Формуляр документа XVIII века

Тема: «Формуляр документа XVIII века»

Содержание

Введение

О роли письмовников

Законодательное регулирование делопроизводства

Из истории профессии

Заключение

Примечания

Литература

Введение

Документ - явление сложное и  древнее. Его появление, эволюция, функции, требования, предъявляемые к его  составлению и оформлению, а также  весь порядок работы с ним изучаются  в цикле специальных документоведческих дисциплин. Понятие «документ» имеет много определений. И хотя определения будут различаться (акцентируются различные свойства документа и его функции), они имеют одно общее - документ рассматривается как носитель информации, как результат ее запечатления. Таким образом, документ неразрывно связан с информацией. Понятие «информация» не менее сложно, чем документ, и в его определении также много вариантов. В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» информация определяется как «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления». Естественная потребность человека - сообщить другим о том, что он узнал, видел, о чем думал. Информация побуждает человека к размышлению, к осмыслению событий, фактов, к поступкам, действиям. Можно сказать, что информация является побудителем к любому действию. Только на базе информации, узнав о чем-либо, принимается решение что-то предпринять, сделать, куда-то отправиться и так далее. Всякое сообщество может существовать, только обмениваясь информацией. Лишь располагая своевременно полученной и достаточной информацией, можно принять правильное решение и выиграть сражение, захватить власть, получить прибыль. У немцев существует поговорка: «Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, тот и король».

В настоящее время мир переживает информационный бум, что напрямую связано  с развитием человечества и научно-технической  революцией, изменившей способы фиксации и передачи информации и средства связи. XXI век назван веком информатизации, а информация рассматривается как  стратегический ресурс. Давно известны такие понятия, как ресурсы полезных ископаемых, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, а во второй половине XX века появляется понятие «информационные  ресурсы». Но информация часто нуждается  в сохранении, чтобы к ней можно  было обратиться спустя какое-то время, и в передаче ее на расстояние. Поэтому  человек ищет способ закрепить информацию для передачи во времени и пространстве. Так появляется документ. Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи ее другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Способы фиксации информации, то есть способы документирования в течение  многих веков изменялись и обогащались. Проходят эволюцию и материалы, на которые  можно было надежно закрепить  информацию и сделать ее доступной  для многих.

Документ сопровождает человека от рождения до смерти, и в нем фиксируются  важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение  специального среднего и высшего  образования, вступление в брак и  другое. В далеком прошлом документ появляется, прежде всего, для того, чтобы закрепить, подтвердить право  отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и так далее. Документ стал нужен  для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю  жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая порядок  организации и управления государством, правила поведения людей, порядок  их взаимоотношений, принятую мораль. Таким образом, документ может выполнять  много функций, иметь различные  назначения.

Первоначально в документах закрепляются лишь отдельные события, факты. Но с  появлением и развитием государства  функции управления усложняются. Уже  не отдельный человек выполняет  поручения правителя, а сначала  группа людей, а затем специально созданный аппарат, который занимается определенным направлением управленческой деятельности. И сразу устанавливаются  информационные связи, которые закрепляются в документах. Вся управленческая деятельность обязательно документируется.

Как носитель информации документ выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, обеспечивая  взаимодействие его частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой  работы. В управленческой деятельности документ выступает как предмет  труда, как результат труда, так  как принятое решение записывают, закрепляют в документе.

Принятый 25 января 1995 года Государственной  Думой Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной  власти, ответственными за организацию  делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации». Таким образом, документ является одним из средств укрепления законности и контроля.

Однако один документ - это единичный  акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. Совокупность документов, взаимосвязанных  по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению составляет систему  документации.

