Кадровая практика по ведению личных дел и личных карточек работников организации

Произведенные  изменения  заверяются подписью должностного лица отдела кадров,  осуществившего  изменения.  Подпись  расшифровывается, указывается должность подписавшего лица. Проставляется дата внесения изменений.

В  случае  если  в  личной карточке отсутствует место для внесения данных,  то  оформляется  дополнительный  лист личной карточки. При этом на лицевой   стороне   первого   листа   ставится   отметка   «Продолжение  на дополнительном  листе».  На  дополнительном листе заполняется таблица с указанием  номера личной карточки (переносится с первого листа), табельного номера,  пола   и   первой   буквы   фамилии  работника,  графы «фамилия», «собственное имя», «отчество», вносятся необходимые сведения.

Личные  карточки  хранятся  в  отделе  кадров  отдельно  от  иных документов в алфавитном порядке.

При  увольнении  работника  личная карточка  сдается в архив, где хранится в течение 75 лет после увольнения работника.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. АНАЛИЗ КАДРОВОЙ ПРАКТИКИ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ И ЛИЧНЫХ КАРТОЧЕК В ДРЦ «Детство» № 536

 

1.  Об учреждении ДЦРР «Детство» № 536

Государственное учреждение образования «Дошкольный  Центр развития ребенка «Детство» № 536» г. Минска - дошкольное образовательное учреждение, работает в инновационном режиме, где происходит интеграция общего и дополнительного образования детей дошкольного возраста.

Программы общего и дополнительного образования  тесно взаимосвязаны, что дает большой простор для творческого, интеллектуального и нравственно-духовного, эстетического и физического развития личности, усилению мотивации детей к познанию и творчеству.

-максимальное развитие умственных и творческих способностей каждого ребенка в условиях психологического комфорта

- возможность выбора учебного заведения для дальнейшего образования в соответствии с уровнем развития способностей.

Созданы  современные условия для организации учебно-воспитательного процесса, кружковой работы с детьми дошкольного возраста.

Обстановка  групповых помещений содержит необходимые развивающие зоны и уголки для работы с детьми по интересам (ИЗО, конструирование, работа с природным материалом, уголки сказок, «уединения»).

Имеются кабинеты: логопеда, психолога, методический блок, музыкальный зал, 2 физкультурных зала, группа для индивидуальной и кружковой работы с детьми, отдельная столовая, бассейн.

Предусмотрены формы работы с различными категориями  детей: одаренными,  нуждающимися в помощи психолога и логопеда.

Приоритетными направлениями в работе ДЦРР являются:

- охрана и укрепление здоровья дошкольников;

- обеспечение их эмоционального благополучия;

- художественно-эстетическое развитие детей;

- организация сотрудничества с родителями.

Соответственно, говоря о работе с детьми, нужно  говорить о кадровом составе учреждения.

Педагогический  коллектив имеет следующие количественные и качественные характеристики.

- Высшее педагогическое образование имеют – 19 педагогов

- Среднее специальное – 9 педагогов.

В ДЦРР 67.8% педагогов  имеют квалификационные категории, в том числе

- Высшую категорию имеют - 6 педагогов

- 1 категорию 8 педагогов

- 2 категорию 7 педагогов

- 10 педагогов без категории.

Кроме этого  в учреждении работают 32 сотрудника технического и обслуживающего персонала. Соответственно этого и сделаем анализ работы с кадровой документацией данного учреждения.

 

2.2  Ведения личных дел и личных карточек работников на примере учреждения ДЦРР «Детство» № 536

 

В данном учреждении, согласно штатному расписания, всего 0,5 ставки инспектора по кадрам.  Эти обязанности исполняет методист дошкольного учреждения. Рассмотрим ведение личных дел в учреждении. Личные дела заведены на всех педагогических сотрудников, на технический и обслуживающий персонал заведены личные карточки.

Мной были просмотрены  практически все личные дела работающих сотрудников, а также те, которые уволены, но дела еще не переданы в архив.

Личные дела сотрудников ведутся согласно инструкции утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2.

Личное дело формируется после заключения трудового  договора (контракта) и издания приказа о приеме на работу (назначении на должность) (п. 5 Инструкции).

Согласно пункту 6 Инструкции при формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

внутренняя  опись документов личного дела;

дополнение к личному листку по учету кадров;

личный листок по учету кадров;

автобиография;

копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

заявление о  приеме на работу;

копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Постановлением  Министерства статистики и анализа  Республики Беларусь от 26 октября 2007 г. № 359 признано утратившим силу постановление Государственного комитета СССР по статистике от 28 декабря 1989 г. № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций». Среди отмененных указанным постановлением форм документов – форма личной карточки Т-2.

Отмена официальной  формы карточки Т-2, а также указаний по ее заполнению, вызывает у кадровых работников вопросы: необходимо ли заполнять личную карточку на всех работников и какова должна быть форма личной карточки.

Статьей 52 Трудового  кодекса Республики Беларусь определено, что правила ведения нанимателем  первичных документов о труде  устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом. Первичные документы о труде – это документы по личному составу, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе работника, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы и др. К ним наряду с личной карточкой относятся приказы (распоряжения) по соответствующим вопросам, табель учета использования рабочего времени и др. 

