Формуляр документа XVIII века

Ко второй группе следует отнести  письмовники, авторы которых не только давали образцы деловых бумаг, но и описывали порядок производства дела. Это большая группа сборников, которые являлись одновременно руководством по делопроизводству и собранием  сведений о деятельности учреждения, необходимых при ведении делопроизводства. Это наиболее развитый, разработанный  тип письмовника. Структурно эта  группа письмовников могла быть организована по-разному: есть сборники, в которых  образцы документов расположены  в алфавитном порядке, но им предшествует общий очерк истории развития структуры и компетенции учреждений России, законодательства, регламентирующего  их деятельность, а каждому виду или разновидности документа  дается определение, сопровождающееся извлечениями из соответствующих законодательных  актов. В других сборниках образцы  документов размещаются в систематическом  порядке, по определенным тематическим разделам. Внутри разделов образцы  документов группируются по направлениям деятельности учреждений. Например, судопроизводственные бумаги подразделяются на бумаги по гражданским  и уголовным делам. Документы  гражданского судопроизводства группируются по способу судопроизводства: исковые, охранительные, понудительные, упрощенные и исполнительные; далее - по видам  документов. В сборниках этого  типа образцы документов объединяются в единый массив по виду деятельности (судопроизводственные бумаги, коммерческая корреспонденция) или по типу взаимоотношений  учреждений и лиц (деловые письма, договоры и обязательства). Еще один тип сборника - это сборники, построенные  в порядке, отражающем процесс делопроизводства или процесс рассмотрения, решения  и исполнения дел. Соответственно и  образцы документов представлены в  последовательности, отражающей процесс рассмотрения, решения и исполнения. Материал в этих сборниках в большинстве случаев располагается по схеме:

1.Орган управления (присутственное  место) - его структура, компетенция,  законы, на основании которых  он действует.

2. Вопросы (дела), решаемые органом  управления.

3. Порядок рассмотрения, решения  и исполнения дел.

4. Образцы документов.

Наиболее интересный из этой группы - письмовник А. Щедрина, содержащий судебную документацию. В сборнике приводятся основные законы, на которых строится деятельность судебных учреждений, начиная  с Генерального регламента Петра 1, далее рассматривается порядок  производства дел в судебных учреждениях  разных уровней, и в соответствии с ним в необходимых случаях  приводятся образцы документов. Аналогичный  подход к описанию порядка производства дел в присутственных местах, выдержанный  более последовательно и представленный в разработанном виде, дан в  работе П. Дегая⁶.

В отдельных случаях в сборниках  образцов документов в особую группу выделяются документы, относящиеся  к «обряду внутреннего порядка» присутственного места, это - формы  реестров, книг, тетрадей для фиксации движения документов в учреждении. В совокупности эти документы  отражают, говоря современным языком, систему документирования документооборота.

Третья группа сборников образцов документов - это уже не столько  письмовники, сколько руководства  по делопроизводству, излагающие теорию и практику делопроизводства. Это, прежде всего работы В.Вельдбрехта и Н.В. Варадинова. Безусловно, главное содержание этих работ - теория делопроизводства, но поскольку значительное место в этих работах занимают именно образцы документов, есть все основания рассматривать их и как письмовники. Цель этих работ - дать теорию документирования и на ее основе ввести единообразные формы деловых бумаг и упростить делопроизводство. Важно, что и в теоретической части, и в расположении образцов документов авторы соблюдают последовательность, отражающую порядок производства дела.

2. Законодательное регулирование  вопросов делопроизводства в  наказах первой четверти XVIII века

