Контрольная работа "Основы делопроизводства"

Адресат (внутренний адрес). Почтовый адрес  должен быть написан компактно, без  промежутков между буквами и  без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Строки  адреса должны быть выровнены с левой  стороны.

Количество  знаков в строке в почтовом адресе не должно превышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.

Для написания  полного почтового адреса частных  лиц используются следующие элементы:

1) наименование  адресата (указание семейного положения  или титула лица). Например: мистер, мисс, миссис. Его Святейшество, Его  Превосходительство, Ее Величество;

2) имя  (имена), фамилия, приставка к имени:

• имена (прозвища, особенные имена) в сочетании  с фамилией для различения лиц  в семье (например, Джон, Майкл, Дуди, Милли);

• фамилия  семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи (например, Райдер, Смит, Чизмен);

• приставка  к имени, например, старший, младший;

3) занятие,  функция, по адресу (через):

• определенное занятие (например, инженер, судья, нотариус);

• по адресу (через) — указывается связь с  другим лицом или учреждением (например, по адресу Эйси Браун Бовери; по адресу семьи Смит);

4) пункт  доставки:

• вид  улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь  и т. д.);

• название улицы (например. Станционная авеню; Станционная улица, Станционная площадь, станция Виктория, станция Лайм-стрит);

• идентификационный  номер на улице; номер подъезда или  здания, этажа и квартиры (например, 21/301, подъезд № 27, 4-й этаж, квартира № 7);

• название дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию, кварталу, башне, комплексу и т. д.;

• название села, местечка, деревни, квартала, региона (Ткхилл, Доклендз, Ерлхэм, Кэдмсн, Сохо);

• почтовый ящик и номер (для обладателя ящика);

• общая  доставка;

5) почтовый  код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку:

• почтовый код, который обычно используется для  итоговой сортировки местным или  региональным узлом доставки. К этим кодам могут добавляться другие цифры или буквы (например, 750 15; ВН2 120);

• номер  почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и/или букв, указывающих  маршрут для направления почты  к месту назначения (например, 67 —  дорога Беллинзона Аироло; К1А —  отправка на сортировочный участок);

• название учреждения доставки, название учреждения, ответственного за доставку почтового отправления адресату в место назначения (например, Берн 31 (почтовый ящик));

6) название  территории или провинции и/или  название страны:

• название региона, графства, района, кантона  и т. д. (например, Техас, Йоркшир, Уэльс);

• название страны назначения (например, Швейцария, Франция, Великобритания, США).

Ниже  приведены примеры написания  адресов частных лиц:

Mr. Walter EGGERS

3040 Idaho Ave NW Apt#621

WASHINGTON D.C. 20016

USA

MR. Adam SIMPERINGHAM 37 Franklin Road Frecmans Bay AUCKLAND NEW ZEALSND

Для написания  полного почтового адреса юридических  лиц используются следующие элементы:

1) название  организации (например. Nestle Ltd; Kodak Ltd; UNESCO);

2) указание  на род деятельности или изделия  (например, фирма по гражданскому строительству, общая трастовая компания, продажа семян);

3) название  отдела или подразделения организации  (например, отдел внешней торговли, отдел цветных металлов, общий  отдел);

4) пункт  доставки;

5) почтовый  код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

6) название  территории или провинции и/или  название страны. Последние три элемента при написании адреса юридического лица указываются так же, как при написании адреса частного лица. Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее название, затем почтовый адрес. Например:

Continental Supply Company 3 12 Sixth Avenue New York, N.Y. 11011 USA

Если  письмо адресуется должностному лицу, то сначала указывают его фамилию, должность, строкой ниже — название фирмы, затем — почтовый адрес. Например:

Mr. G.H.Black, Chairman,

A.Smith and Ch., Ltd.

London SWL 75 С

England

Если  адресат — мужчина, то перед его  фамилией ставят сокращенное слово Mr. — от Mister (господин). В Великобритании вместо этого слова нередко употребляют сокращение Esq. (эсквайр), которое ставится после фамилии. Например:

E.F.Whitc, Esq.

Перед фамилией следует указывать имя или  инициалы. Например:

Mr. Harold Brown Mr. A.White

Если  адресат — женщина, то перед фамилией ставится сокращенное слово Mrs. — от Mistress ("госпожа") или слово Miss, если женщина не замужем. Например:

Mrs. RosaJfnda Jones Miss G.Black

Имя и  фамилию лица при адресовании  рекомендуется писать так же, как  они даны в подписи на поступившем  документе: если имя в подписи  указано полностью, то и при адресовании  оно должно быть дано полностью, если в подписи стоят только инициалы, то и при адресовании нужно указывать только инициалы. В отличие от русского языка в английском инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.

Нередко после фамилии должностного лица сокращенно (заглавными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или ордена. Например:

E.F. Jons, DM (Doctor of Medicine—доктор медицинских  наук)

A.B. Smith, M.P. (Member of Parliament — член парламента) G.H. Dlack, K.C.V.O. (Knight Commander of the Victorian Order — кавалер  ордена Королевы Виктории).

Указание  должности без фамилии лица, ее занимающего, возможно лишь тогда, когда эта должность является единственной в организации, указанной в адресате (Chairman — председатель, President — президент, председатель, Managing Director — директор-распорядитель, Secretary — секретарь. Chief Accountant — главный бухгалтер). В этом случае перед названием должности ставится артикль the (The Chairman, The Secretary и т. д.).

Если  же известны и фамилия, и должность  адресата, то они указываются следующим  образом:

R.S. Jones, P.C. Джонсу,

Chairman, A. Smith & Co., Ltd председателю компании "А. Смит энд Ко. Лимитед"

Артикль перед названием должности в  таких случаях не употребляется.

