Автор работы: Пользователь скрыл имя, 28 Октября 2014 в 12:26, курсовая работа
С электронными документами работать удобней и эффективней, чем с традиционными бумажными. Во-первых, стоимость их распространения гораздо ниже. Во-вторых, скорость распространения исчисляется минутами, а не неделями и месяцами. В-третьих, упрощается поиск необходимой информации благодаря электронным базам данных. В-четвертых, имеется возможность редактировать текст документа без лишних затрат времени, бумаги и трудозатрат. К тому же, для поколения, выросшего в эпоху информационных технологий, мгновенный доступ к информации независимо от времени и места стал привычным и необходимым.
Введение 4
Глава I. Понятие «электронный документ» 7
1.1 Определение понятия «документ» 7
1.2 Определения понятия «электронный документ» 10
Глава I I. Классификация электронных документов: различные подходы современной периодической печати 14
2.1 Понятие о классификации документов 14
2.2 Классификация документов по ГОСТу 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения» 17
2.3 Многоаспектная фасетно-блочная классификация 21
2.3.1 Классификация по особенностям носителя информации 21
2.3.1.1 Классификация по форме носителя информации 21
2.3.1.2 Классификация по способу документирования 23
2.3.1.3 Классификация по возможности отделения
носителя от компьютера 25
2.3.2 Классификация по особенностям доступа и
программно-аппаратной среды 25
2.3.2.1 Классификация по технологии доступа 25
2.3.2.2 Классификация по возможности доступа с
конкретного компьютера 26
2.3.2.3 Классификация по режиму доступа 27
2.3.2.4 Классификация по характеру взаимодействия
пользователя и документа 27
2.3.2.5 Классификация по платформе, для которой создан
документ 28
2.3.2.6 Классификация по структуре документа 28
2.3.2.7 Классификация по составу документа 29
2.3.3 Классификация по информационной составляющей документа 29
2.3.3.1 Классификация по предназначенности для восприятия 29
2.3.3.2 Классификация по каналу восприятия информации человеком 30
2.3.3.3 Классификация по знаковой природе основной информации 31
2.3.3.4 Классификация по степени свертывания информации 32
2.3.3.5 Классификация по обновляемости информации 33
2.3.4 Классификация по обстоятельствам бытования документа во внешней среде 33
2.3.4.1 Классификация по характеру обращения документа 33
2.3.4.2 Классификация по происхождению документа 34
2.3.4.3 Классификация по наличию юридического статуса 34
Заключение
ГОСТ носит рекомендательный характер, т.е. исполнение его необязательно. Да и использование данного документа не возможно в связи с большим количеством юридических неточностей. С самого начала ГОСТа, с определения понятия «электронный документ», возникает несколько вопросов. Во-первых, что означает термин «использование». Во-вторых, «электронный документ: документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники». Необходимо было уточнить, какие именно средства ЭВМ необходимы для чтения электронных документов, так как к таковым относится и калькулятор.
2.3 Многоаспектная фасетно-блочная классификация
Наиболее полной и функциональной является классификация электронных документов, методологической основой которой является многоаспектная фасетно-блочная классификация документов (см. Приложение), разрабатываемая на протяжении ряда лет Г. Н. Швецовой-Водка [15, с. 19-37; 16, с. 186-202].
Учитывая, что издания являются подклассом документов, в многоаспектной фасетно-блочной классификации названия и определения некоторых видов документов заимствованы из ГОСТа 7.83-2001 для названия и определения видов электронных документов.
В классификации Г. Н. Швецовой-Водки выделяются четыре основных блока, образованных путем объединения фасетов, созданных по родственным признакам:
2.3.1 Классификация по особенностям носителя информации
Для классифицирования электронных документов выделяются три фасета, характеризующих документы по особенностям их носителя: по форме носителя информации, по способу документирования, по возможности отторжения носителя.
2.3.1.1 Классификация по форме носителя информации
По форме носителя информации электронные документы классифицируются на ленточные, карточные, дисковые и комбинированные.
Дисковый документ – носитель записи информации в форме диска, то есть скрученный в спираль последовательный ряд знаков (пластинка, дискета, компакт-диск, CD-ROM, видеодиск). Местом размещения информации являются концентрические дорожки (магнитные, магнитооптические и оптические диски, грампластинки).
