Кадровая практика по ведению личных дел и личных карточек работников организации

 

3.     Ведение персональной документации

 

Необходимость ведения первичных учетных документов о труде зафиксирована в статье 52 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК). Под первичной документацией понимается совокупность учетных документов о каких-либо явлениях (фактах), составляемых в период их свершения (впервые). Первичные документы о труде - это документы по личному составу, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе работника, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы и др. Состав документов о труде определяется как ТК, так и иными актами законодательства о труде и ведении делопроизводства. В частности, наниматель обязан в установленном порядке оформлять и хранить в течение установленных сроков трудовые договоры (контракты), заключаемые с работниками, приказы (распоряжения) по соответствующим вопросам, личные учетные карточки работников и др. Соответствующие документы должны оформляться на каждого работника независимо от того, ведется на него личное дело или нет.

Указанные документы  следует оформлять и формировать  их в дела в соответствии с требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009    № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями.

Все создаваемые  в организации документы должны сохраняться в течение установленных сроков. Сроки хранения документов, в том числе кадровых, определяются на основании перечня типовых документов.                

 В настоящее время в Республике Беларусь вместо действующих двух таких перечней, утвержден новый перечень Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 24 мая 2012 г. № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», зарегистрировано в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь 3 августа 2012 г. N 8/26212 [16]

В период существования  СССР вопросы ведения первичных  кадровых документов регламентировались законодательством достаточно детально. Были разработаны унифицированные формы не только карточек формы Т-2 и личного листка по учету кадров, но и приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, об увольнении работников и т.д.

С приобретением независимости белорусское законодательство о труде практически не регулировало порядок ведения этих документов, что позволяло нанимателям достаточно свободно определять объем первичных кадровых документов, порядок их оформления (заполнения). Некоторые наниматели ограничивались заполнением на работников личных листов по учету кадров или карточек формы Т-2 (по содержанию эти бланки очень близки), и в этом не было нарушения.

Законодательная основа для  ведения первичных кадровых документов появилась c принятием Трудового кодекса РБ [17] (далее - ТК), в ст.52 которого определено, что правила ведения первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РБ или уполномоченным им органом. Данная норма закона была реализована лишь в начале 2004 г., когда была принята Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция).[15]

Таким образом, можно сделать  вывод, что требования, предъявляемые  к формированию, ведению и хранению личных дел работников, распространяются лишь на работников, принятых на работу после вступления в силу Инструкции. До этого момента подобных требований в законодательстве Республики Беларусь не было.

Прежде чем характеризовать  основные требования к формированию и ведению личных дел работников, важно выяснить, что собой представляет личное дело работника.

Согласно п.2 Инструкции личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Иными словами, личное дело - это папка, включающая совокупность первичных кадровых документов, расположенных в определенном порядке.

Инструкция определяет круг нанимателей и работников, которые  должны вести личные дела работников. Она распространяется на государственные органы, учреждения и организации Республики Беларусь всех форм собственности. Вместе с тем в этот перечень не попадают представительства иностранных юридических лиц. А в организациях с иностранными инвестициями, полагаем, могут иметь место особенности ведения кадровых документов на основании ст.320 ТК.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных  работников, государственных служащих, а также на других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. Поскольку законодательство не предусматривает ведения личных дел рабочих, то на них могут заполняться только личные листки по учету кадров либо карточки формы Т-2.

Нередко на практике вопросы ведения личных дел работников пытаются возложить на юрисконсульта. С таким подходом согласиться  нельзя, поскольку это не входит в его должностные обязанности. Согласно п.3 Инструкции формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). В свою очередь, контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации. Юрист может лишь привлекаться для общей юридической экспертизы правильности ведения личных дел работников.

Личное дело работника формируется после  заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Личное дело должно начинаться с обложки, имеющей  форму, согласно приложению А.

После обложки  в личном деле идет внутренняя опись  документов, а далее в строгой последовательности располагаются первичные документы. Приведем пример внутренней описи с правильным указанием последовательности «стандартного набора» документов личного дела юрисконсульта I категории Ивановой Е.И. в приложении Б.

В отношении  некоторых категорий работников (государственных служащих, научных и педагогических работников, молодых специалистов и некоторых других) п.7 Инструкции предусматривает требование включать дополнительные документы в личное дело.

При проверке правильности ведения личных дел работников следует учитывать, что в процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

- характеристики  и аттестационные листы;

- списки научных  трудов и изобретений;

- заявления  работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

- копии (выписки)  приказов (распоряжений, решений, постановлений)  о переводе, увольнении, награждении,  изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;

- иные документы,  предусмотренные законодательством  Республики Беларусь.

По решению  кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками. В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности (п.8 Инструкции).

В то же время  в личное дело работника не включаются:

- копии документов о  предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

- справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной  платы;

- другие документы, имеющие  срок хранения до 10 лет включительно.

