Комплексы документов. Документные ресурсы

 

Министерство образования  и науки РФ

 

Байкальский государственный  университет экономики и права

 

Колледж бизнеса и  права

 

Экономическое отделение

 

 

Специальность 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

 

 

 

 

К У Р С О В А Я      Р А Б О Т А

 

по дисциплине «Документоведение»

 

на тему: Комплексы документов. Документные ресурсы.

 

 

 

 

 

 

 

 

Исполнитель                

          студентка гр. ДОА-10-1                                                   Бакланова Надежда  

                                                                                           Сергеевна   

Руководитель

преподаватель                                                                  Павленко Е.А.

 

 

 

 

 

                                     

 

 

 

 

 

     Иркутск - 2012

С О Д Е Р Ж  А Н И Е

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В В Е Д Е Н И Е

 

          Тема для данной курсовой работы выбрана, потому что документы используются ежедневно в жизни каждого человека, но лишь малая часть населения земли знает определение слова «документные ресурсы», лишь не многие имеют представление об истории создания документов.

Актуальность данной темы заключается в повседневном использовании человечеством документов и информации, которую они несут.

Целью данной работы является комплексы документов. Документные ресурсы. Документ – это, прежде всего информация, постольку документные ресурсы являются информационными ресурсами. Однако между двумя этими понятиями существует различия. Таким образом, понятие «информационные ресурсы» в разных научных и прикладных дисциплинах толкуется не одинаково.

Для достижения цели были поставлены задачи:

1. Дать определение понятию «документные ресурсы» их общая характеристика;

2. Проанализировать фонды предприятий, учреждений, организаций;

3. Рассмотреть персональные документные ресурсы;

4. Дать определение понятию «архив» и его комплексы;

5. Рассмотреть документные ресурсы библиотек и музеев;

6. Рассмотреть ресурсы научно – технической и статистической информации во второй половине ХХ столетия;

7. Рассмотреть распределенные электронные ресурсы.

Для решения поставленных задач при написании данной курсовой работы, были использованы работы следующих авторов: Афанасьева Л.П, Алексеева Е.В., Бурова Е.М., Рысков О. И., Столяров Ю. Н., Ожегов С.И., Колин К.К., Антапольский А.Б., Максимович Г. Ю., Бородко А .В., Яковлева Р. Б. Также нельзя и обойтись без статей из журналов таких как «Делопроизводство», «Секретарское дело».

Данная курсовая работа состоит из введения,  Понятие «документные ресурсы», и их общая характеристика», «Документальные фонды предприятий, учреждений организаций», «Персональные документные ресурсы», «Архивные комплексы», «Документные ресурсы библиотек и музеев», «Ресурсы научно-технической и статистической информации», «Распределенные электронные ресурсы» заключения и списка использованной литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      1.ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТНЫЕ РЕСУРСЫ», ИХ ОБЩАЯ      ХАРАКТЕРИСТИКА

 

Совокупность документов в обществе представляет собой его  документные ресурсы. Толковый словарь русского языка определяет понятие «ресурсы» как «запасы, источники чего-нибудь».¹Поскольку документ – это, прежде всего информация, постольку документные ресурсы являются информационными ресурсами. Однако между двумя этими понятиями существует различия.

Понятие «информационные  ресурсы» в разных научных и прикладных дисциплинах толкуется не одинаково. В широком смысле в это понятие  включают (помимо документов) также:

• Перенос, обладающий знаниями и квалификацией;
• Организационные структуры – научные, производственные, управленческие и другие, располагающие кадровым, производственно – техническим, финансовым и иным потенциалом;
• Материальные объекты, созданные в процессе производства, технологии, программные продукты, т. е овеществленные результаты научной и производственной деятельности людей;
• Научный инструментарий (автоматизированные системы научных исследований, автоматизированные рабочие места научных работников и проектировщиков, экспертные системы и т.д)

В рамках такого широкого толкования информационных ресурсов собственно документные ресурсы рассматриваются лишь как одна из их составных частей. К примеру, в Межгосударственном стандарте ГОСТ 7.0 – 99. « Информационно библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения» записано, что « документные ресурсы – вид информационных ресурсов, представляющих совокупность отдельных документов, массивов документов в информационных системах».

С другой стороны, специалисты  в области социальной информатики  сужают понятие информационных ресурсов, относя к ним лишь « ту часть имеющих в обществе знаний, которая уже отчуждена от своих создателей и материализована в виде документов, компьютерных баз данных и знаний, алгоритмов и программ автоматизированных устройств, а также произведений науки, литературы и искусства». Сюда не включают общественные знания, ещё не отделившиеся от них живых носителей (членов общества) и характеризующиеся уровнем образования, воспитания и профессиональной квалификации людей.²

Такое более узкое  понимание информационных ресурсов, позволяющее фактически ставить знак равенства между документами и информационными ресурсами, юридически закреплено в Законе РФ « Об информации, информатизации и защите информации». Согласно этому закону, обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации, т.е. фиксация её на материальном носителе. К информационным ресурсам закон относит № отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)».

Массивы документированной  информации, упорядоченный определенным образом, представляют собой комплексы документов.

Документные ресурсы  играют важнейшую роль в жизни  человеческого общества наряду с природными, энергетическими, финансовыми ресурсами.

Информационные, в том  числе документные, ресурсы обладают уникальными свойствами, отличающими их от всех других видов ресурсов.

