │                  │ │                   │   │ │

   │  │   ────├──────────────────┤  ├───────────────────┤   │ │

51 │  │       │08  09  10        │ │    15             │   │ │

   │  │       │04  05  06  07    │ │                   │   │ │

   │  │       │                  │ │                   │   │ │

  \/  │       │                  │ │                   │   │ │

  ────│       ├──────────────────┤ │                   │   │ │

  /\  │       │11  12            │ │    17             │   │ │

   │  │       │13                │ │                   │   │ │

22 │  │       │14                │ │                   │   │ │

  \/  │       │                  │ │                   │   │ │

  ────│       ├──────────────────┤ │                   │   │ │

  /\  │       │18                │ │                   │   │ │

18 │  │       │                  │ │                   │   │ │

  \/  │       │                  │ │                   │   │ │

  ────│       ├──────────────────┴─┴───────────────────┤   │ │297

      │       │                                        │   │ │

      │       │20                                      │   │ │

      │       │                                        │   │ │

      │       │                                        │   │ │

      │       │                                        │   │ │

  ────│       ├────────────────────────────────────────┤   │ │

  /\  │       │21   22   25                            │   │ │

20 │  │       │                                        │   │ │

  \/  │       │                                        │   │ │

  ────│       ├────────────────────────────────────────┤   │ │

  /\  │       │23   24   26                            │   │ │

   │  │       │27                                      │   │ │

   │  │       │                                        │   │ │

40 │  │   ────├────────────────────────────────────────┤   │ │

   │  │   /\  │28   30                        29       │   │ │

   │  │ 16 │  │                                        │   │ │

  \/  │   \/  │                                        │   │ │

  ────│   ────└────────────────────────────────────────┘   │ │

  /\  │                                                    │ │

20 │  │                                                    │ │

  \/  │                                                    │\/

  ────└────────────────────────────────────────────────────┘───

      │                        210                         │

      │<──────────────────────────────────────────────────>│

 

Рисунок А.1. Расположение реквизитов

и границы зон на формате А4 углового бланка

 

         20                                             10

      │<─────>│                                        │<─>│

  ────┌────────────────────────────────────────────────────┐───

  /\  │                                                    │/\

3 │  │                                                    │ │

  \/  │                                                    │ │

  ────│   ────┌────────────────────────────────────────┐   │ │

  /\  │   /\  │01    02    03                  16   19 │   │ │

   │  │ 17 │  │                                        │   │ │

   │  │   \/  │                                        │   │ │

   │  │   ────├────────────────────────────────────────┤   │ │

   │  │   /\  │08  09  10                              │   │ │

   │  │ 20 │  │                                        │   │ │

73 │  │    │  │04  05  06  07                          │   │ │

   │  │   \/  │                                        │   │ │

   │  │   ────├────────────────────────────────────────┤   │ │

   │  │   /\  │11   12                  15             │   │ │

   │  │ 10 │  │                                        │   │ │

   │  │   \/  │                                        │   │ │

   │  │   ────├────────────────────────────────────────┤   │ │

   │  │       │13   14                                 │   │ │

  \/  │       │                                        │   │ │

  ────│       ├────────────────────────────────────────┤   │ │

  /\  │       │18                       17             │   │ │

18 │  │       │                                        │   │ │

  \/  │       │                                        │   │ │297

  ────│       ├────────────────────────────────────────┤   │ │

      │       │                                        │   │ │

      │       │20                                      │   │ │

      │       │                                        │   │ │

      │       │                                        │   │ │

      │       │                                        │   │ │

  ────│       ├────────────────────────────────────────┤   │ │

  /\  │       │21   22   25                            │   │ │

20 │  │       │                                        │   │ │

  \/  │       │                                        │   │ │

  ────│       ├────────────────────────────────────────┤   │ │

  /\  │       │23   24   26                            │   │ │

   │  │       │                                        │   │ │

   │  │       │27                                      │   │ │

40 │  │   ─── ├────────────────────────────────────────┤   │ │

   │  │   /\  │28   30                              29 │   │ │

   │  │ 16 │  │                                        │   │ │

  \/  │   \/  │                                        │   │ │

  ────│   ───  └────────────────────────────────────────┘   │ │

  /\  │                                                    │ │

20 │  │                                                    │ │

  \/  │                                                    │\/

  ────└────────────────────────────────────────────────────┘───

      │                        210                         │