Формуляр документа XVIII века

Поэтому цель курсовой, используя  различные источники, осветить в  данной работе систему коллежского  делопроизводства, существовавшую в  России в XVIII в. Актуальность настоящей  темы состоит в том, что именно в это время сложились все  основные требования к оформлению документов и организации работы секретарей и делопроизводителей, существующие в настоящее время. Только подробно изучив историю своей специальности  или хотя бы один из ее важнейших  этапов можно понять целесообразность существования в ней такого многообразия способов и правил оформления документов. Кроме того, систематические знания в области истории и организации  делопроизводства нужны каждому  будущему документоведу при работе над документальными материалами из далекого прошлого и современной эпохи. Изучение истории и организации делопроизводства - одно из основных условий обработки документных материалов в целях их научного и практического использования.

Для достижения поставленной цели, необходимо решить следующие  задачи:

· рассмотреть организацию  государственных учреждений XVIII в.,

· обобщить и проанализировать устройство и работу коллегий и канцелярий,

· выделить виды документов, их формуляр и формулы титулования.

Литература, используемая в  работе, представлена главным образом  научными, научно-популярными пособиями  и учебниками по истории, журналами, в которых находят свое отражение  взгляды многих ученых и исследователей на государственные учреждения петровской эпохи.

Специфика данной темы заключается  в том, что она находится на стыке истории и документоведения. Поэтому в работе используется как  историческая литература (например, Ерошкина Н.П., Митяева К.Г., Шепелева Л.Е.), так и различные публикации по организации делопроизводства и документирования деятельности государственных учреждений России (статьи Лукашевича А.А., Русаковой С.В., Янковой В.Ф. и других).

1. Государственные учреждения  в XVIII в.

1.1 Высшие и центральные  государственные учреждения

В 1699 г. при Боярской думе была учреждена Ближняя канцелярия по финансовому контролю за приходом и расходом денежных средств всех приказов. Вскоре компетенция этой канцелярии возросла. Она стала местом заседаний членов Боярской думы. С 1704 г. здесь стали собираться начальники приказов. С 1708 г. эти постоянные заседания именуются Консилией министров, где обсуждались различные вопросы управления государством. Заседания Консилии министров проходили в Кремле или на Генеральном дворе.

С учреждением Сената Консилия министров прекратила свое существование. Ограниченная функцией государственного контроля Ближняя канцелярия просуществовала до учреждения Ревизионной коллегии.

Усиление власти царя выразилось в создании (первое упоминание в  октябре 1704 г., упразднен в мае 1727 г.) Кабинета Петра I - учреждения, имевшего характер личной канцелярии по многим вопросам законодательства и управления. Аппарат Кабинета состоял из кабинет-секретаря А.В. Макарова (с 1722 г. он стал называться тайным кабинет-секретарем) и нескольких подьячих, именовавшихся с введением коллегий канцеляристами, подканцеляристами и копиистами.

Кабинет имел характер военно-походной канцелярии, куда поступали полковые табели и другие военные, а также  финансовые документы; здесь же разрабатывались  диспозиции, велся ежедневный «Юрнал», то есть запись местонахождения и времяпрепровождения царя, в которой отражались не только придворные, но и военные события. Петр I передавал на хранение в Кабинет все бумаги, чертежи и книги, поддерживал через него связь с Сенатом, Синодом, с коллегиями и губернаторами. Сюда поступало множество различных челобитных, жалоб, доносов. Доносы по так называемым «трем пунктам» (измена, дела против здоровья государя, дела против казенного интереса) передавались в тайную канцелярию. Кабинет ведал вопросами, находящимися под попечительством самого царя (переписка по поводу приглашения в Россию иностранных специалистов, надзор за некоторыми постройками дворцов и казенных зданий в Петербурге и Петергофе).

Частые отъезды Петра I побудили его создать высший государственный  орган с более широкими полномочиями, чем Ближняя канцелярия и Консилия министров.

22 февраля 1711 г. был  утвержден указ об учреждении  Правительствующего Сената, который,  по-видимому, вначале предполагался  царем как временный орган  («для отлучек наших»), но вскоре  превратился в постоянно действующее  правительственное учреждение.

Сенат представлял собой  коллегиальный орган, члены которого назначались царем. При Сенате была учреждена канцелярия во главе с  обер-секретарем.

