Классификация электронных документов: различные подходы современной периодической печати

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» еще не вводит понятие «электронный документ», определяет документ на машинописном носителе как документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной [3]. ГОСТ 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения» раскрывает электронный документ как документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники [5].

ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией: термины и определения» определяет документ как объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды, а электронный документ – как форму представления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде. Электронная среда: среда технических устройств (аппаратных средств), функционирующих на основе физических законов и используемых в информационной технологии при обработке, хранении и передаче данных. Цифровая среда: среда логических объектов, используемая для описания (моделирования) других сред (в частности, электронной и социальной) на основе математических законов [2]. Но эти определения активно подвергаются критики. К примеру. Е. А. Плешкевич в своей статье указывает на то, что не понятно, о каких технических устройствах идет речь, что такое «логические объекты». Автор предлагает методологический прием структурирования и классифицирования документов путем выделения «идеального типа» документа (письменно-листовой; фото-, кино-, видео; фоно; электронно-программный), который воплощается в реальные типы документов. [12, с.23-29]. Понятие «электронный документ» - собирательное, включающее идеальный тип в виде электронно-программного продукта и реальные типы как электронные формы представления [Там же. с. 20]. И с этим можно согласиться, ведь электронный документ отделим от носителя, существует в двух формах: пассивной - хранение; и активной - передача и обработка, в том числе, визуализация при необходимости восприятия человеком. Нельзя говорить об обязательной фиксации или о состоянии электронного документа, если рассматривается активная форма его существования - тот промежуток времени, в течение которого он воспринимается, обрабатывается или передается.

Федеральный Закон №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года дает лаконичное определение понятию «электронный документ» - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме [6].

Анализируя вышесказанное, можно сделать несколько выводов.

Во-первых, существует законодательно оформленное понятие электронного документа.

Во-вторых, электронный документ имеет юридическую силу в случае снабжения его электронной цифровой подписью в порядке, установленном Законом РФ «Об электронной цифровой подписи».

В-третьих, текущее законодательство РФ по электронным документам представлено двумя Законами РФ: «Об информации, информатизации и защите информации» и «Об электронной цифровой подписи», в то время как базовый закон «Об электронном документе» отсутствует. В 2002 году был разработан проект Федерального закона №39828-8 «Об электронном документе», в котором электронный документ - форма подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе [9]. Информация, зафиксированная на электронном материальном носителе, признается электронным документом, если она:

• создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью электронных технических средств;
• подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством;
• может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками;
• если при его составлении, хранении, передаче использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа.

Рассмотрим теперь требование, что: «Электронный документ должен быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком». Если следовать данному предписанию, то надо запретить использование электронных документов, по крайней мере, в коммерческой деятельности - наиболее привлекательной и экономически эффективной области их применения. Так, почти все документы, связанные с документальным оформлением финансовых потоков, технологически реализуются в форме, недоступной для восприятия человеком, даже при их визуализации. Электронное платежное поручение есть некоторая строго упорядоченная совокупность двоичных чисел: номер (шифр) типа финансового документа, числовой адрес банка, клиента, номер счета, сумма, валюта, одна или несколько электронных цифровых подписей и др. банковские реквизиты.

Если же буквально выполнять закон, то есть формировать и обрабатывать электронное поручение в виде, подобном аналоговому, то его объем настолько возрастает за счет ненужной для ЭВМ информации (но нужной для восприятия человеком), что обработка, передача, хранение электронных документов станет экономически нецелесообразной.

Понятие «электронный документ» в принятых законах и разрабатываемых законопроектах не соответствует перспективе массового применения электронных документов в безлюдных технологиях электронного взаимодействия экономических субъектов.

Законодательство РФ по электронным документам находится в развитии, в обозримом будущем возможно принятие важных нормативных актов, регулирующих данную область. А в настоящее время, считаю наиболее оптимальным определение термина «электронный документ» Плешкевич Е. А.: «электронный документ» - собирательное понятие, включающее идеальный тип в виде электронно-программного продукта и реальные типы как электронные формы представления

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Классификация электронных документов:

различные подходы современной периодической печати

2.1 Понятие о классификации документов

 

В формальной логике под классификацией понимается разделение предметов какого – либо рода на классы по наиболее существенным признакам, присущим предметам данного рода и отличающим их от предметов других родов, при этом каждый класс занимает в получившейся системе определенное постоянное место и, в свою очередь, делится на подклассы.

Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, понимается как группировка и как полученная в ее результате схема.

Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина: «классифицирование» и «классификация».

Классифицирование документов — процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

Классификация (лат. classik — разряд, группа) документов — это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

Теоретические проблемы классификации документов разрабатываются в нашей стране со второй половины ХХ столетия, как правило, в рамках отдельных дисциплин – книговедения, библиотековедения, архивоведения, делопроизводства. За последнее десятилетие документоведение обогатилось исследованиями ряда российских и украинских ученых Ю. Н. Столярова,     В. Н. Агеева, С. Г. Кулешова, Н. Н. Кушнаренко, Г. Н. Швецовой-Водки,      Т. В. Майстрович, Е. А. Плешкевича.

Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.