При написании  почтового адреса принята такая  последовательность элементов: номер дома, название улицы, название города и индекс, название страны. Например:

"Индастриал  Хаус" 34—41

Крейгроуд Болтон БЛ4 8ТФ ВЕЛИКОБРИТАНИЯ

Слова Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной  буквы.

Если  письмо направляется в США, то после  названия города дается название штата, часто сокращенное. При адресовании  писем в Великобританию может быть указано графство.

Указание  на конкретное лицо "К сведению". Альтернативой включения имени  и должности получателя в реквизит "адрес" является внесение их в графу "К сведению". Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка — указание на конкретное лицо — помещается отдельной строкой под адресом. Например:

Attention: Mr. P.Cooper

или

Attention of: P.Cooper

или

For the Attention of Mr. P.Cooper

Вместо  фамилии лица может быть указана  должность или название отдела, в который направляется письмо. Например: Attention of the Sales Manager Attention — Sales Department

Вступительное обращение. В деловых письмах используются следующие обращения:

±"Уважаемые  господа" — к организации в  целом: Dear Sirs Gentlemen (в США)

• "Уважаемый  господин" — к мужчине, если неизвестно его имя:

Dear Sir

• "Уважаемая  госпожа" — к женщине, если неизвестно ее имя: Dear Madam

• "Уважаемый  г-н Смит" — к мужчине: Dear Mr. Smith

• "Уважаемая  г-жа Смит" — к замужней женщине: Dear Mrs. Smith

221

• "Уважаемая  г-жа Смит" — к незамужней женщине: Dear Miss Smith

• "Уважаемая  г-жа Смит" — к женщине, если неизвестно ее семейное положение:

Dear Ms. Smith

• "Дорогой  Джон" — к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу:

Dear John

Менее официально выглядят обращения "Уважаемый г-н  Джон" (Dear Mr. John) или "Уважаемый  г-н Джон Смит" (Dear Mr.-John Smith). Имя  и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

Заголовок к тексту письма включает краткое  его содержание.

Например: "О возобновлении поставок", "О заполнении договора".

Основной  текст письма. Текст большинства  писем состоит из трех частей. После  приветствия или обращения ("Уважаемый  г-н...") следует начало основного  текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т. д.

В первой части могут использоваться следующие  фразы:

...Мы  пишем, чтобы узнать (навести справки)  о... (... We are writing to inquire about...);

Мы пишем  в связи с... (We are writing in connection on with...); Мы интересуемся (заинтересованы) и  хотели бы узнать... (We are interested in... and we would like to know...) и т. п.

Предложение, содержащее основное сообщение, может  начинаться такими словами:

Мы хотим  сообщить... (We would advise...);

С удовольствием  сообщаю, что... (It is my pleasure...);

Имеем честь  сообщить Вам, что... (We bed to inform you that...) и т. п.

Просьба сообщить необходимую информацию начинается словами:

Сообщите, пожалуйста,... (Could you please tell me...);

Пожалуйста, сообщите... (Please let me know if...);

Я был  бы рад узнать... (I should be glad to know if...) и т. п.

Письмо-ответ  может начинаться с таких фраз:

Благодарю Вас за письмо от (дата)... (Thank you for your letter of (date)..), Мы получили Ваше письмо (дата)... (We have received your letter of (date)...) и т. п.

В деловой  переписке используются следующие  выражения благодарности и внимания:

Очень любезно  с Вашей стороны... (It is very kind of you to...);

Пишу, чтобы  поблагодарить Вас за... (I am writing to thank you very much indeed for...);

Позвольте воспользоваться случаем, чтобы  поблагодарить Вас... (May I take this opportunity of thanking you for...);

Благодарим  за Ваш большой вклад в... (Thank you for contributing so much to...);

Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь... (Please, accept me sincere (deep) appreciation for your help...) и т. п.

Извинения могут начинаться такими словами:

Мы должны извиниться за... (We must apologise for..;);

Мы извиняемся за... (We apologise for...);

Мы очень  огорчены из-за того, что... (We are extremely sorry for...);

Хочу  принести свои самые искренние извинения  за... (I wish to offer me sincere apologies for...) и т. п.

После изложения  основной причины письма, деталей  и подробностей приводятся заключительные фразы:

Буду ждать Ваш ответ... (I look forward to receiving your soon reply...);

С нетерпением жду ответа... (Looking forward to hearing from you...) и т. п.

В заключительной части может быть дана оценка приведенной в письме информации:

223

Надеюсь, что эта информация Вам поможет (I hope that this information will help you);

Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нужна более подробная информация (Please, do not hesitate to contact me if you need any further information) и т. п.

Заключительная  формула вежливости. В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения:

Yours faithfully

Yours truly

Yours very truly.

Указанные фразы можно перевести как "С  уважением", "Искрение Ваш", "Наилучшие пожелания".

В Англии наиболее распространенными сочетаниями  вступительного обращения и заключительной формулы вежливости являются следующие:

Dear Sirs/Sir/Madam Yours faithfully

Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith Yours sincerely

Dear John Best wishes.

В данных формулах заключительная фраза соответствует  началу письма. Эти же формулы часто используются в письмах российских организаций.

Подпись. В письмах иностранных корреспондентов  подпись размещается обычно под  заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность. Например:

Yours sincerely Mr. S Basuki Manager

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает  работник фирмы по поручению руководства. Например: For a. Smith and Co., Ltd D.Whith

Export Department

Перед подписью может стоять отметка "p.p." — "за", "от имени", или "Per pro" — "по доверенности" (от латинского выражения "per procura"). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.