Классификация электронных документов: различные подходы современной периодической печати

 

2.3.2.6 Классификация по структуре документа

 

По структуре электронного документа выделяют плоскостной и пространственный документы.

Плоскостной документ характеризуется последовательной линейной связью элементов содержания. Пространственный же документ характеризуется нелинейной связью элементов, что позволяет просматривать документ по множеству различных последовательностей.

 

 

 

2.3.2.7 Классификация по составу документа

 

По составу документы разделяют на гомогенные и гетерогенные. Гомогенные документы состоят из однородных объектов (к примеру, из текстовых страниц в виде набора графических файлов). Гетерогенные документы состоят из разнородных объектов (к примеру, представлены текстовые и иллюстрированные материалы).

 

2.3.3 Классификация по информационной  составляющей документа

 

Классифицируя электронные документы по информационной составляющей документа выделяют пять фасетов: по предназначенности для восприятии человеком; по каналу восприятия информации человеком; по знаковой природе информации человеком; по степени свертывания информации; по обновляемости информации.

 

2.3.3.1 Классификация по предназначенности для восприятия

 

Г. Н. Швецова-Водка по предназначенности для восприятия предлагает выделять документы, рассчитанные на восприятие машиной и человеком. Исходя из этого, электронные документы разделяются на три вида: человековоспринимаемые, которые в свою очередь делятся на непосредственно воспринимаемы и опосредованно воспринимаемые; машиновоспринимаемые и человеко-машиновоспринимаемые. При этом электронный документ может оказаться в каждом из трех видов.

Машиновоспринимаемый документ – документ, воспринимаемый только ЭВМ (к примеру, программа). И машиновоспринимаемый отличается от машиночитаемого документа, так как машиночитаемые документы могут быть человековоспринимающими.

Человековоспринимаемый, опосредовано воспринимаемый – любой документ, который человек может воспринять с применением ЭВМ. Человеко-машиновоспринимаемый – документ, информацию из которого частично воспринимает человек, а частично – машина (к примеру, программа для ЭВМ с комментариями).

 

2.3.3.2 Классификация по каналу восприятия информации человеком

 

Информация, содержащаяся в документе, может восприниматься с помощью различных органов чувств (зрение, слух, осязание). По каналу восприятия знаков, используемых для записи содержания, различают визуальный, тактильный, аудиальный и аудиовизуальный документы.

Визуальный - это документ, содержание которого человек воспринимает зрением (письменные тексты, графики, рисунки, чертежи, фотографии, и т.д. на любом носителе, включая экран диапроектора, телевизора или ЭВМ).

Аудиальный - это звуковой или слышимый документ, содержание которого может быть воспринято только слухом (музыкальный компакт-диск).

Аудиовизуальный документ - документ, содержание которого воспринимается одновременно зрением и слухом (звуковой кинофильм, видеодиск, компьютерная технология «мультимедиа» и т.д.).

Содержание тактильного документа воспринимается через прикосновение – осязание. До появления «экрана Брайля» сложно было говорить о тактильных электронных документах, однако, сейчас эта область активно развивается.

Выделяется так же недоступный человеческому восприятию вид электронных документов.

 

 

2.3.3.3 Классификация по знаковой  природе основной информации

 

Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация (содержание) передается посредством тех или иных знаков. По знаковой природе основной информации электронные документы подразделяются на текстовые, музыкальные, шумовые, изобразительные статичные, изобразительные динамичные, картографические, нотные, программные продукты и мультимедийные.

В текстовом документе знаком служит алфавит (буквы) естественного языка. Одним из основных видов текстового документа, в котором информация воплощена любым способом письма, является письменный документ — это чаще всего литературный документ, содержание которого выражено словесно в письменно зафиксированной форме. Но понятие «текстовой документ» может применяться не только к письменным, но и к аудиальным документам, содержащим речь, иначе говоря, ко всем текстовым документам.

Музыкальным документом можно назвать документ, предназначенный для прослушивания, но е для печати. Однако, звуки бывают разными, существуют записи звуков живой и неживой природы, поэтому стоит выделить еще и шумовой документ.

Изобразительный статичный электронный документ - документ, содержащий преимущественно электронные образы объектов, рассматриваемых как целостные графические сущности и представленных в форме, допускающей просмотр и печатное воспроизведение. Этот вид документов можно разделить на подвиды:

• фотографический – неподвижное реалистичное изображение объекта;
• схематический документ – схематическое изображение объекта, графическое или символическое изображение процессов или зависимостей (диаграмма, график, чертеж и т.п.);
• иллюстрированный документ – электронный образ художественного воспроизведения.

К изобразительным статичным электронным документам можно отнести анимационный электронный документ – документ, содержащий цифровое представление анимационной информации (последовательность изменяющихся кадров, изображений) в форме, допускающей ее просмотр, но не предназначенной для печатного воспроизведения. Так же к динамичным документам можно отнести видео-документ. Разновидностью изобразительно-динамичного документа является, наряду с анимационным и видео-документом, трехмерная модель (3D) – изображение объемного предмета, выполненное на плоскости с возможностью изменения его положения в пространстве.

Картографический электронный документ – это изображение Земли и других небесных тел, а так е космического пространства, выполненное в определенной знаковой системе

Программный продукт – самостоятельное произведение, текст программы или программ на языке программирования.

Мультимедийным электронным документом ГОСТ 7.83-2001 называет документ, в котором информация различной природы присутствует равноправно и взаимосвязано для решения определенных разработчиком задач.

