Документоведение

Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Например: распоряжение Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 21 декабря 2007 г. № 1576/954.

Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки. 

Рис. 1.  
Пример оформления отметок для реквизита "Регистрационный номер документа" на бланке письма

Пример оформления отметок для реквизита "регистрационный номер документа" на бланке приводится в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (рисунки Б.1, Б.2, Б.3, Б.4, Б.5).

Схема расположения реквизита "Регистрационный номер" приведена на рисунках 2 и 3.

Рис. 2.  
Расположение реквизита "Регистрационный номер документа" на формате А4 углового бланка  
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;  
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;  
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);  
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;  
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;  
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;  
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;  
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 3.  
Расположение реквизита "Регистрационный номер документа" на формате А4 продольного бланка 
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;  
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;  
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);  
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;  
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;  
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;  
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;  
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

 

«Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Реквизит № 13

Ссылка на регистрационный номер и дату документа  включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации. 

На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом: На № ___________ от _________.

Рис. 1.  
Пример оформления отметки для реквизита "Ссылка на регистрационный номер  
и дату документа" на бланке письма

Рис. 2.  
Пример оформления реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"

Пример оформления отметок для реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" на бланке приводится в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (рисунки Б.2, Б.3, Б.4).

Схема расположения реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" приведена на рисунках 3 и 4.

Рис. 3.  
Расположение реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"  
на формате А4 углового бланка 
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;  
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;  
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);  
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;  
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;  
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;  
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;  
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 4.  
Расположение реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"  
на формате А4 продольного бланка 
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;  
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;  
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);  
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;  
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;  
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;  
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;  
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

 

 

 

Заголовок к тексту документа, его назначение и оформление.

Реквизит № 18

Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?,

например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?,

например:

Должностная инструкция ведущего эксперта. Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Заголовок размещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. Бланк документа при необходимости может включать ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита "Заголовок к тексту".

Рис. 1. 
Пример оформления заголовка письма

Схема расположения реквизита "Заголовок к тексту" приведена на рисунках 2 и 3.

Рис. 2.  
Расположение реквизита "Заголовок к тексту" на формате А4 углового бланка 
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;  
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;  
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);  
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;  
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;  
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;  
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;  
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 3.  
Расположение реквизита "Заголовок к тексту" на формате А4 продольного бланка 
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;  
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;  
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);  
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;  
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;  
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;  
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;  
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

 

 

 

 

 

28)Правила адресования документов

Реквизит № 15-адресат

Реквизит "Адресат" оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения.

В качестве адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже.

Например:

Федеральное архивное агентство

При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации.

Например:

ЗАО "Термика"     Управление производства и внедрения информационных систем

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрации районов   Московской области

При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Например:

Генеральному директору   ЗАО "Термика"    А.Г. Цицину

или

ЗАО "Термика"     Генеральному директору  А.Г. Цицину

Рис. 1. 
Пример оформления реквизита "Адресат" на письме

Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается вопросом, изложенным в документе. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об организациях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

ЗАО "Термика"     ул. Орджоникидзе, д. 11, стр. 1А, Москва, 115419

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Образцову О.П.     Волгоградский пр., д. 5, кв. 12,   Москва, 109316

Почтовый адрес – местонахождение пользователя с указанием почтового индекса соответствующего объекта почтовой связи.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" должен оформляться в соответствии с пунктом 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, согласно которому реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

• название улицы, номер дома, номер квартиры;

• название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

• название района;

• название республики, края, области, автономного округа (области);

• название страны (для международных почтовых отправлений);

• почтовый индекс.

Например:

ул. Орджоникидзе, д.11, Москва, 115419

или

ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

Строки реквизита "Адресат" центрируются по отношению к самой длинной строке или выравниваются по левому краю.

Например:

ЗАО "ТЕРМИКА"     ул. Орджоникидзе, д. 11, стр. 1А, Москва, 115419

Для реквизита "Адресат" на бланке писем могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения.

Пример оформления отметок для реквизита "Адресат" на бланке письма приводится в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (рисунки Б.3, Б.4).