Кітапхана ұжымының әлеуметгік-психологиялық сипаттамасы

3. Бақылаудың өрістеу принципі. Бір адам тиімді басшылық ете алатын бағынышты адамдар санын, яғни басқара алу нормасын дұрыс анықтау қажет.

4. Қызметтік нақты шектеу принципі. Әрбір өндірістік және қызметтік буынның айқын белгіленген жұмысы болуы, басқа бөлімшелердің қызметіне басшылықтың барлық деңгейінде араласпауы тиіс. Мұндай жағдай диалектикалық қызмет тұтастығы мен басқару құрылымы бөлімдерінің, бюроның және басқа да ұйымдық бөлімшелердің белгілі бір санының қалыптасуынан көрінеді.

5. Әрбір буын басқарушысы мен лауазымды адамның құқығын, міндеті мен жауапкершілігінін сәйкес келу принципі. Тек осындай сәйкестік қана қолайлы шешімді қабылдауға және жүзеге асыруға нақты жағдай жасайды.

6. Икемділік пен үнемділік принципі. Басқарудың ұйымдық құрылымы ішкі және сыртқы орта өзгерістерінің ең аз шығынымен сезінуі, яғни өз бетінше бейімделу қасиеті болу тиіс.

Жоғарыда аталған принциптермен қоса, басқару құрылымын жасауға ішкі және сыртқы факторлар да ықпал етеді.

Сонымен, өндірісті басқарудың ұйымдық құрылымы басқарудың барлық объективті қажетті қызметтеріне орындауды қамтамасыз етуі, кәсіпорынның немесе бірлестіктің өндірістік құрылымының талаптарына сай келуі, әрі өндіріс жағдайының өзгеруіне сәйкес даму мүмкіндігінің болуы; басқару сатысының ең аз, бірақ жеткілікті саны болуы, жеке қызметтердің орындалуының белгіленген сатыларға сәйкес келуі, басқару нормасына сай болуы; тиімді ақпарат байланыстарының талаптарына сай келуі, басқару ақпаратының өндірістік ұйым мақсатты құрылымының еңбек бөлінісі мен кооперациясына барынша сәйкес келуін қамтамасыз етуі.

Басшы ойлаған мақсатына тиімді жолмен жету үшін, ол жұмысты дұрыс үйлестіріп, адамдарға жүктелген міндетін орындата білуі тиіс. Өз шешімін жүзеге асыру үшін басшы мотивацияның негізгі принциптерін қолданады.

Мотивацияны басқару міндеттеріне жататыны — амалдар мен құралдар жиынтығы. Басқарушы мұны негіздеген мақсатқа жету үшін ішкі қозғаушы күшті (мотивтерді) пайдаланады.

Әр адамның мінез-құлық ерекшеліктерінің өзіндік себептері бар. Біреулер жұмысқа жанын сала кіріседі, ал екінші біреулер қасақана бас тартады. Мұндайда мінез-құлықтағы мүндай өзгешеліктердің себеп-салдарын іздестіру қажет.

Біреудің тапсырмасымен адамдардың қандай жағдайда жұмыс істеп жатқандығын басшы эрқашанда біліп отыруы тиіс. Кезінде адамдарды қорқытып-үркітіп құл ретінде жұмсаған болса, келе-келе оларға бас бостандығы берілген, ерікті түрде бағынатын, жұмысты өз қалауынша істейтін жұмысшылар қатарына қосылды. Адамдар неғүрлым ерікті болған сайын, оларды басқару күрделене түсті.

Мотивацияның мәнін, сондай-ақ концепциялары мен ықпалдарын айқындайтын толып жатқан зерттеулер бар.

"Менеджмент негіздері" кітабының  авторлары Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. мотивацияның мазмұндық және іс жүргізу теорияларын ажыратты.

Мотивацияның мазмұндық теориясы адамдарды көздеген мақсатқа орай әрекет етуге мәжбүр ететін іштей талаптануды (қажеттілікті) теңдестіруге негізделген. Бұл теорияның өкілдеріне А.Маслоу, Д.Маккеланд, Ф.Герберг және басқалар жатады.

