Комплексы документов. Документные ресурсы

Документальный фонд содержит, как правило, оперативную информацию. Однако следует, имеет ввиду, что оперативное бытование документов состоит из двух фаз. Первой является фаза собственного оперативного бытования документов, на протяжение которой они находятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, организации предприятия. Затем значительная часть документов переход во вторую фазу, попадая на хранение в архив учреждения. С этого момента их оперативное бытование протекает уже в качестве архивных документов. Архивную фазу оперативного бытования проходят, к примеру, правовые документы – законы, книги записи актов гражданского состояния, договоры и т.д.

Для архивной фазы оперативного бытования характерна большая, по сравнению  с доархивной фазой, степень упорядоченности  документов. Во – первых, в этой фазе документ обретает физические, логические и иные связи с другими документами и, во – вторых, получает возможность адресного поиска в случае необходимости продолжения реализации тех функций, которыми документ был изначально наделен⁷.

В архивах учреждений, организаций, предприятий находятся  значительные объемы документированной информации. К примеру, в Томской области в каждом из ведомственных архивов содержится в среднем около 1000 ед.хр.

Многочисленные документы, которые создаются в результате деятельности организаций, учреждений, предприятий, а также физических лиц, нуждаются в упорядочении, систематизации. Для удобства пользования они объединяются в группы – первичные комплексны документов.

Основными видами первичных  комплексов документов на бумажном носителе являются:

• дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дело может состоять из одного документа;
• досье – (фр.dossier – дело, бумаги) – также совокупность документов, относящихся к какому – либо вопросу;
• сборник – первичный комплекс документов нескольких видов, авторов, дат, объединённых одной темой;
• переписка – группа документов, содержащих корреспонденцию.

В архивном деле первичные  комплексы обозначаются термином « единица хранения архивных документов» (ед.хр.).

Основу информационных ресурсов предприятий, учреждений и организаций, наряду с традиционными справочно - информационными фондами, всё в большем объёме составляют электронные массивы информации. Уже к концу 1990-х гг. такого рода массивы имели 60% предприятий гражданских отраслей промышленности, 70% предприятий оборонного комплекса и 47% предприятий агропромышленного комплекса⁸.

Электронные информационные ресурсы, создаваемые различными предприятиями, учреждениями и организациями, непосредственно связаны с осуществлением их основной деятельности и управления, называют встроенными информационными ресурсами. Они представлены банками и базами данных, информационными файлами различных автоматизированных систем (например, автоматизированные обучающие системы в учреждениях сферы образования) и т.д. Встроенные информационные ресурсы используются главным образом внутри отдельных организаций. Однако многие из них могут служить источником информации для других организаций, учреждений, предприятий.

Электронные базы данных представляют собой совокупность взаимосвязанных и структурированных данных на  машиночитаемых носителях, обработка, поиск и хранение которых осуществляется с помощью ЭВМ.

Широкое распространение баз данных обусловлена целым рядом их достоинств. Во – первых, доступность и быстрота нахождения необходимой информации. При этом географическое расположение пользователя не имеет значения. Он может находиться и непосредственно у компьютера, где хранится информация, и на отдалении в тысячи километров. Во – вторых, автоматизированной базой данных, включая одни и те же записи, могут одновременно пользоваться многие потребители. В – третьих, базу данных можно регулярно пополнять, обновлять. В – четвертых, база данных дает возможность производить тематический поиск необходимой информации по заданным ключевым словам, что существенно экономии силы и время потребителя.

Документированная информация в электронной базе данных хранится на магнитных и оптических дисках.

Будучи владельцами  баз данных, учреждения, организации, предприятия, фирмы  определяют правила  или условия доступа к информации пользователей, сроки обновления информации, длительность хранения, возможности поиска. Эти требования соблюдаются с помощью специального программного обеспечения – систем управления базами данных (СУБД). Руководство электронной базой данных осуществляет системный администратор с необходимым персоналом.

