Контрольная работа "Основы делопроизводства"

 │              │            │    фиксирующих факты,    │левее подписи, │

 │              │            │ связанные с финансовыми  │ с частичным   │

 │              │            │  средствами, а также на  │ перекрытием   │

 │              │            │   иных документах, для   │личной подписи │

 │              │            │    которых требуется     │  или поверх   │

 │              │            │    заверение подписи     │ отметки М.П.  │

 │              │            │                          │(место печати) │

 ├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

 │  Отметка о   │     26     │   Указываются "Верно",   │     При       │

 │  заверении   │            │должность, личная подпись │необходимости  │

 │    копии     │            │ лица, заверившего копию, │  заверяется   │

 │              │            │расшифровка подписи, дата │   печатью     │

 │              │            │        заверения         │ организации.  │

 │              │            │                          │ Ксерокопии,   │

 │              │            │                          │  содержащие   │

 │              │            │                          │ изображение   │

 │              │            │                          │оттиска печати │

 │              │            │                          │ организации,  │

 │              │            │                          │   повторно    │

 │              │            │                          │  печатью не   │

 │              │            │                          │  заверяются   │

 ├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

 │  Отметка об  │     27     │  Указываются инициалы и  │Располагается  │

 │ исполнителе  │            │фамилия исполнителя, номер│в левом нижнем │

 │              │            │       его телефона       │ углу лицевой  │

 │              │            │                          │или оборотной  │

 │              │            │                          │   стороны     │

 │              │            │                          │  последнего   │

 │              │            │                          │    листа      │

 │              │            │                          │  документа    │

 ├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

 │  Отметка об  │     28     │Указываются ссылка на дату│  Отметка об   │

 │  исполнении  │            │    и номер документа,    │  исполнении   │

 │ документа и  │            │  свидетельствующего об   │  документа    │

 │ направлении  │            │ исполнении, либо отметка │  может быть   │

 │  его в дело  │            │"В дело такое-то", личная │  подписана    │

 │              │            │подпись исполнителя и дата│руководителем  │

 │              │            │        исполнения        │подразделения, │

 │              │            │                          │  в котором    │

 │              │            │                          │   исполнен    │

 │              │            │                          │   документ    │

 ├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

 │  Отметка о   │     29     │  Указываются порядковый  │В необходимых  │

 │ поступлении  │            │ номер и дата поступления │случаях также  │

 │ документа в  │            │        документа         │ указываются   │

 │ организацию  │            │                          │часы и минуты  │

 │              │            │                          │ поступления   │

 │              │            │                          │  документа    │

 ├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

 │Идентификатор │     30     │ Указываются наименование │Проставляется  │

 │ электронной  │            │   файла, дата и другие   │в левом нижнем │

 │    копии     │            │ данные, необходимые для  │     углу      │

 │  документа   │            │     поиска документа     │(колонтитуле)  │

 │              │            │                          │каждого листа  │

 │              │            │                          │  документа    │

 └──────────────┴────────────┴──────────────────────────┴───────────────┘

 

 Отметим, что использование реквизитов для оформления управленческих документов следует осуществлять избирательно, исходя из целесообразности и с учетом вида служебного документа. Например, бланк письма, в зависимости от учредительных документов организации, включает реквизиты 01 (02 или 03), 04-06, 08, 09, а при необходимости - ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11-15 и 17-20. Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14, а при необходимости - и ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11-13, 18 и 19 (см. пп. 4.7 ГОСТа Р6.30-2003). Схемы расположения реквизитов на угловом и продольном бланках представлены соответственно на рис. 1 и 2.

Рис. 1. - Схема расположения реквизитов на угловом бланке формата А4 (соответствует Приложению А к ГОСТу Р6.30-2003)

 

 Рис. 2 - Схема расположения реквизитов на продольном бланке формата А4 (соответствует Приложению А к ГОСТУ Р6.30-2003)

 

 

2 Международные письма

 

В последнее  время заметно увеличился объем  международной переписки предприятий  и организаций. В каждой стране письма оформляются в соответствии с  установленными в данной стране правилами. Стиль текстов писем приближен  к формально-логическому.