Нередко кадровые службы упускают из виду необходимость ведения журнала (книги) учета личных дел, который  заполняется по форме, приведенной ниже, согласно приложению В.[22]

В организации  составляется Инструкция  о  порядке  ведения личных карточек работников (далее – Инструкция, которая устанавливает  общий  порядок  заполнения,  ведения и хранения личных карточек работников.       Личная  карточка работника (далее - личная карточка) (Приложение Г) ведется   по  форме,  утвержденной  Приказом  директора  учреждения, организации.

Личная  карточка  заполняется  в день приема на работу на всех лиц,

работающих  по  трудовому  договору (контракту, специалистом отдела   кадров  или  лицом,  выполняющим  его  обязанности  при  временном  отсутствии специалиста отдела кадров.

При  заполнении  личной  карточки  работника соблюдаются  следующие требования:

1.  в  таблице   указывается  номер  личной  карточки по порядку, пол (буквами   «М»,  «Ж»),  табельный номер,  а также первая  буква фамилии работника;

2. раздел «Общие сведения»:

2.1.  раздел  заполняется   на  основании  документа, удостоверяющего личность,   трудовой   книжки,   документов   об   образовании,  страхового свидетельства  о  государственном  социальном страховании. Сведения в графы «адрес фактического проживания», «телефон», «мобильный телефон» вносятся на основании опроса работника и с его согласия;

2.2.  фамилия,  собственное имя, отчество (при наличии) записываются ближе к левому краю полностью, без сокращения, без замены инициалами;

2.3.  в  графе  «дата рождения» арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения (например, 19.07.1983);

2.4.   в   графе  «место  рождения»  указывается  населенный  пункт, административно-территориальная единица, страна в соответствии с записями в документе,  удостоверяющем  личность.  Допускаются  сокращения: город - г.; деревня - д.; область - обл.; поселок - пос; район - р-н;

2.5.  в  графе «гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);

2.6.  в  графе  «образование»  указываются  название и год окончания высшего,  среднего  специального  или профессионально-технического учебного заведения.  В  соответствующие  строки  вносятся  сведения о специальности, присвоенной  квалификации, а также серия (при наличии), номер и дата выдачи документа   об   образовании.   Если  работник  окончил  несколько  учебных заведений,  указываются  сведения  об  окончании  всех  учебных  заведений, подтверждающие документы об окончании которых работник представил;

2.7.   графы   «ученая  степень»,  «ученое  звание» заполняются на основании  документов  о  присуждении  ученой  степени,  присвоении ученого звания. При их отсутствии графы остаются пустыми;

2.8.  графа «должность (профессия)» заполняется на основании приказа о приеме на работу и штатного расписания;

2.9.  в  графе  «семейное  положение»  указываются данные на момент заполнения  личной  карточки:  «холост  (не замужем)»,  «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)»;

2.10.  в графе  «состав семьи» перечисляются члены семьи, проживающие совместно  с  работником с указанием степени родства. Записываются фамилия, собственное  имя,  отчество  (при  наличии) и дата рождения каждого члена семьи;

2.11.  графа   «идентификационный  номер»  заполняется  на  основании личного  номера  работника  в  соответствии с документом,  удостоверяющим личность;

2.12.  в   графе  «документ, удостоверяющий личность» указываются вид соответствующего  документа,  его  серия (при наличии), номер, наименование выдавшего   органа,   а   также   дата   выдачи.   При   замене  документа, удостоверяющего личность, вносятся новые данные;

2.13.  в   графах «адрес регистрации по месту жительства» указывается почтовый  индекс,  наименование населенного пункта, улицы, номер дома. Если работник  проживает  в  ином  месте,  с  его  слов заполняется графа «адрес фактического проживания»;

2.14.  работник  знакомится  с  записями, внесенными в раздел «Общие сведения» личной карточки, ставит дату заполнения, расписывается;

Раздел «Назначения и переводы» заполняется на основании приказов о приеме на работу, переводе. С внесенными записями работник знакомится под роспись;

 Раздел   «Отпуска»   заполняется   на   основании   приказов  о предоставлении отпусков;

 В  раздел «Дополнительные сведения» вносятся сведения о работнике, не   отраженные   в   иных  разделах,  в  частности  наличие  водительскогоудостоверения  с  указанием  категории, данные о работающем инвалиде и иные сведения;

При  прекращении  трудового  договора  в соответствующих строках личной   карточки   указываются  основание  и  дата  прекращения  трудового договора, номер и дата приказа об увольнении.

Изменения  в  личную  карточку  вносятся  на основании документов, подтверждающих изменение данных о работнике с указанием наименования такого документа,  даты  и  номера в свободном поле карточки возле соответствующих граф.

При  изменении  фамилии,   собственного  имени,   отчества   работника прежняя    запись   зачеркивается,   измененная   запись   вносится   рядом (при наличии свободного места) или над соответствующей строкой.