Базы данных классифицируются по нескольким основаниям. По характеру обрабатываемой информации различают:

• документографические (или документальные) базы данных - представляют собой агрегированные материалы первичных документов. Делятся, в свою очередь, на полнотекстовые, библиографические и реферативные;
• фактографические – в качестве основного структурного элемента содержат факт, как некоторый элемент содержательной информации.

По назначению содержащейся информации могут быть:

• электронные базы данных деловой информации (социальной, финансовой, коммерческой и др.);
• базы данных информации для специалистов (научно-технической, экономической, правоохранительной, конструкторской и др.);
• базы данных массовой информации (общественно - политической, библиотечно – библиографической, учебной и др.).

По способу доступа  базы данных делятся на:

• размещенные на хостах (доступные через сети);
• тиражируемые в коммуникативных форматах;
• тиражируемые с программными средствами (включая CD – ROM);
• локальные.

В нашей стране ведется  электронный каталог Государственного регистра баз и банков данных, на основе которого ежегодно печатается каталог «Базы данных России».

Количество баз данных постоянно растет. Если в 1998 г. в Российской федерации было зарегистрировано 3093 базы и банка данных, то в 202г. –  уже 7742. В настоящее время владельцами  баз данных являются организации и предприятия практически всех министерств и ведомств.

В соответствии с российским законодательством базы данных охраняются как интеллектуальная собственность, как объект авторского права.

Таким образом, документные  фонды учреждений, организаций, предприятий сосредоточены в их структурных подразделениях и архивах. Эти фонды состоят из документов с различными сроками хранения и не имеют постоянного состава. Документальны фонды подвижны. С одной стороны, они непрерывно пополняются за счёт создания новой документированной информации. С другой стороны, эти фонды периодически утрачиваю часть своего содержимого, поскольку документы временных сроков хранения по мере минования в них оперативной надобности уничтожаются, а наиболее ценная часть документов передаётся на постоянное хранение в государственные архивы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТНЫЕ РЕСУРСЫ

 

Совокупность документов, образующихся и накапливающихся  в процессе деятельности отдельного физического лица, также представляет собой документальный фонд. Но подобного рода комплексы документов относятся к персональным документным ресурсам. Их разновидностями выступают фамильные ресурсы (в случае, если документы принадлежат двум и более поколениям) и семейные (если эти документы членов семьи).

У каждого гражданина имеется, как правило, от нескольких сотен до нескольких тысяч единиц, различной документации – книг, журналов, газет, фотографий, фоно – и видеозаписей и т.п. Среди них важное место занимают документы личного происхождения – «созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей»⁹.

В совокупности в целом  по России персональные документные  ресурсы представляют собой многомиллиардный массив. По оценочным данным, эти  ресурсы по своему объёму составляют основную часть национальных информационных ресурсов – до 90% всех опубликованных документов. Они удовлетворяют до 80% информационных запросов населения.

В России интерес к  собиранию предметов искусства, древностей, книг, рукописей, составляющих основу домашних музеев и библиотек, наиболее ярко проявился, начиная с XVIII века. В результате сформировались богатейшие собрания графов Шереметьевых, графа Уварова, библиотека Воронцовых и других. Дворянским собраниям документов изначально был присущ комплексный характер. К примеру, В.Г. Орлов имел библиотеку, старопечатные редкие книги, карты, рисунки, рукописи (автографы ученых и писателей), часть семейного архива; гравюры; фамильные портреты; картины иностранных художников и т.д. Горчаковы собирали картины, гравюры, фарфор, книги; Барятиские - альбомы, гравюры, картины, фарфор, бронзу, терракоту, книги, акварели, гобелены, семейный архив. Граф Н.П. Румянцев располагал комплексом, в состав которого входили библиотека печатных и рукописных книг и ландкарт, картины и скульптуры, этнографическое собрание, гербарий, минералогический кабинет, собрание редкостей¹⁰.