В конце XVII века Российское государство  остро нуждалось в переустройстве системы государственного управления. Боярская Дума и громоздкий аппарат  приказов уже не могли решать задачи возникающей абсолютной монархии. Нужны  были реформы не только в центральных  учреждениях, но и на местах. Проводимые административные реформы не могли  не сказаться на порядке делопроизводства. Большинство историков выделяют два этапа реформ местного управления первой четверти XVIII века: первый начался  в 1708 году после издания уложения о разделении России на восемь губерний⁷, а второй - в 1719 году. Главной потребностью проведения реформы местного управления была необходимость укрепления финансовой системы государства. Роспись городов по губерниям предусматривала распределение триста сорок одного города между восемью областями. В течение 1709 года начальникам губерний предписывалось собрать в приказах и городах сведения о финансовых средствах, подлежащих сбору в их губерниях. Второй этап был связан с переходом к системе взаимодействующих органов центральной и местной власти. Они должны были действовать по единым законам и инструкциям. Поэтому каждый законодательный акт этого периода не носил случайного характера, а являлся звеном в цепи объединения центрального и местного управления в единую систему.

Этапы реформирования системы управления вызвали изменение системы делопроизводства. В начале века издается ряд законодательных  актов, затрагивающих отдельные  вопросы документирования (введение гербовой бумаги в 1699 году, отмена столбцовой формы делопроизводства в 1700 году, введение крепостной формы совершения актов и некоторые другие). Второй этап связан с созданием системы коллежского делопроизводства как единой системы документирования и организации работы с документами не только в центральных, но и местных учреждениях Российской империи. В 1719 году были изданы документы (наказы, или инструкции), которые впервые подробно регламентировали порядок деятельности местных учреждений и делопроизводства в них. Как вид документа наказы широко применялись и в приказном делопроизводстве. Их выдавали воеводам при направлении их на эту должность. Они носили персональный характер и имели совершенно разное содержание, что и не удивительно при существовании территориальных приказов. Наказы 1719 - 1721 годов имели другое значение. Они носили общероссийский характер, имели статус законодательного акта, устанавливали единые требования. Не случайно рядом с традиционным названием «наказ» как синоним указывается новое название этого документа, получившее распространение именно в Петровскую эпоху, - «инструкция». Наказы (инструкции) были изданы специально для того, чтобы упорядочить функции и задачи глав местных органов управления. Основополагающим являлся наказ воеводам, который полностью закрепил административные, политические и иные функции, установил круг их должностных обязанностей и ответственность за свою работу. Но наказ, прежде всего, интересен тем, что в нем были рассмотрены и вопросы, связанные с ведением финансового делопроизводства на местах, так как именно в документах отражается и закрепляется система управления. Нужно отметить, что деления на разделы и подразделы в наказе нет, более или менее четкая структура текста в наказе просто отсутствует. Такое несовершенство в составлении свойственно всем документам этого периода, касающимся не только местного управления, но и центрального.

Проблему обеспечения единства оформления документов в учреждениях  России пытались решить путем законодательной  регламентации документирования. В  результате анализа ряда законодательных  актов XVIII века возможно выявить степень законодательного регулирования оформления документов в учреждениях, а также проследить тенденции формирования формуляра управленческого документа, видовое развитие административной документации. Восемнадцатое столетие стало определяющим для развития делопроизводства в России: государство в этот период в своем развитии сделало значительные «шаги вперед»: формирование четкой структуры государственного аппарата путем проведения множества реформ.

