Комплексы документов. Документные ресурсы

Архивы учреждений, организаций, предприятий аккумулируют документированную информацию, входящую, как уже отмечалось, в состав соответствующих документальных фондов. В случае, если документы из таких документальных фондов передаются на постоянное хранение в государственные архивы, они становятся частью архивных информационных ресурсов, состоящих из множества различных архивных фондов. То же самое происходит и с персональными документными ресурсами, попадающими на постоянное хранение в государственные архивы.

Архивный фонд представляет собой совокупность архивных документов, исторически или логически связанных  между собой. Различаю следующий  виды архивных фондов (их определения в архивном деле в большинстве случаев стандартизированы¹³):

• архивный фонд учреждения, организации, предприятия – это комплекс документов, образовавшихся в деятельности одного такого фондообразователя. В случае, если предприятия, учреждения, организации продолжают функционировать, их архивные фонды в государственном архиве постоянно пополняются;
• объединенный архивный фонд – это архивный фонд, сформированный из документов двух и более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи. В числе такого рода связей могут быть: выполнение однородных функций, местонахождение, подчинённость, общность делопроизводства, единство содержания документальных материалов;
• архивный фонд личного происхождения – это архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода;
• архивная коллекция – совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединённых по одному или нескольким признакам. Среди таких признаков могут быть: тематический, хронологический, авторский, номинальный и другие.
• Таким образом, классификация архивных фондов осуществляется в зависимости от фондообразователь и особенностей организации документов.

Архивные документы постоянного хранения в масштабах страны образуют Архивный фонд Российской Федерации – «исторически сложившуюся и постоянно пополняющуюся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историка – культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению».

В свою очередь, Архивный фонд РФ – это неотъемлемая часть  мирового информационного богатства.

Организация документов и дел (единиц хранения) Архивного  фонда РФ осуществляются по следующим  основным признакам:

• По формам собственности (государственная, муниципальная, негосударственная часть Архивного фонда РФ);
• По видам носителей, способам и технике закрепления информации (письменные и графические документы на бумажных носителях, кинофотофонодокументы, видеофонограммы, документы на машинных носителях (электронные документы));
• По срокам хранения (постоянного и временного, а также депозитарного хранения).

Кроме того, организация  документов Архивного фонда РФ осуществляется на трех уровнях:

• в пределах Архивного фонда государства;
• в пределах архива;
• в пределах архивного фонда.

На январь 2001 г. количество архивных документов, являющихся государственной или муниципальной собственностью, в Архивном фонде РФ составляло 54904 млн. единиц хранения на различных носителях. Полки с документами протяженность свыше 3 тыс.км. Если  учесть, что в подавляющем большинстве ед.хр. (дел) содержаться десятки и сотни отдельных документов, то в обществе их количество будет измеряться миллиардами. Это – один из самых больших по объему национальных архивных ресурсов в мире. Для сравнения: в архивах США хранится свыше 1,3 трлн. документов.

Уделенный вес наиболее ценной и  информационно насыщенной части  Архивного фонда РФ составляет около 20%. Она сконцентрирована в 14 федеральных архивах и 1 их филиале. Основной объем Архивного фонда РФ (62%) сосредоточен в 240 государственных архивах субъектов Российской Федерации. Остальные 18% Архивного фонда РФ находятся в 2,4 тыс. муниципальных (городских и районных) архивах.

Фонды государственных  и муниципальных архивов Российской Федерации ежегодно увеличиваются в среднем на 1,6 млн. ед.хр., в основном за счёт приёма документов от 119 с лишним тыс. учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками их комплектования.

Кроме собственно архивных документов, в состав государственных информационных ресурсов Архивного фонда РФ входят свыше 4,4 млн. ед.хр. различных видов печатной продукции, а также более 800 справочных изделий 1,4 млн. описей и 67 млн. карточек, содержащих информацию о регистрации, государственном учете, составе и содержании документов Архивного фонда РФ.