В настоящее  время  персональные документальные ресурсы  также представлены разнородными по своему происхождению и разнообразными по составу видами и разновидностями документов, причём видовое разнообразие документов в них даже шире, чем в общественных информационных ресурсах. Однако в отличие от общественных персональные документные ресурсы формируются, как правило, стихийно, поэтому они обычно плохо упорядочены.

В состав персональных документных  ресурсов входят прежде всего архивы. Они чрезвычайно разнообразны и включают множество видов документов, начиная от детских рисунков, писем, фотографий и заканчивая документами, удостоверяющими личность. Особенно значительными являются личные архивы лиц, занимающихся творческим трудом. По оценке Ю.Н. Столярова, в личном архиве почти каждого человека накапливается до ста одних только наименований документов. Многие из них могут представлять не только личный, но и общественный интерес, а потом нередко принимаются на государственное хранение в архивы, музеи, библиотеки.

Значительное место  в персональных документных ресурсах занимают личные библиотеки, представляющие собой собрания произведений печати, насчитывающие 50 экземпляров, при условии систематического их пополнения. Кроме книг, в состав таких собраний печатных документов могут входить журналы, газеты, журнальные и газетные вырезки, видео -, аудиозаписи и т.п.

Личные библиотеки забирают едва ли не основную часть тиражей выпускаемых изданий и достигают порой весьма внушительных размеров. К примеру, библиотека А.П. Бахрушина содержала около 25 тыс.книг. В конце советского периода 97% семей в нашей стране имели собственные книжные собрания, причём более половины из них насчитывали от 500 до 2 тыс. экземпляров¹¹. Всего же в мире на середину 1990 – х гг. в личных собраниях находилось 40 млрд. экземпляров книг, тогда как в государственных библиотеках – лишь около 5 млрд. В перспективе, по мнению учёных, личные библиотеки будут играть ещё более значимую роль.

Составной частью многих персональных документных ресурсов являются коллекции – систематизированные  собрания каких – либо документов. К числу наиболее распространенных видов документов, которые становятся объектами коллекционирования, относятся книги, аудиозаписи, почтовые марки. К примеру, собиранием марок в мире занимаются около 300 млн. человек. Наиболее состоятельные люди имеют возможность коллекционировать произведение живописи. В частности, в России богатые коллекции картин, рисунков имели в своё время граф Н.П. Румянцев, С.И. Мамонтов, К.Т. Солдатенков и другие.

Персональные документные  ресурсы, как и документальные фонды  предприятий, учреждений, организаций, подвижны. Они тоже постоянно пополняются и одновременно утрачивают часть документированной информации, которая уничтожается за минованием надобности. Однако небольшая, наиболее ценная часть персональных документных ресурсов передаются на постоянное хранение в государственные архивы, библиотеки, музеи. Например, в фонде Российской государственной библиотеки имеется свыше 60 крупных бывших личных собраний. Среди них находится, в частности, ставшая первой основой этой библиотеки коллекция манускриптов древних книг, монет, произведений искусства, других ценнейших документов из различных стран, собранная в начале XIX века государственным канцлером графом Н.П. Румянцевым. Основой Научной библиотеки Томского государственного университета послужили книжные собрания графа А.Г. Строганова, академика А.В. Никитенко, президента Академии наук Ф.П. Литке, поэта В.А. Жуковского и других¹².

4.АРХИВНЫЕ КОМПЛЕКСЫ

 

Естественным продолжением всего учреждения, организации, предприятия, а в ряде случаев – их самостоятельными структурными подразделениями, отдельными от текущего делопроизводства, являются архивы (от лат. archivum). Согласно стандартизованному определению, архив- это «организация или её структурное подразделение, осуществляющее приём и хранение архивных документов с целью использования». Однако термином «архив» обозначается также и совокупность архивных документов (рукописей, писем, фотографий и т.д.), в том числе какого – либо отдельного лица.