Принятие постановления  Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 26 октября 2007 г. № 359 предоставляет организациям и их кадровым службам возможность самостоятельно разрабатывать форму карточки Т-2 исходя из требований действующего законодательства, удобства в работе. Кроме того, организации теперь вправе самостоятельно решать и вопросы, связанные с правилами заполнения и ведения карточки, которые часто возникали у кадровиков, например, при отсутствии места в графах «Назначения и перемещения» и «Отпуска».

Что касается необходимости  ведения личной карточки формы Т-2, то она определяется рядом нормативных правовых актов. Так, п. 16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, установлено, что наниматель обязан знакомить владельца трудовой книжки с каждой вносимой в нее записью под роспись в личной карточке формы Т-2. Таким образом, личную карточку формы Т-2 вести необходимо.

 

В учреждении пользуются старой формой личной карточки (Форма  Т-2), которые заведены на всех сотрудников, принятых на постоянную или временную работу.  

Все записи в личную карточку формы Т-2 вносятся рукописным способом работником кадровой службы.  

Одним из важнейших разделов личной карточки является раздел «Прием на работу, назначения, перемещения». При оформлении записей в этом разделе делаются ссылки на даты и номера приказов о назначении, переводе, перемещении или увольнении работника. На основании этих сведений подтверждается трудовой стаж работника. В конце каждой записи в этом разделе стоит подпись работника, на которого заведена личная карточка.

Личные карточки хранятся в отдельной картотеке по алфавиту. После увольнения работника личная карточка передается на хранение в архив, где  хранится 75 лет.

Приказы и другие документы оформляются  в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной заведующей. Инструкция разработана на основании Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь».

 Вместе с тем в учреждении есть ряд проблем и нарушений в ведении кадровой документации.

 

2.3 Проблемы и недостатки ДЦРР «Детство» № 536

 

В первую очередь, хотелось бы отметить, что для методиста  совмещение 0,5 ставки кадрового работника  не является основной работой, что и  приводит к разного рода нарушениям.

В личных делах  сотрудников, как уволенных, так  и работающих  нет систематизации и порядка.

В делах находятся  такие документы, как заявления  на отгул, на отпуск, что не соответствует  инструкции.

Не во всех делах  есть автобиографии, что наоборот должно быть в обязательном порядке.

В некоторых  личных листках по учету кадров нет  фотографий.

Нет внутренней инструкции, а соответственно и приказа, о ведении личной карточки работника, ведется по старому образцу.

В личные карточки не своевременно вносятся записи. Так в личном деле воспитателя группы № 4 есть копия свидетельства о прохождении курсов переподготовки кадров, в личную же карточку данные сведения не внесены и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КАДРОВОЙ РАБОТЫ ПО ВЕДЕНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ И ЛИЧНЫХ КАРТОЧЕК РАБОТНИКОВ УЧРЕЖДЕНИЯ

 

Конкретное построение кадровой службы, распределение кадровой работы между сотрудниками учреждения зависит от многих моментов.

 Среди них следует отметить, прежде всего, размер предприятия  (численность занятого на нем персонала), объем управленческих работ каждого вида, понимание руководством задач управления персоналом.

В данном учреждении подбором и расстановкой кадров занимается заведующая, оформлением кадровой документации – методист, аттестацией сотрудников – заместитель заведующей. То есть кадровыми вопросами в той или иной степени занимается не один специалист. Это и хорошо и плохо. Соответственно, как говорилось в предыдущей главе, есть ряд недостатков именно в документационном оформлении кадровых вопросов. Поэтому первое предложение по совершенствованию кадровой работы будет следующим:

Пересмотреть штатное расписание учреждения и за счет перераспределения штатных единиц ввести в штат должность инспектора по кадрам. Что позволит сконцентрировать все кадровое делопроизводство у одного специалиста и навести соответственно порядок в документации.

Второй момент.

В учреждении необходимо подготовить  и утвердить приказом инструкцию по ведению личных карточек сотрудников учреждения.

Третий момент.

Изучить подробно инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников утвержденную постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2, с целью приведения в соответствие с   законодательством личные дела работников и подготовку этих дел для передачи в архив.

Эти изменения в организационной  структуре дадут положительный  эффект и создадут все условия для качественной сбалансированной работы кадровой службы и создадут все предпосылки для решения кадровых проблем в учреждении.

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Подводя итог проведенному исследованию, можно  отметить, что даже такая простая, на первый взгляд, процедура, как  оформление личных дел и личных карточек является важной и ответственной задачей руководства организации. В настоящее время, когда экономика перешла на рыночный путь развития, необходимо не просто заполнить штатное расписание, а подобрать его так, чтобы принятый человек работал наиболее эффективно.

Без грамотно организованной кадровой службы сегодня  не может существовать ни одна организация. Роль кадровой службы на предприятии обусловлена требованиями времени, согласно которым и строится единая кадровая политика предприятия. Сегодня даже в немногочисленной организации жизненно необходима отдельная ставка кадрового работника. Объектом исследования в курсовой работе выбрано учреждение образования «Дошкольный Центр развития ребенка «Детство» № 536» г. Минска. Организационная структура ДЦРР «Детство» № 536 является линейной – это одна из простейших организационных структур управления. Она характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель-единоначальник, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления.

Работа  кадровой службы ДЦРР «Детство» № 536 связана с распределением кадровых обязанностей среди нескольких работников (заведующая, заместитель заведующей, методист).

Выделим основные недостатки работы кадровой службы:

– не достаточно эффективное выполнение некоторых  функций, в связи с несовершенной  структурой кадровой службы;