Российские и зарубежные архивы в последние десятилетия  активно используют в своей многообразной деятельности новые информационные технологии. В государственных и муниципальных архивах РФ ведутся свыше 700 баз данных о составе и содержании документов. Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ) и Лотмановский институт русской и советской культуры (Германия) ещё в 1996г. подготовили и выпустили описания почти 3 тыс. фондов (свыше 15 млн. документов). Здесь же были помещены фотоснимки писателей, деятелей культуры и искусства. Пользовательский интерфейс создан на трёх языках: русском, английском и немецком. Наряду с полнотекстовым поиском предусмотрен также информационный поиск по фамилиям лиц, фондообразователями, номерам фондов¹⁴.

Архивный фонд РФ представляет собой поливидовой документный  комплекс. Его основу составляю документы на бумажных носителях (97%). Среди них наибольший объём занимает управленческая документация (78%). удельный вес документов по личному составу – 19%, научно – технической документации – 2% и документов личного происхождения – 1%. Кроме того, имеются все виды технотронных документов (фото-, кино-, фотодокументы, видеофонограммы, микроформы и т.п.). аудиовизуальная документация (около 5 млн. ед.хр.) хранится главным образом в специализированных архивах, в частности, в Российском государственном архиве кинофотодокументов (РГАКФД), созданном в 1926г. Наибольший удельный вес (87%) в составе аудиовизуальной документации составляют фотодокументы. На долю кинодокументов приходится 7%, фотодокументов – 5% и видеофонограмм – около 1%. ¹⁵Наиболее ранними фотодокументами РГАКФД являются семейные альбомы императора Александра II, относящиеся к 1855 – 1856гг.

Кроме государственных  архивов (некоторые из них носят названия Центов документации новейшей истории), государственная часть Архивного фонда РФ частично находится на хранении также в библиотеках, обычно в отделах рукописей. Наиболее крупные отделы такого рода имеются в составе Библиотеки Академии Наук, Российской национальной библиотеки, Российской государственной библиотеки (476 тыс. ед.хр. в середине 1990-х гг.), в ряде вузовских библиотек. Отделы рукописей содержат документы писателей, художников, деятелей науки и т.д. Подобная практика хранения документов присуща и другим странам. А примеру, в Библиотеке конгресса США имеется около 2 млн. ед. хр. На многих языках мира (свыше 36 мл. рукописей). В Британской библиотеке – 200 тыс. единиц хранения¹⁶.

Документы государственной  части Архивного фонда РФ хранятся также в государственных и муниципальных музеях, учреждениях системы Российской академии наук, имеющих отделы рукописей.

Особая роль в формировании и хранении документных ресурсов страны принадлежит архивам силовых  ведомств (Министерству обороны, МВД, ФСБ), а также Российской академии наук, Министерству иностранных дел, осуществляющих так называемое депозитарное хранение. В отличие от других учреждений, они хранят не только документальные, но и архивные фонды, в том числе и фонды всех подведомственных структур. Доступ к значительной части ресурсов ограничен. В настоящее время в ведомственных архивах, имеющих право депозитарного хранения, сосредоточено свыше 338,7 млн. Ед. хр. Из них в архиве Министерство обороны находится около 70 млн. ед. хр., в архиве МВД – около 4 млн. дел.

5.ДОКУМЕНТНЫЕ РЕСУРСЫ БИБЛИОТЕК И МУЗЕЕВ

В отличие от архивных ресурсов фонды библиотек (термин «библиотека» от греч. Biblion – книга и theke – хранилище) формируются преимущественно из неаутентичных, прошедших процедуру обнародования (опубликование, издания) документов.

Возникновение библиотек  относится ко времени появления  письменности. Уже шесть тысяч лет назад существовали библиотеки в Древнем Шумере, в которых находились клинописные глиняные таблички. Мощный импульс в своём развитии библиотечные документные комплексы получили после изобретения книгопечатания.

Ресурсы библиотек играют важнейшую роль в обеспечении  общественных потребностей в информации. Они во многом определяют уровень развития той или иной страны и в этом качестве имеют стратегическое значение.