К.Г. Митяев, А.А. Лукашевич в своих  работах справедливо отмечают, что  делопроизводство XVIII века, в отличие  от приказного, опиралось на законодательную  базу. «Базовым» законодательным  актом, сыгравшим главную роль в  становлении делопроизводства, является Генеральный регламент⁸, изданный 28 февраля 1720 года, определивший структуру нового государственного аппарата. Он на законодательном уровне ввел в управление новые виды документов, установил правила их оформления, а также регламентировал работу с документами в учреждениях. В Генеральном регламенте можно выделить преамбулу и пятьдесят шесть глав, каждая из которых посвящена определенной тематике. Факт, что к Генеральному регламенту прилагался толковый словарь иностранных слов⁹, свидетельствует о том, что данный законодательный акт насыщен иностранными словами. В словаре термины пояснялись не по алфавитному, а в порядке встречаемости в регламенте. В преамбуле Генерального регламента описывается новая структура государственного аппарата, в соответствии с которым вместо приказов учреждаются коллегии, а также их количество и название. Несомненно, основная цель Генерального регламента - определить новую структуру государственного аппарата России, в результате чего формировалась новая система делопроизводства. Функции по работе с документами законодательно были закреплены за структурным подразделением - канцелярией, состав которой был определен: секретарь, нотариус, переводчик, актуариус, регистратор, канцелярист, копиист, за каждым из которых закреплялся определенный вид деятельности. Руководил и контролировал работу канцелярии секретарь, на котором лежала ответственность за постановку делопроизводства, подготовку дел к заседанию, доклад дел на коллегии, составление наиболее важных документов, хранение печати. Некоторые документы составлялись канцеляристами, но по указанию и под контролем секретаря. Утверждается практика составления документов по типовым формам - «генеральным формулярам»¹⁰. По данным формулярам канцеляристы составляли повторяющиеся документы - патенты, дипломы и другие документы. В Генеральном регламенте прописан порядок слушания дел на коллегиях: в первую очередь слушались дела государственной важности (в том числе связанные с интересами казны), а затем частные дела. Также значительное внимание уделяется порядку регистрации документов. Основной целью регистрации документов в делопроизводстве XVIII века был учет и обеспечение сохранности документов. В регламенте была установлена методика регистрации, состав регистрационных форм, а также правила их заполнения. В Генеральном регламенте была предпринята попытка связать в единую технологическую цепочку процесс регистрации, контроля, исполнения и справочной работы по документам. При регистрации проводилась систематизация документов, так как документы делили на определенные группы, для которых должны были быть заведены определенные регистрационные книги. Следовательно, можно сделать вывод о том, что на документах XVIII века в соответствии с требованиями законодательства «номер документа», «дата документа» и «печать» являлись обязательными реквизитами. Впервые Генеральным регламентом вводилось в практику установление требований к оформлению видов документов на законодательном уровне.

Вторым по-своему значению в эволюции делопроизводства России XVIII века законодательным  актом являются «Учреждения для  управления губерний»¹¹. В «Учреждении для управления губерний» можно выделить три части, которые, в свою очередь, делятся на главы. Как и Генеральный регламент, «Учреждения для управления губерний» (далее «Учреждения») - документ, с помощью которого проводилась реформа учреждений, в данном случае - не центральных, а местных. Основная часть «Учреждений» посвящена описанию структуры местного аппарата управления, определению его состава и распределению между образовавшимися учреждениями функций. Данным законодательным актом была закреплена как иерархия местных учреждений, так и иерархия документации, циркулирующей между ними. То есть, в данном документе были описаны документопотоки и определены виды документов, посредством которых реализовывались административные функции учреждений. «Власть» обменивалась с «местами» документами строго определенного вида. В этом выражалось стремление к единообразию в документировании данного периода. По «Учреждению» порядок решения дел был преимущественно коллегиальным: предварительно дело готовилось для обсуждения; рассматривалось на заседании присутствия; после чего издавалась распорядительная документация.

До 1720 года (до издания Генерального регламента) был принят ряд законодательных  актов, которые имеют немалое  значение в становлении формуляра  управленческого документа. Именной указ «О писании всяких судных дел на гербовой бумаге в тетрадях только в поместном приказе, а в прочих приказах на столбцах; о цене гербовой бумаги продажной и к присылке вырученных за оную денег в оружейную палату»¹² от 2 июля 1700 года, который был принят в развитие предшествующего указа 1699 года. Данный указ состоит из двух частей - доклада и распоряжения императора. В докладе даны предложения по применению на практике гербовой бумаги. Причинами введения данного вида бумаги и для документов, прежде всего, были доход в казну и «укрепление крепостей»¹³. В зависимости от размера герба, размещающегося на листе бумаги, выделяли три вида бумаги для документов:

Первый вид - «важная и лавочная, дворовая на людей крепости и сделочные, записи, заемные кабалы в больших  деньгах, которые в пятьдесят  и более рублей, под большим  клеймом», то есть большой герб по размеру;

Второй вид - со средним размером герба, на которой оформлялись крепости (менее пятидесяти рублей), челобитные мировые на площади;

Третий вид - с нанесением малого размера герба, на которой оформлялись  челобитные, сказки.