В классификации электронных документов Г.Н. Швецовой-Водки, в отличии от ГОСТа 7.83-2001, присутствует еще и нотный электронный документ. Электронный документ - документ, содержащий преимущественно нотную запись музыкального произведения, представленную в форме, допускающей просмотр, печатное воспроизведение, а погруженные в специальный нотный редактор – еще и прослушивание.

 

2.3.3.4 Классификация  по степени свертывания информации

 

По степени свертывания информации различают первичные и вторичные документы. Определения первичного документа в литературе нет, а определение вторичного документа есть в ГОСТе 7.0-99 «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения»: «Документ, являющийся результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов». В библиотековедении и библиотековедении укоренился подход, при котором произведения, содержание которых не сводится к библиографической информации, относятся к первичным, а библиографическая продукция – ко вторичным документам [4].

 

2.3.3.5 Классификация по обновляемости информации

 

По обновляемости информации электронные документы делятся на интегрируемые и постоянного содержания. К интегрируемым документам можно отнести каталоги, базы данных, чаты, веб-сайты так как они постоянно обновляются не только за счет добавлений, но и за счет изъятия и перемешивания информации. Документы постоянного содержания являются завершенными монографическими документами (изданиями).

 

2.3.4 Классификация  по обстоятельствам бытования  документа во внешней среде

 

В данном блоке выделяются три признака классификации: «по характеру обращения документа», «по происхождению документа» и «по наличию юридического статуса».

 

2.3.4.1 Классификация по характеру обращения документа

 

Г. Н. Швецова-Водка предлагает называть признак, по которому выделяют два вида документов – опубликованные и неопубликованные, как «по характеру аудитории, на которую рассчитан документ». Однако, аудитория и в том, и в другом случае может быть одной и той же. Поэтому предлагается другое название данному признаку - «по характеру обращения документа».

По характеру обращения электронные документы делятся на обнародованные и необнародованные.

Обнародованные документы могут быть опубликованы, размещены в Интернете без регистрации как СМИ, размещены в локальных сетях библиотек и органов информации.

К необнародованным документам относятся неопубликованные и непубликуемые документы. Неопубликованные документы не рассчитаны на широкое распространение, однако, сейчас все чаще оцифровываются и становятся обнародованными данные исторические документы. Непубликуемые документы – документы локального использования, созданные в ходе работы учреждений, предприятий, организаций, отдельных лиц, отражающие результат их деятельности.

 

2.3.4.2 Классификация по происхождению документа

 

По данному признаку классификации электронные документы можно разделить на:

• документы электронного происхождения – документы, изначально рассчитанные на функционирование в электронной среде;
• оцифрованные – переведенные из аналоговой в электронную форму;
• трансформированные – получившие к прежнему содержанию добавление (новые связи, сервисы и т.п.).

 

2.3.4.3 Классификация по наличию юридического статуса

 

По наличию юридического статуса электронные документы делятся на документы, имеющие и не имеющие электронную цифровую подпись.

Заключение

 

Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса составляет документация, можно считать, что на современном этапе созрели необходимые предпосылки для перехода к новому способу работы с документами в организациях — управлению документацией на основе систем электронного документооборота.

Цель работы была достигнута: изучены определения понятия «электронный документ» и классификация электронных документов. Электронный документ – это очень обширная и актуальная тема, так как в настоящее время практически ни одно дело не обходится без компьютерного обеспечения. Подводя общие итоги, можно сказать, что электронный документ – это зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых ЭВМ, и которая содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. При этом под электронным носителем понимается материальный носитель, предназначенный для записи и хранения информации посредством электронной вычислительной техники.

Для меня курсовая работа была полезна, потому что приходится сталкиваться с электронными документами каждый день. Библиотеки все активно развернули работу с электронными документами: создают электронные каталоги и электронные  библиотеки (читальные залы). А тут уже необходимо знать законодательство как в сфере авторского права, так и в сфере электронных документов.

Проблемы правового регулирования электронного документооборота приобретают в настоящее время все большую актуальность в связи с внедрением эффективных информационно-компьютерных технологий практически во все сферы общественно-производственной деятельности (от взаимодействия населения с органами государственной власти, поддержки финансовых и товарных рынков до сферы услуг, розничной торговли, образования и досуга).

В настоящее время в России нет ни одного специализированного действующего закона в сфере электронного взаимодействия, так что можно говорить только о законопроектах, готовящихся или уже внесенных для рассмотрения в Государственную Думу. Главным позитивным моментом проектов является неформальное признание специфики электронного документа, его принципиального, качественного отличия от традиционного (бумажного), аналогового документа. Пусть с неудачными попытками приспособить к новым реалиям традиционные представления о документе, сложившиеся еще до появления автомобиля, телефона, радио, компьютера. Это естественно для переходного периода качественного скачка в обработке информации.

Выполненный анализ показывает, что в системных положениях законов и законопроектов допущены ошибки, которые нельзя объяснить случайными субъективными причинами. Ошибки носят одинаковый характер, имеются не в одном каком-нибудь законе, а во всех рассмотренных. Ошибки выявлены не в «рядовых» документах, а в материалах, уже прошедших неоднократную экспертизу и обсуждение специалистами. Подобное можно объяснить только тем, что в настоящее время отсутствует общепризнанная теоретическая трактовка электронного документа как нового системного явления.