Стандарты международной организации стандартизации (ИСО) по оформлению переписки

Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков.

Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей  в состоянии прочитать письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.

При подготовке международных служебных писем  необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации — ИСО (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.

Терминологию  в области документации на международном  уровне регламентируют стандарты ИСО  серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1: 1983, ИСО 5127-2: 1983, ИСО 5127-3: 1988 и  др.).

Стандартами ИСО определены общие правила  подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены:

1) форматы  бумаги, используемой для документов (ИСО 216: 1975);

2) межстрочные  интервалы и шаг письма (ИСО  4882: 1979);

3) формуляр-образец  и конструкционная сетка для  создания бланков и основные  требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990).

Реквизиты международных писем:

1. Сведения  об отправителе: наименование  организации, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и т. д.

2. Ссылка  на индексы отправителя.

3. Дата.

4. Внутренний  адрес (включающий наименование  получателя письма и его почтовый  адрес).

5. Указание  на конкретное лицо "К сведению".

6. Вступительное  обращение.

7. Заголовок.

8. Основной  текст.

9. Заключительная  формула вежливости.

10. Подпись.

11. Указание  на приложение.

12. Указание  на рассылку копий данного  письма.

При построении бланков международных писем  исходный интервал между строками рекомендуется  делать равным 4,233 мм, исходный горизонтальный шаг письма — 2,54 мм. По вертикали  текстовая область разделяется  на графы, по горизонтали — на колонки. Текстовая область документа  форма A4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72 х 2, 54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.

Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителей документа (issuer field), поле ссылок (reference field) и поле адреса (address field).

Поле  адреса стандартами ИСО предназначено  для указания одного или двух адресатов, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003) предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.

В международных  письмах адрес на бланке размещают  в соответствии с ИСО 11180: 1993.

Поле  ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др.

На поле сведений об отправителе документа  указывается его наименование, при  необходимости — подразделение  или лицо, имеющее отношение к  документу.

Дополнительные  сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телеграфный  адрес и т. д.), которые нельзя поместить  в соответствующем поле, могут  быть размещены в нижней части бланка. В российском письме в соответствии с нашим ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения помещаются только в верхней части бланка.

Реквизиты международного письма

Письма, используемые в практике общения  зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты:

1) сведения  об отправителе (Issuer Field) — наименование  организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, телефакса и т. д.;

2) ссылки  на индексы отправителя (Reference Line);

3) дату (date);

4) "внутренний  адрес" (Inside Address), включающий наименование получателя письма (лицо, организация) и его почтовый адрес;

5) указание  на конкретное лицо "К сведению" (Attention Line);

6) вступительное  обращение (Salution);

7) заголовок  к тексту (Subject Line);

8) основной текст письма (Body of the Letter);

9) заключительная  формула вежливости (Complementary close);

10) подпись  (Signature);

11) указание  на приложение (Enclosure);

12) указание  на рассылку копий данного  документа (CCNotation).

Сведения  об отправителе. На бланке письма организации  указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности. Например, фирма BRM, занимающаяся совершенствованием работы с деловой документацией, указывает на бланке: "Хранение и управление информационными потоками".

Ссылки  на индексы отправителя. В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки — цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например: 453/12, где 453 — порядковый номер письма, а 12 — номер дела.

Ссылка  может иметь такой вид:

-  In your please refer to EL/КД/15621) (В Вашем ответе  просим ссылаться на EL/КД/15621);

- Kindly mention Ex 16/1716 in your reply (Просим упомянуть  Ex 16/1716 в Вашем ответе).

Дата  письма проставляется обычно в верхней  правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при  цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601: 1898 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2000.04.01.

Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 06.07.2000 в Великобритании будет восприниматься как 6 июля 2000 г., а в США — как 7 июня 2000 г.

Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. Например: 10 June 2000 (10 июня 2000).

К традиционным британским способам относятся следующие  варианты оформления даты: 20 Feb. 2003; 20 February 2003. В американской традиции принята иная последовательность элементов даты: February 20, 2003. Названия месяцев на английском языке пишутся с заглавной буквы.