Классификация электронных документов: различные подходы современной периодической печати

Содержание

Введение            4

Глава I. Понятие «электронный документ»      7

1.1 Определение понятия  «документ»      7

1.2 Определения понятия «электронный документ»           10

Глава I I. Классификация электронных документов: различные подходы современной периодической печати              14

2.1 Понятие о классификации  документов            14

2.2 Классификация документов  по ГОСТу 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения»            17

2.3 Многоаспектная фасетно-блочная  классификация          21

              2.3.1 Классификация по особенностям  носителя информации           21

2.3.1.1 Классификация по  форме носителя информации              21

2.3.1.2 Классификация по  способу документирования         23

2.3.1.3 Классификация  по возможности отделения

            носителя от компьютера                  25

   2.3.2 Классификация  по особенностям доступа и

   программно-аппаратной  среды                25

2.3.2.1 Классификация по технологии  доступа                      25

2.3.2.2 Классификация по  возможности доступа с

             конкретного компьютера             26

2.3.2.3 Классификация по режиму  доступа             27

        2.3.2.4 Классификация  по характеру взаимодействия

  пользователя  и документа                                                    27

2.3.2.5 Классификация по платформе, для которой создан

  документ                 28

2.3.2.6 Классификация по структуре  документа                                 28

2.3.2.7 Классификация по составу  документа                                    29

2.3.3 Классификация по информационной  составляющей документа     29

2.3.3.1 Классификация по предназначенности  для восприятия        29

2.3.3.2 Классификация по каналу восприятия информации человеком 30

2.3.3.3 Классификация по знаковой природе основной информации  31

2.3.3.4 Классификация по степени свертывания информации              32

2.3.3.5 Классификация  по обновляемости информации             33

  2.3.4 Классификация  по обстоятельствам бытования  документа во внешней среде                  33

2.3.4.1 Классификация  по характеру обращения документа         33

2.3.4.2 Классификация  по происхождению документа                 34

2.3.4.3 Классификация  по наличию юридического статуса         34

Заключение                  35

Приложение                  37

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.

За последние годы значительно выросли объемы информации. Оригинальные документы сегодня все чаще передаются на электронных носителях, минуя бумажную форму.

Электронный документооборот стал сегодня не просто «оригинальной функцией», он отражает глобальный переход общества на безбумажные технологии. Это позволяет принципиально иначе создавать, хранить, редактировать, организовывать доступ и использовать электронные документы.

С электронными документами работать удобней и эффективней, чем с традиционными бумажными. Во-первых, стоимость их распространения гораздо ниже. Во-вторых, скорость распространения исчисляется минутами, а не неделями и месяцами. В-третьих, упрощается поиск необходимой информации благодаря электронным базам данных. В-четвертых, имеется возможность редактировать текст документа без лишних затрат времени, бумаги и трудозатрат. К тому же, для поколения, выросшего в эпоху информационных технологий, мгновенный доступ к информации независимо от времени и места стал привычным и необходимым.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что электронные документы все больше будут вытеснять документы на бумажных носителях. И тому есть подтверждение: многие компании переводят свои архивы в электронный вид, производится массовая оцифровка библиотек. Электронный документ становится серьезной альтернативой бумаге.

Актуальность темы объясняется тем, что в настоящее время вопросы использования электронных документов и перехода к электронному документообороту приобрели очень большое значение. Вокруг них ведутся многочисленные споры. Но для эффективной работы с электронными документами необходимо рассмотреть все их виды и классификацию. Классификация документов имеет большое значение для организации хранения, учета и использования документов, определяя их принадлежность к историческим эпохам, к определенным административно-территориальным единицам, к определенным отраслям государственной и общественной деятельности, к составу документации данного фондообразователя и т.д. Применение единой классификации документов положительно отражается на организации работ по пополнению архивного фонда, определяя критерии источников комплектования государственных архивов.

С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей курсовой работы был использован широкий круг источников, которые можно подразделить на две категории. В них следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам библиотечного дела и документооборота.