Дальнейшее развитие внедрения  тетрадных форм дел нашло отражение  в Именном указе Сибирскому Приказу  «О писании всяких дел в листы  и в тетради, а не на столбцах, и о хранении приказных дел»¹⁴ от 11 декабря 1700 года, в соответствии с которым все дела (челобитные, доклады, приказанья, жалованные грамоты, сказки, допросы) предписывалось «писать в тетради десетевые, а не в столбцы, также и во всех Сибирских городах». Внедрение данной формы было обусловлено тем, что столбцовые дела порой достигали огромных размеров, при хранении которых возникали проблемы. Также предполагалось, что использование тетрадей экономило бы затраты бумаги.

В связи с тем, что на имя императора подавалось огромное количество челобитных, в указе от 2 февраля 1700 года «О неподаче просьб мимо присутствующих мест Государю, кроме важных государственных дел»¹⁵ законодательно закреплялся порядок рассмотрения челобитных, которые должны были рассматриваться судьями; если же дела были особой важности, то их посылали непосредственно на имя императора. В указе было закреплено, что несоблюдение данного предписания влекло за собой наказание.

Регистрация документов была введена  законодательно еще задолго до принятия Генерального регламента Именным указом от 25 января 1705 года, объявленным Ближней  канцелярии «О заведении в Ближней  канцелярии записной книги для внесения всех Высочайших указов, документов присутственным местам»¹⁶. В указе «Об учреждении Правительствующего Сената…» отсутствуют рекомендации по документированию деятельности данного органа, а перечисляются должности и рекомендованные лица на данные должности. В развитие данного законодательного акта 27 апреля 1722 года издается Именной указ «О должности сената», в котором четко определялась структура и должностной состав Сената, а также специфика его деятельности. Немаловажную роль сыграл принятый 20 апреля 1720 года «Наказ Земским Дьякам или Секретарям об исправлении им должности». В данном наказе определены должностные обязанности земских дьяков (секретарей), законодательно закреплено наличие данной штатной единицы в каждой земской канцелярии. Земские дьяки занимались работой с челобитными, то есть их приемом, предварительным рассмотрением, подготовкой докладов по челобитным руководству.

3. Из истории профессии

Документ появляется в глубокой древности, прежде всего для нужд формировавшихся систем управления. Именно использование письменности, как средства коммуникации в системе  управления, характеризует уровень  культуры общества. И сразу же составление  и оформление документа становится отдельным видом деятельности. Чтобы  составить и оформить документ нужно  было, как минимум знать грамоту, уметь писать, а в ранние периоды  истории обществ грамотность была доступна лишь очень незначительному проценту населения. Однако для оформления официального документа недостаточно просто записать сказанное. Документ должен служить доказательством и, следовательно, должен быть официально оформлен по принятым в тот период правилам, что придавало ему юридическую силу.

Истоки профессии документоведа можно отнести к древнему Египту, где зарождается профессия писца - составителя и переписчика документа. Она была одной из уважаемых профессий. Написание документа требовало много труда. Чтобы стать писцом надо было прилежно и долго учиться. До наших дней дошли древнеегипетские статуэтки с изображением писцов древнего Египта. В каждой стране есть свои особенности формирования этой специальности. От периода древнерусского государства сохранились лишь отдельные документы. При князьях всегда были грамотные служители, писавшие документы от их имени. Это были дети привилегированных сословий, обычно бояр и дружинников, которые окончили школу. Они находились на должности печатника - хранителя княжеской печати, так как оформление важнейших документов сопровождалось накладыванием печати. Кроме того, документы часто составляли церковные дьяки и псаломники. Дьяками назывались лица, занимавшиеся составлением, оформлением и хранением документов. Складывались и укреплялись определенные традиции составления различных видов документов. Их тексты имели устойчивые словосочетания, особенно в начальной и конечной части документа, которые нельзя было нарушать. Складываются устойчивые формуляры отдельных видов документов и формы их засвидетельствования - «приписи», «скрепы», печати. Все это дьяки должны хорошо знать.