Дополнительные указы 2 и 5 марта 1711 г. определили функции и  порядок деятельности Сената, который  должен был заботиться о соблюдении правосудия, о государственных доходах  и расходах, о явке дворян на службу и т.п. В первые годы существования функции Сената были разнообразны, а компетенция необыкновенно широка. Однако уже в этот период царь не разделял своей власти с Сенатом. Сенат был законосовещательным учреждением, за исключением немногих чрезвычайных случаев, когда в отсутствие царя он играл роль законодательного органа.

Сенат также считался органом  надзора за правительственным аппаратом  и должностными лицами. Этот надзор осуществляли первоначально созданные  в марте 1711 г. фискалы, в задачу которых  входило тайно подслушивать и  доносить обо всех преступлениях, наносящих  государству вред: о нарушениях законов, взяточничестве, казнокрадстве и  т.п. Фискалами руководил входящий в состав Сената обер-фискал, который поддерживал связь между ними через фискальный орган канцелярии Сената.

С созданием коллегий президенты 4 коллегий вошли в состав Сената (Иностранной, Военной, Адмиралтейской и временно Берг-коллегии). После  создания Коллегий Сенат был разгружен  от множества второстепенных дел  по вопросам управления.

Вскоре после принятия Петром титула императора Сенату было запрещено чинить «генеральные определения», т.е. издавать от своего имени общегосударственные  законы. В 1722 г. во главе Сената был  поставлен генерал-прокурор; в коллегии и надворные суды были назначены  прокуроры.

В течение 1722 г. при Сенате была создана контора в Москве, а также должности герольдмейстера  и генерал-рекетмейстера с соответствующими конторами.

Сенатская контора осуществляла надзор за находящимися в Москве конторами (филиалами) коллегий. Герольдмейстеру  было поручено следить за прохождением воинской службы дворян, представлять их на гражданские должности, надзирать  за образованием молодых дворян, вести  дворянские списки, а в последствии составлять гербы дворян. Генерал-рекетмейстер принимал жалобы на неправильные решения и волокиту в коллегиях, рассматривал их и докладывал Сенату. С помощью герольдмейстера и генерал-рекетмейстера Сенат надзирал за службой господствующего класса в аппарате государства, а также за законностью действий коллегий и их оперативностью.

За 14 лет существования  Сенат из высшего органа управления государством превратился в высший орган надзора за управлением  в государстве.

Много внимания Петр I уделял устройству сенатской канцелярии. Для  работы в новых условиях правительство  не сочло возможным ограничиться старым кадровым составом (дьяками  и подьячими) из боязни перенесения  старых приказных порядков в новые  учреждения, и стало приглашать иностранных  специалистов для занятия канцелярских должностей.

С целью изменить старые порядки при Сенате была учреждена  особая должность экзекутора - для  записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного рапорта об исполнении указа. При малейшей задержке исполнения указа экзекутор обязан был доносить об этом генерал-прокурору.

Все пакеты, адресованные на имя Сената, принимал обер-секретарь, распечатывал их и докладывал членам присутствия. Исключение составляли пакеты с надписью «Секретно», они передавались лично генерал-прокурору Сената. Все бумаги вносились в реестр и передавались в столы для производства (подготовки к рассмотрению в заседании). По завершении подготовки дела к докладу обер-секретарь скреплял его по листам и докладывал на заседании присутствия сенаторам. Прочтя дело, он давал сенаторам на размышление и обсуждение полчаса (для измерения времени использовались песочные часы). В сложных случаях обер-секретарь по просьбе сенаторов мог прибавить им полчаса и более, но так, чтобы на обсуждение дела ушло не более трех часов. После обсуждения сенаторы письменно записывали свое мнение, после этого формулировалось и принималось решение.

По приговорам Сената канцелярия составляла указы, которые подписывались  обер-секретарем. После регистрации, скрепленные государственной печатью, они отсылались по назначению. На полученные из Сената указы все присутственные места и лица должны были направлять рапорт о получении указа, а по исполнении - рапорт об исполнении указа. За неприсылку в Сенат рапорта полагались штрафы: за 1 месяц промедления - 100 руб., за два - вдвое больше и т.д., наконец, 5-месячное промедление влекло лишение имущества и ссылку на галеры.

Крупнейшим феодалом-землевладельцем  Русского государства оставалась церковь, которая к концу XVII в. все еще сохраняла некоторую политическую самостоятельность, что было несовместимо с неограниченной властью монарха.

25 января 1721 г. Петр I утвердил  «Духовный регламент», по которому  учреждалась Духовная коллегия, преобразованная вскоре (14 февраля)  для придания большего авторитета  в Святейший правительствующий  Синод. В его ведении находились  чисто церковные дела: истолкование  церковных догм, распоряжения о  молитвах, церковных службах, утверждения  жития святых, мощей «чудотворных»  икон, цензура духовных книг, борьба  с ересями и расколами, заведование  учебными заведениями и т.п.