Первая категория – это стандарты в области документоведения и делопроизводства:

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
2. ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией: термины и определения».
3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
4. ГОСТ 7.0-99 «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения».
5. ГОСТ 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения».

Вторая категория - законодательные акты, регламентирующие работу с документами:

1. Федеральный Закон №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года.
2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ.
3. Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» (с изменениями на 11 июля 2011 года).
4. Проект Федерального закона №39828-8 «Об электронном документе».

При написании курсовой работы были изучены труды специалистов в области электронных документов: Г.Н. Швецовой-Водки. Е.Ю Елисиной

Кроме того, были использованы периодические публикации в журналах «Делопроизводство» и «Библиография».

Цель курсовой работы: изучить классификацию электронных документов. Достижение цели предполагает решение следующих задач:

1. Ознакомиться с понятиями «документ» и «электронный документ».
2. Выделить оптимальное определение термина «электронный документ»
3. Рассмотреть различные подходы к классификации электронных документов в современной печати.

Структура курсовой работы соответствует поставленным задачам и состоит из следующих глав:

• Понятие «электронный документ».
• Классификация электронных документов: различные подходы современной периодической печати.

 

 

 

 

 

Глава I. Понятие «электронный документ»

 

1.1 Определение понятия  «документ»

 

Для того чтобы понять, что представляет собой электронный документ, нужно, в первую очередь, определиться с самим понятием «документ».

Однозначного и обобщающего термина «документ», а, соответственно, и «электронный документ», нет. Это связано с тем, что понятием «документ» пользуются во всех сферах человеческой деятельности, чаще всего не связанных друг с другом. К тому же, составители законов, ГОСТов, словарей и другие авторы, под словом «документ» имеют в виду лишь одну его разновидность – «документ административный, документ управленческий» [14].

Документоведение рассматривает документ как инструмент управления или архивного хранения; архивоведение и источниковедение рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.

Процесс выработки оптимального определения понятия документа, которое отвечало бы нуждам практической деятельности, отражается в отечественных Государственных стандартах терминов и определений.

В первом Государственном стандарте такого рода «документ» определялся как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека».

После переработки в 1983 году появился новый Госстандарт, в котором было записано, что «документ – материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве».

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает уже определение как самому слову «документ», так и его синониму «документированная информация»: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [3].

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ выводит за рамки своего рассмотрения понятие «документ», вместо этого вводит понятие «документированная информация». Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию, или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. Данный закон устанавливает, что документирование информации подразумевает придание правового статуса только управленческому документу: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительство Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти» (п.2, ст. 11) [7].

Существует также широкая трактовка понятия «документ»: объект взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды.

Но в Национальном стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» появляется ещё одна трактовка понятия «документ»: зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Причем для понятия «документ» используется термин «record», что в переводе означает «запись» [1].

В Федеральном законе «Об обязательном экземпляре документов» (с изменениями на 11 июля 2011 года) документ трактуется как материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения [8].

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что документ – это и информация, и материальный носитель. Причём эти две составляющие являются неотъемлемой частью документа.

Но в отличие от бумажного документа для электронного документа материальный носитель не играет определяющую роль. В течение всего своего жизненного цикла электронный документ может переносится с одного носителя на другой, а может вообще храниться в памяти компьютера.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Определения понятия  «электронный документ»

 

Законы должны регулировать практическое использование электронных документов в ближайшей перспективе, их соблюдение обязательно для всех субъектов права, а их нарушение должно караться. Так что важность адекватного описания объекта правового регулирования не нуждается в доказательствах.

Что же представляет из себя электронный документ?

Формирование понятия «электронный документ» в законодательных и нормативно-методических актах РФ происходило постепенно. По мнению российских специалистов в области права, первые попытки разработать правовую базу для электронных документов в нашей стране предпринимались с середины 70-х годов, когда был принят ряд ведомственных актов о требованиях к внутриотраслевым машинным документам.