Ю. Н. Столяров выдвигает дискуссионное мнение, по которому экран монитора так же является носителем электронного документа [13]. Однако экран и периферические устройства не являются носителями информации, они лишь воспроизводят ее.
Магнитная лента – носитель магнитной записи, представляющий собой тонкую гибкую ленту, состоящую из основы и магнитного рабочего слоя. Рабочие свойства магнитной ленты характеризуются её чувствительностью при записи и искажениями сигнала в процессе записи и воспроизведения. Ленту можно свернуть в виде свитка или рулона или сложить частями, в форме гармошки. К ленточным документам относят перфоленту, магнитофонную, кино-, видеоленту, принтерную ленту и т.д.
Основное предназначение ленточных носителей – это создание резервных копий оперативных данных. На основе ленточных носителей можно организовать архивное хранение информации. Решения на ленточных носителях предоставляют неоперативный доступ к архивной информации. Поскольку постепенно происходит переход к объемам данных значительно превышающих терабайты и петабайты, использование только дисковых массивов становится просто невозможно по экономическим причинам. Оптимальность использования лент на сегодняшний день и в ближайшие годы становится настолько очевидна, особенно в финансовом плане, что спорить с этим просто не возможно. Надежность, низкая цена, и, к тому же, ленточные технологии, чрезвычайно развившись в последние десятилетия, приобрели многие производственные качества, ранее присущие только дисковым массивам.
Карточный документ – документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата (каталожная, почтовая, игральная карты, открытка).
Комбинированный документ соединяет в себе две или более форм носителей информации. К комбинированной форме носителя информации можно отнести съемный жесткий диск с его сложным строением.
2.3.1.2 Классификация по способу документирования
Электронные документы не привязаны жестко к определенному носителю информации. Они могут быть зафиксированы на носителях разных типов. В зависимости от используемого способа записи и считывания информации различают магнитные, оптические, магнитооптические и другие виды документов.
По способу документирования (или закрепления информации на носителе) среди электронных документов выделяют электромагнитный, оптический, магнитный, магнитооптический, голографический, молекулярный (нанопамять), емкостный, криогенный, полупроводниковый, фазоинверсный и электростатический.
Электромагнитная запись используется для записи звука. Так же, с появлением электромагнитного способа документирования появилась возможность не только записывать, но и редактировать звук.
Оптический - это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM).
Магнитный - это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля (магнитные ленты, дискеты, видеодиски и т.д.)
В процессе чтения с магнитооптического диска используется эффект Керра. При считывании используется лазерный луч небольшой интенсивности, не приводящий к нагреву считываемого участка, таким образом, при считывании хранимая информация не разрушается. Такой способ в отличие от обычного применяемого в оптических дисках не деформирует поверхность диска и позволяет повторную запись без дополнительного оборудования. Этот способ также имеет преимущество перед традиционной магнитной записью в плане надежности. Так как перемагничивание участков диска возможно только под действием высокой температуры, то вероятность случайного перемагничивания очень низкая, в отличии от традиционной магнитной записи, к потери которой могут привести случайные магнитные поля.
Идея голографических носителей заключается в записи информации с помощью лазерного луча на трехмерную подложку, вместо нескольких гигабайт, такая среда могла потенциально сохранять терабайты данных на носителе не больший чем компакт-диск. Голографические данные могут считываться на очень высоких скоростях.
Молекулярный (нанопамять) – вид памяти, использующей технологию «атомной туннельной микроскопии», где запись и считывание информации производятся на молекулярном уровне. Носителями информации являются специальные виды пленок.
Емкостный – вид запоминающего устройства, использующий в качестве среды для записи и хранения данных элементы электрической цепи – конденсаторы.
Криогенный – в качестве среды для записи и хранения данных используются материалы со сверхпроводимостью.
Полупроводниковый – вид памяти, использующий в качестве средств записи и хранения данных микроэлектронные интегральные схемы.
Фазоинверсная память – это оптическая память, в которой рабочий (отражающий) слой выполнен из полимерного вещества, способного при нагреве менять фазовое состояние (с кристаллического на аморфное и обратно) и отражающие характеристики в зависимости от режима нагрева. Применяется в перезаписываемых оптических дисках (CD-RW, DVD-RW).