Развитие человечества объективно сопровождается ростом объемов информации и ее носителей - документов. Естественно, что работа с ними требует больших трудозатрат и привлечения все большего количества людей, занятых в этой сфере. Резкое увеличение объемов документов начинает отчетливо прослеживаться в XIX веке, и именно в это время изобретаются новые средства связи - телеграф, затем телефон, радио, внедряются средства размножения документов, а с конца XIX века начинается применение пишущих машинок. Резко меняется внешний вид документа и технология работы с ним. XX век приносит коренные изменения в организацию труда. В 1920-е годы возникают первые оргпроектные работы по документационному обеспечению управленческой деятельности, внедряющие в аппарат управления различные средства механизации. Но настоящей революцией можно считать последнюю четверть XX века - внедрение электронно-вычислительных машин. Они внесли радикальные изменения в процесс создания, обработки и хранения документов. Требования к структурным подразделениям и их работникам, занятым в сфере информационно-документационного обеспечения управления, резко возросли.

1.  
О роли письмовников в русском делопроизводстве

При изучении документа широко используется понятие формуляра, понимаемое как  совокупность реквизитов документа, расположенных  в определенной последовательности. Есть все основания полагать, что  это понятие возникло в практике делопроизводства, причем достаточно давно. В первоначальном значении формуляр - текст документа, служащий образцом для составления документа. В  этом значении употребляется этот термин в Генеральном регламенте Петра I: «Канцеляристам надлежит изготовлять  те дела, о которых они генеральные  формуляры (образцовые письма) имеют, а  именно: дипломы, патенты и прочее»¹. Там же, в «Толковании иностранных речей…» термин «формуляры» объясняется как «образцы». Историк Н. П. Лихачев называл формулярами «старинные сборники образцов актов», составители которых в виде образцов брали настоящие, а не выдуманные документы», к формулярам он причисляет и так называемые «титулярники», в которых содержались сведения о том, как писать разным иностранным государям². То же отмечают и современные историки: «В специальных «образцовых книгах» помещались образцы документов, типы деловых бумаг и писем приводились и в азбуках, «письмовниках», предназначенных для чтения и переписывания. Таким образцам пытались следовать и в правительственных учреждениях (центральных и местных), и в выборных земских учреждениях, и в канцеляриях крупных феодалов (светских и духовных), «площадные подьячие», писавшие челобитные и другие бумаги»³.

Из истории документа известно, что уже на ранних этапах развития форма (формуляр) рассматривалась как  необходимое условие документа: если же деловая бумага была составлена не по форме, она не имела силы документа⁴. Требования к почерку были достаточно высоки: он должен был быть четким, чистым и красивым. Цвет бумаги, которая могла быть синей, оранжевой, палевой и прочей, авторы письмовников советовали выбирать осторожно, чтобы не подвергнуться упреку в недостатке вкуса. Самым подходящим считался «молочный», так как в нем виделась «вся чистота белого цвета, смягченного нежным оттенком и потому легкого для глаз». Для актов, сделок и прошений обычно использовали гербовую бумагу с искусственными клеймами и изображением государственного герба. Некоторые документы разрешалось писать на простой бумаге обыкновенного формата. Письма отправляли в конвертах, а конверты запечатывали облатками или сургучом: первыми запечатывали только записки и реже письма, все остальное - сургучом. Облатки были разноцветные, тогда как сургуч большей частью - красный. Находящийся в трауре, запечатывал письмо только черным сургучом. На это же характерное свойство документа обращал внимание и историк С. Б. Веселовский, описывая приказной строй управления Московского государства: подаваемая на имя царя жалоба (челобитная) должна была иметь обязательные элементы (формулы обращения, выражения просьбы и так далее), в противном случае она не принималась к рассмотрению, а серьезные отступления от положенной формы могли привести к наказанию автора документа.