Для проведения классификации документов особенно важно иметь в виду, как минимум, следующие положения:

• признак, по которому производят деление, называется основанием деления, а образующиеся при этом понятия — членами деления;
• одно и то же деление должно осуществляться на одном и том же основании (требование непересекаемости);
• сумма всех членов деления должна быть равна общему объему делимого понятия, то есть деление должно быть исчерпывающим; ни недостаточность, ни избыточность делений недопустимы (требования соразмерности);
• члены деления должны взаимно исключать друг друга (требования взаимоисключаемости);
• члены деления должны быть ближайшими к делимому понятию, не допускается перескакивать из следующего в ряду подкласса в отдаленный выше- или нижележащий (требование непрерывности).

Классификация документов осуществляется по разным основаниям деления, отвечающим определенным аспектам анализа документов. Каждый аспект анализа указывает определенный фасет (фр. facette — грань) классификации, то есть перечень видов документов по необходимому признаку. Таких фасетов может быть множество, поэтому классификация документов называется многоаспектной фасетной.

Важнейшие признаки, лежащие в основе классификации современных документов, кроются в их сущности, существе информационной и материальной составляющих. Поскольку документы функционируют в обществе, внешняя среда также оказывает на них определенное влияние. С учетом этих обстоятельств в основу общей классификации документов положены три блока признаков, построенных по разным характеристикам документа:

1) информационная  составляющая документа;

2) физическая (материальная) составляющая документа;

3) условия бытования  документа как системного объекта  во внешней среде.

Каждый из блоков является критерием для построения классификационного ряда, внутри которого предусмотрено наличие одного какого-либо приоритетного признака, на основе которого осуществляется деление документов на подвиды и разновидности. Эти ряды образуют многоуровневую структуру классификационной схемы, состоящую из подсистем. Каждая из них олицетворяет отдельный признак современных документов, по которому они могут быть системно организованы, в частности по содержанию, характеристикам материального носителя, структуре построения текста и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Классификация  документов по ГОСТу 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения»

 

Согласно ГОСТ 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения» электронный документ: документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники. Электронное издание: электронный документ (группа электронных документов), прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, имеющий выходные сведения [5].

Электронные издания различают:

• по наличию печатного эквивалента:
• электронный аналог печатного издания - электронное издание, в основном воспроизводящее соответствующее печатное издание (расположение текста на страницах, иллюстрации, ссылки, примечания и т.п.);
• самостоятельное электронное издание - электронное издание, не имеющее печатных аналогов;
• по природе основной информации:
• текстовое (символьное) электронное издание - электронное издание, содержащее преимущественно текстовую информацию, представленную в форме, допускающей посимвольную обработку,
• изобразительное электронное издание - электронное издание, содержащее преимущественно электронные образцы объектов, рассматриваемых как целостные графические сущности, представленных в форме, допускающей просмотр и печатное воспроизведение, но не допускающей посимвольной обработки;
• звуковое электронное издание - электронное издание, содержащее цифровое представление звуковой информации в форме, допускающей ее прослушивание, но не предназначенной для печатного воспроизведения;
• программный продукт - самостоятельное, отчуждаемое произведение, представляющее собой публикацию текста программы или программ на языке программирования или в виде исполняемого кода;
• мультимедийное электронное издание - электронное издание, в котором информация различной природы присутствует равноправно и взаимосвязано для решения определенных разработчиком задач, причем эта взаимосвязь обеспечена соответствующими программными средствами;
• по целевому назначению:
• официальное электронное издание - электронное издание, публикуемое от имени государственных органов, учреждений, ведомств или общественных организаций, содержащее материалы нормативного или директивного характера;
• научное электронное издание - электронное издание, содержащее сведения о теоретических и (или) экспериментальных исследованиях, а также научно подготовленные к публикации памятники культуры и исторические документы;
• научно-популярное электронное издание - электронное издание, содержащее сведения о теоретических и (или) экспериментальных исследованиях в области науки, культуры и техники, изложенные в форме, доступной читателю-неспециалисту;
• производственно-практическое электронное издание - электронное издание, содержащее сведения по технологии, технике и организации производства, а также других областей общественной практики, рассчитанное на специалистов различной квалификации;
• нормативно производственно-практическое электронное издание - электронное издание, содержащее нормы, правила и требования в разных сферах производственной деятельности;
• учебное электронное издание - электронное издание, содержащее систематизированные сведения научного или прикладного характера, изложенные в форме, удобной для изучения и преподавания, и рассчитанное на учащихся разного возраста и степени обучения;
• массово-политическое электронное издание - электронное издание, содержащее произведение общественно-политической тематики, агитационно-пропагандистского характера и предназначенное широким кругам читателей;
• справочное электронное издание - электронное издание, содержащее краткие сведения научного и прикладного характера, расположенные в порядке, удобном для их быстрого отыскания, не предназначенное для сплошного чтения;
• электронное издание для досуга - электронное издание, содержащее общедоступные сведения по организации быта, разнообразным формам самодеятельного творчества, различным видам увлечений, компьютерные игры;
• рекламное электронное издание - электронное издание, содержащее изложенные в привлекающей внимание форме сведения об изделиях, услугах, мероприятиях с целью создания спроса на них;
• художественное электронное издание - электронное издание, содержащее произведения художественной литературы, изобразительного искусства, театрального, эстрадного и циркового творчества, произведения кино, музейную и другую информацию, относящуюся к сфере культуры и не являющейся содержанием научных исследований;
• по технологии распространения:
• локальное электронное издание - электронное издание, предназначенное для локального использования и выпускающееся в виде определенного количества идентичных экземпляров (тиража) на переносимых машиночитаемых носителях;
• сетевое электронное издание - электронное издание, доступное потенциально неограниченному кругу пользователей через телекоммуникационные сети.