Носителями данных при электростатическом способе документирования являются накопленные заряды статического электричества на поверхности диэлектрика.
2.3.1.3 Классификация по возможности отделения носителя от компьютера
К стационарным (внутренним) носителям информации относятся винчестер и встроенная флеш-память.
Съемный носитель информации предназначенн для ее автономного хранения и независимого от места записи использования (съемные винчестеры, флэш-память, оптические лазерные диски (CD,DVD), дискеты. Последние морально устарели, но продолжают использоваться, поскольку на них хранится информация, еще не записанная на более современные носители информации).
2.3.2 Классификация по особенностям доступа и программно-аппаратной среды
Для классифицирования электронных документов по особенностям доступа и программно-аппаратной среды выделяются семь фасетов, характеризующих документы: по технологии доступа, по возможности доступа с конкретного компьютера, по режиму доступа, по характеру взаимодействия пользователя и документа, платформе, для которой создан документ и по структуре документа.
2.3.2.1 Классификация по технологии доступа
По технологии доступа электронные документы разделяют на сетевые и несетевые.
Сетевой электронный документ – документ, доступный пользователю через телекоммуникационные сети.
Сетевые документы, в свою очередь, делятся на Internet-документы и Intranet-документы. Internet-документы размещены в глобальной сети Интернет и доступны неограниченному кругу пользователей. Intranet-документы – это документы локальных сетей, доступные только пользователям этих сетей (к примеру, корпоративная сеть).
Несетевой электронный документ – документ, недоступный пользователю через телекоммуникационные сети.
ГОСТ 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения» кроме сетевых документов выделяет еще локальное электронное издание, под которым подразумевают несетевое тиражирование на внешних носителях информации. Однако в данном случае сетевые и локальные документы разделены по разным признакам, что является неверным при составлении классификации. Поэтому, классификация Г. Н. Швецовой-Водки является наиболее точной и полной.
2.3.2.2 Классификация по возможности доступа с конкретного компьютера
По возможности доступа с конкретного компьютера электронные документы делятся на локальные (местные) и удаленные. Мнения специалистов в определении этих терминов разделяются. А. А. Гиржон считает, что локальные – это документы, записанные на физическом носителе, который может быть вставлен в компьютер или периферийное устройство, подключенное к компьютеру. А Г. Н. Швецова-Водка отмечает, что «локальными (местными) следовало бы назвать электронные документы, физически находящиеся в месте доступа, независимо от того, во внешней или внутренней памяти компьютера они находятся, а удаленные – те, которые физически находятся в других местах». [16, с.191]
2.3.2.3 Классификация по режиму доступа
По степени доступа информация подразделяется на открытую и информацию ограниченного доступа, распространение которой возможно в условиях конфиденциальности или секретности.
К открытой информации относятся:
Документы ограниченного доступа и использования подразделяются так же на секретные и несекретные (конфиденциальные).
2.3.2.4 Классификация по характеру взаимодействия пользователя и документа
По характеру взаимодействия пользователя и документа выделяются детерминированные, интерактивные и динамические электронные документы.
Детерминированный электронный документ – документ, параметры, содержание и способ взаимодействия с которым определены создателем и не могут быть изменены пользователем.
Интерактивный электронный документ – документ, параметры, содержание и способ взаимодействия с которым прямо или косвенно устанавливаются пользователем в соответствии с его интересами, целями, уровнем подготовки на основе информации и с помощью алгоритмов, определенных создателем.
Динамический документ не существует в законченной форме, т.е. генерируется лишь как реакция системы на запрос пользователя и исчезает после просмотра документа, если не было произведено операции сохранения. [11].
2.3.2.5 Классификация по платформе, для которой создан документ
Электронные документы классифицируют и по платформе, для (на) которой создан документ. Различают два основных вида документов: платформозависимые и платформонезависимые. Платформозависимые документы рассчитаны на работу в одной операционной системе (к примеру, Linux). Соответственно, платформонезависимые документы рассчитаны на работу в двух и более операционных системах, (к примеру, документы в PDF-формате).