Во – первых, они  в своей совокупности практически  неисчерпаемы, так как информация не расходуется наподобие материальных не возобновляемых ресурсов (нефть, руда ит.п.), а а используется без ущерба для её объема. Более того, в процессе развития человеческого общества происходит непрерывное производство всё новой информации и, как следствие, постоянное увеличение информационных ресурсов. О величине информационных ресурсов РФ дают представления следующие цифры. В России в оперативной и ретроспективной среде в настоящее время находится  около 100 млрд. различных документов. В расчете на одного жителя документные ресурсы нашей страны составляют несколько сот миллионов знаков, или несколько сотен книг средней величины, а вся циркулирующая в хозяйстве информация эквивалентна приблизительно 25 млн. книг по 500 страниц каждая.

Во – вторых, информационные ресурсы используются во всех без  исключения сферах человеческой деятельности, тогда как материальные - преимущественно лишь в той или иной отдельной конкретной сфере (уголь – в топливно - энергетической, цемент – в строительной, мясо и рыба – в пищевой и т.д.).

В – третьих, тенденция  развития информационных ресурсов заключается  в постепенном превращении их в общечеловеческое достояние.

Документные ресурсы  чрезвычайно разнообразны. Это и  управленческая, и бухгалтерская, и  техническая, и политическая и многие другие виды документации – служебные и личные документы, книги, газеты, журналы, рисунки и картины, фотографии и кинофильмы, географические карты и чертежи, конспекты лекций, деньги и ценные бумаги, ресурсы сети Интернет и т.д.

Как элемент состава  имущества и объект права собственности, документные (информационные) ресурсы могут быть государственными, межгосударственными, негосударственными и смешанной формы собственности. В свою очередь, государственные информационные ресурсы Российской Федерации формируются в соответствии со сферами ведения как:

• Федеральные информационные ресурсы;
• Информационные ресурсы, находящиеся в совместном ведении Российской Федерации и субъектом Российской Федерации;
• Информационные ресурсы субъектов Российской Федерации.

Следует подчеркнуть, что  государству принадлежат крупнейшие и уникальные ресурсы документированной информации, охватывающие все сферы жизни общества. Их формирование в значительной степени осуществляется за счет обязательного представления информации организациями и гражданами.

Негосударственные информационные ресурсы могут находиться в собственности юридических лиц (органов местного самоуправления; организаций, учреждений, предприятий; общественных объединений), а также в собственности физических лиц.³

Кроме того, в состав национальных информационных ресурсов входят и ресурсы  неформальных, незарегистрированных в  установленном порядке, незаконных, нелегальных, преступных объединений, групп и т.п. При определенных обстоятельствах такого рода ресурсы могут быть включены с восстав государственных ресурсов .

По доступности информации ресурсы могут быть открытые и  ограниченного доступа. Последние, в свою очередь, делятся на секретные и конфиденциальные.

По масштабам функционирования информационные (документные) ресурсы можно разделить на:

• Персональные – создаваемые и накапливаемые отдельными людьми;
• Локальные – принадлежащие какой – либо малой группе – семье, небольшой фирме, учреждению, организации;
• Региональные (межрегиональные) – образующиеся в границах какой – либо территории;
• национальные – совокупность всех информационных ресурсов данной страны;
• глобальные – мировые информационные ресурсы.⁴

Документные ресурсы  любой страны представляют собой  сложный конгломерат, состоящий из миллионов документных массивов – комплексов документов, отдельных корпоративных систем документации. Их структурирование имеет разные уровни.

В ряде случаев отдельные  категории специализированных учреждений и организаций, аккумулирующих значительные комплексы документированной информации, объединяются. В основе таких объединений лежат общие нормативные документы, единое методическое рукаводство, налаженная система информационных потоков. В Российской Федерации в настоящее время функционируют четыре основные государственные информационные (документные) системы, имеющие универсальный характер:

• Архивный Фонд РФ,
• библиотечная сеть РФ,
• государственная система статистики и
• государственная система научно – технической информации (включая относительно самостоятельные системы патентной информации и информации о государственных и отраслевых стандартах)⁵.

Вместе с тем следует  иметь в виду, что перечисленные  системы, как, впрочем, и любые другие корпоративные системы документации, жестко не разделены и в ряде случаев  пересекаются. Так, часть Архивного фонда РФ храниться в библиотеках и музеях, другая часть – в организациях, входящих в систему научно – технической информации, и ещё одна значительная часть – на депозитарном хранении в организациях – источниках. В систему научно - технической информации (НТИ) включены, кроме непосредственных органов НТИ, также и научно – технические библиотеки, которые одновременно входят в библиотечную сеть.

2.ДОКУМЕНТНЫЕ ФОНДЫ ПРЕДПРИЯТИЙ, УЧРЕЖДЕНИЙ,                           ОРГАНИЗАЦИЙ

 

Документные ресурсы того или иного предприятия, учреждения, организации, фирмы представляют собой корпоративную систему (комплекс) документации – систематизированную совокупность документов, соответствующую их профилю и решаемым задачам с целью хранения и использования в оперативной деятельности. В документоведении такой комплекс принято назвать документальным фондом. В делопроизводстве и архивном деле определение документального фонда стандартизовано: «Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или юридического лица»⁶. При этом само юридическое и физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд, называется «фондообразователь»

В документальный фонд входит вся документированная информация, образующаяся в деятельности учреждения, организации, предприятия, независимо от её ценности, формы представления, типа материального носителя и т.д. Это может быть устав акционерного общества, и инструкция по технике безопасности, и заявление о приеме на работу.