Синод имел также функции  духовного суда; судил представителей духовенства, а также мирян по некоторым категориям гражданских  дел (бракоразводные дела, сомнительные духовные завещания, а из уголовных - дела по вероотступничеству).

Сенат состоял из 12 членов, назначаемых царем из представителей высшего дворянства (архиепископов, игуменов, протоиреев). При вступлении в должность члены Синода приносили  присягу на верность императору.

11 мая 1722 г. для надзора  за деятельностью Синода Петр I назначил обер-прокурора, ему  подчинялись синодальная канцелярия  и церковные фискалы - «инквизиторы».

«На сенатском докладе  в 1722 г. Петр I попытался определить юридическое место Синода в государстве, подчеркнув, что «Синод в духовном деле равную власть имеет, как Сенат…»  Фактически же Синод занимал подчиненное  положение по отношению к Сенату и Кабинету Петра I. В условиях абсолютной монархии церковь потеряла свой характер окологосударственной феодальной организации и превратилась в одно из звеньев аппарата государства» Ерошкин, Н.П. Указ. соч. - С. 102..

Реформа 1718-1720 г. упразднила большинство приказов и ввела  коллегии. Этой реформе предшествовал  длительный подготовительный период.

11 декабря 1917 г. Петр I издал  указ, определивший штаты коллегий (были назначены президенты, вице-президенты, советники и асессоры), и распоряжение  «начать всем президентам с  нового года сочинять свои  коллегии». Открытие коллегий  состоялось в 1719-1720 г.г., а Камер-коллегии - в 1721 г. Всего за эти годы  было создано 12 коллегий. Важнейшими, «государственными» считались 3 первых: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская.

Коллегия иностранных  дел поддерживала дипломатические  отношения с иностранными государствами, вела дипломатическую переписку  с представителями иностранных  государств и русскими послами за границей, руководила приемом, содержанием  и отправлением иностранных послов, дипломатическими и придворными  церемониями.

Военная коллегия управляла  регулярной армией, которая сложилась  в ходе Северной войны.

Адмиралтейств-коллегия ведала предприятиями по строительству  и оснащению флота (верфями, полотняными, и канатными фабриками), а также  корабельными делами; осуществляла подготовку и обучение личного состава: матросов и офицеров; их вооружение и снабжение. Все порядки в русском флоте  были регламентированы в «Морском уставе» 1720 г.

Камер-, Штатс-контор-, Ревизии заведовали финансовой системой государства. Камер-коллегия занималась сбором налогов и других поступлений в казну, т.е. приходной частью бюджета. Расходами ведала штатс-коллегия. Самоназвание Ревизион-коллегия указывает на ее название: она контролировала финансовую деятельность государственного аппарата.

При создании коллегий учитывалось  возросшее значение торговли и промышленности. Коммерц-коллегии вменялись в обязанность  торговые дела, Берг-коллегии - горная промышленность, а Мануфактур-коллегии - прочие отрасли промышленности. Петр I предлагал учредить ещё коллегию, которая занималась бы сельским хозяйством, но не успел этого сделать.

Юстиц-коллегия занималась судебной системой, высшей судебной инстанцией был Сенат.

Немного позднее других была создана Вотчинная коллегия, ведавшая делами господствующего дворянского  сословия и охраной земельных  прав феодалов. Особое ведомство при  Сенате - Герольдмейстерская контора - тоже имела прямое отношение к дворянскому сословию: она занималась службой и составлением родословных его представителей.

Главный магистрат занимался  управлением городами и делами зарождавшейся  буржуазии.

Коллегии отличались от приказов коллегиальным (совместным) обсуждением  и решением дел, единообразием организационного устройства и более четкой компетенцией.

Петр I и его современники считали, что коллегии имели несравненное преимущество перед приказами.

«Коллегиальное разрешение дел обеспечивало быстроту и непрерывность  по сравнению с приказами, где  с болезнью или смертью судьи  происходило замедление или даже остановка в делах. Большие надежды  Петр I возлагал на коллегию как средство борьбы с произволом и продажностью чиновников, т.к. её «президент не может  без соизволения товарищей своих  ничего учинить». Коллегия лучше могла  обеспечить и правосудие, потому что  не боялась гнева сильных людей» Ерошкин, Н.П. Указ. соч. - С. 103..