По экспертным оценкам, в нашей стране насчитывается  около 150 тыс. библиотек с совокупным фондом около 2000 млн. ед. хр. В среднем  по Российской Федерации одна библиотека приходится на тысячу жителей.

В основе организации информационных ресурсов библиотек лежат два главных принципа – отраслевой и территориальный. 

Библиотечная сеть страны включает:

• публичные (общедоступные) библиотеки федеральных, региональных, муниципальных органов. В частности, в субъектах РФ действуют 282 центральные и 49 тыс. муниципальных библиотек;
• систему научно – технических библиотек;
• информационно – технических библиотек;
• информационно – библиотечную систему Российской академии наук (375 библиотек);
• библиотечную сеть вузов России. В сфере образования основой всей системы информационных ресурсов традиционно являлись библиотеки, имеющиеся в каждом из российских вузов, с общим фондом свыше 300 млн. ед. хр. В частности, Научная библиотека Томского государственного университета содержит фонды, насчитывающие свыше 3,7 млн. экземпляров изданий разных видов, ежегодно обслуживая до 500 тыс. читателей;
• сеть медицинских библиотек (1500);
• сеть сельскохозяйственных библиотек;
• другие системы (профсоюзные, школьные, армейские, пенитенциарных учреждений и др.).

Самые крупные национальные библиотеки в нашей стране – Российская государственная в Москве с фондом в 42 млн. ед. хр. и Российская национальная в Санкт – Петербурге (32 млн.). Крупнейшей в мире является Библиотека конгресса США – почти 120 млн. ед. хр. более чем на 460 языках, в том числе около 18 млн. книг; длина полок – свыше 500 миль. Некоторые ведущие российские библиотеки выполняют также функции архивов печати, получая обязательные экземпляры выходящих в стране изданий. В частности, Российская государственная библиотека формирует такой фонд с 1934 г. В нём представлены книги, начиная с 1801 года издания¹⁷.

В большинстве организаций, учреждений, предприятий имеются  собственные библиотеки, функционирующие на правах их структурных подразделений и являющиеся, таким образом, составной частью соответствующих документальных фондов. Нередко  такие библиотеки аккумулируются весьма значительные документные ресурсы. К примеру, в научной библиотеке Государственного архива РФ имеется свыше 500 тыс. экземпляров, книг, брошюр, плакатов, газет и журналов.

С появлением технотронных документов многие библиотеки мира, прежде всего американские, стали комплектовать свои фонды наряду с книгами, журналами и газетами также грампластинками, кинолентами, микрофишами, компакт - дисками и т.п. В частности, к началу 1990-х гг. в Библиотеке Конгресса США имелось 80 тыс. кинофильмов, 50 тыс. телевизионных программ, свыше 1 млн. звуковых записей, около 7 млн. микрофильмов, 12 млн. фотографий.

В последней четверти XX столетия начался интенсивный процесс информатизации библиотек. В них активно создаются электронные каталоги, другие базы данных. В частности, более чем по миллиону записей содержат базы данных, созданные в Российской национальной библиотеке, Российской государственной библиотеке и некоторых других. На CD – ROM издана Российская национальная библиография, включающая 850 тыс. записей обо всех изданных в СССР и в России с 1980 по 1995 гг. книгах, а также базу данных диссертаций (60 тыс. записей)¹⁸.

Кроме библиотек, определенная часть документных ресурсов находится в музейных фондах, составляя их часть, наравне с другими музейными предметами. Некоторые исследователи относят к числу документов и сами эти предметы, существенно расширяя тем самым границы документных ресурсов музеев. Одним из первых такой подход продемонстрировал еще Поль Отле более ста лет назад. В результате сторонники широкого толкования понятия документа включают в состав документных ресурсов практически весь Музейный фонд РФ, насчитывающие в настоящее время более 40 млн. движимых памятников истории и культуры, находящихся в ведении 1,6 тыс. музеев, не считая ведомственных¹⁹.