Что же представляли собой сборники образцовых текстов, или формулярников, имевшие такое значение для составления документов? Для обозначения сборников образцов документов в делопроизводственной литературе конца XVIII - начала XX веков употреблялись разные термины: «формулярник», «письмовник», «всеобщий письмовник», «письмоводитель», «секретарь-письмоводитель», «всеобщий секретарь», «кабинетный секретарь», «всеобщий стряпчий», «канцелярский самоучитель» и другое. Наиболее широкое распространение приобрел термин «письмовник», производный от слова «письмо». В словаре русского языка В. Даля слово «письмовник» объясняется как «книга, содержащая правила и примеры для писем, бумаг, деловой и частной переписки, сборник писем». Письмовники долгое время были единственными источниками правил для написания документов, поэтому в самых ранних работах по делопроизводству само умение составлять документы нередко называется - «письмо по образцам» или «умение писать по образцам». Самый ранний из известных нам письмовников - «Наставление как сочинять и писать всякие письма разным особам» 1765 года. Широкую известность приобрел «Письмовник» Н. Г. Курганова, который был и письмовником в общественном значении этого слова, и учебником русского языка⁵.

В сборники образцов документов включались не только письма, но и более широкий  круг документов, выражавших письменные сношения присутственных мест и должностных  лиц, канцелярские дела и бумаги, составлявшие делопроизводство самого присутственного  места, независимо от того, какой властью  оно было наделено - законодательной, судебной или административной. Кроме  того, сборники охватывали коммерческую документацию, а также документы, составляемые частными лицами. Форма, в которой были представлены образцы, могла быть самой разной. В большинстве  случаев - это текст документа, в  котором переменная (индивидуальная) информация обозначалась многоточием, пробелами, пояснениями в скобках и другое. Реже перечисление разделов документа или основных аспектов содержания документа с соответствующими пояснениями, в отдельных случаях - структурированное представление содержания документа в виде таблицы с указанием в графах, какую информацию и как следует излагать в документе, в последнем случае последовательность граф таблицы показывала последовательность расположения частей текста. Цель сборников образцов документов, как правило, формулировалась самими авторами. Одни из них считали своей целью «обучить науке сочинять письма» и способствовать развитию навыков «правильно мыслить и чисто выражать себя на языке», другие - дать полное руководство о порядке производства дел с описанием «обряда делопроизводства», указанием существующих законов и других полезных сведений, а также с приложением форм документов. Цели, которые ставили перед собой авторы сборников образцов документов можно представить в виде некоторой иерархии:

- дать образцы, которыми можно  было бы пользоваться при подготовке  документов;

- дать описание порядка производства  дел, подкрепленное законами, образцы  и формы деловых бумаг, составляемых  в процессе производства дел;

- дать теорию документирования, на ее основе ввести единообразные  формы деловых бумаг и упростить  делопроизводство.

В соответствии с этим все письмовники  можно разделить на три группы. Самая многочисленная первая группа письмовников, включавших, как правило, только образцы документов с кратким  руководством, в котором давалось определение разновидностям писем, разъяснялось, как сочинять и писать разного рода письма, излагались требования к стилю писем, форме и структуре  текста. Как правило, эти сборники содержат образцы личных писем неофициального характера - дружеских, поздравительных, благодарительных, просительных, извинительных, сатирических, издевочных, нравоучительных, любовных и других; образцы коммерческих писем, в том числе векселей; документов, предназначенных для подачи в присутственные места - контрактов, паспортов, «верющих писем», аттестатов, духовных завещаний и другое; образцы частноправовых актов - завещаний, доверенностей, купчих и другое. Некоторые сборники образцов этой группы включали в качестве примеров письма великих особ и снабжались «российским дорожником» (картой дорог), сведениями о ярмарках, торговых городах, «европейских деньгах и монетах». Особое место среди письмовников первой группы занимали письмовники, содержащие письма частным особам. Чтобы показать все разнообразие писем, включенных в них, приведем перечень писем, образцы которых содержатся в письмовнике 1788 года: письма, дела содержащие; содержащие учтивость; полезные наставления; рекомендательные; выговор содержащие; жалобу приносящие; новости и повествование содержащие; ученые и критические; похвалу содержащие. Письма могли классифицироваться в письмовниках не только по тематике, но и по адресату и корреспонденту; родителям; покровителю или опекуну; крестному отцу; от служащего к хозяину; приятелю; вдове; девице и так далее.