Мотивацияның іс жүргізу (процессуалдық) теориясы біршама кейінірек пайда болған. Ол негізінен алғанда, бірінші кезекте адамдардың түсінігі мен танымын ескере отырып, олардың өздерін қалай ұстайтындығына негізделген. Мотивацияның бұл категориясына Портер Лоулердің үміттену теориясы (теория ожидания), әділдік теориясы және мотивация моделі жатады.

Жұртқа мәлім, адамдарда мұқтаждық қажеттілік туындайды. Адамдар нендей бір физиологиялық немесе психологиялық жетіспеушілікке тап болғанда, қажеттілікті сезінеді. Қажеттілік бірінші және екінші болып жіктеледі.

Бірінші қажеттілік өз табиғатында физиологиялық болып саналады және де, әдетте, тұрмыстан пайда болады. Бұған мысал ретінде тамаққа, суға, ауа жұтуға, ұйықтауға, жыныстық қарым-қатынас жасауға қажеттіліктер жатады.

Екінші қажеттіліктің табиғаты - психологиялық. Мәселен, табысқа жетуге, өзін құрметтеуіне, үйірсектікке, билік етуге, бір нәрсені қажетсінуге құштарлық.

Бірінші қажеттілік генетикалық негізде, ал екіншісі өмір тәжірибесі арқылы қаланады. Адамдарда тәжірибенің жинақталуы алуан түрлі болатындықтан, екінші қажеттіліктің біріншіден едәуір айырмашылығы болады. Қажеттілік әрекет етуге себепші болады. Адам қажеттілікті сезіне бастағанда, онда талаптану күйі сезіледі. Талаптану — бұл бір нәрсенің жетіспеушілігін сезіну, белгілі бір мақсат көздеу. Бұл мінез-құлықтағы қажеттілік көрінісі, әрі мақсатқа жету ниеті болып саналады. Осы тұрғыдан қарастырғандағы мақсат — бұл қажеттілікті қанағаттандырудың өзіндік әрекеті. Адам өз мақсатына жеткен кезде оның қажеттілігі не қанағаттанады, не қанағаттанбайтын болады. 1-схемада мінез-құлықтың осындай типі көрсетілген.

 

 

 

 

 

 

 

1-схема. Қажеттілік арқылы мінез-құлық мотивациясының моделі

 

Қойылған мақсатқа жеткеннен кейінгі қанағаттану дәрежесі адамның мінез-құлқына ықпал етеді. Адамдардың мінез-құлқында қанағаттану сезімін қайталау, керісінше жеткілікті қанағаттанбау сезіміне бой алдырмау байқалады. Бұл факт нәтиже заңы ретінде белгілі.

Менеджерлер адамдардың өз мінез-құлқы арқылы қажетін қанағаттандыруға, сөйтіп ұйым мақсатына жетуге мүмкіндік беретіндей жағдай туғызуы тиіс.

Адамдардың толып жатқан нақтылы қажеттіліктері және де адамның түсінігі бойынша сол қажеттілікті қанағаттандыратын мақсаты сондай-ақ осы мақсатқа жететін мінез-құлық типтері болады.

Мотивация үшін таңдаулы деген бір ғана әдіс болмайды, адамдардың біреуіне мотивацияның бір түрі тиімді болғанмен, екінішісіне түкке жарамауы мүмкін. Сонымен қоса ұйымның өзі де жеке бір адамға бейімделген мотивация теориясы іс жүзіне асыруды күрделендіре түседі. Жұмыстың өзара тәуелділігі, жекелеген адамдарда жұмыс нәтижесі туралы мәліметтердің жеткіліксіздігі, технологияның жетілдіруіне қызмет міндеттерінің жиі өзгеруі — осының барлығы мотивацияны күрделендіре түседі.

Мотивация проблемасы адамдардың тиімді жұмыс істеуіне ықпал ететін сыйлық берімен тікелей байланысты. Сыйлық беру — бұл адамдардың өзін құнды деп санайтын нәрсесі. Әр адам құндылықты өзінше бағалайтындықтан, берілген сыйлықты бағалауы да, оның салыстырмалы құндылығы да түрліше келеді. Мәселен, жүз долларлық банкнот толтырыла салынған чемодан көпшілік өркениетті үлт адамдары үшін өте құнды сыйлық болып саналады, ал Филиппиндегі Тасадей тайпасының қарапайым мүшелері үшін ондағы ақшадан гөрі чемодан ерекше құнды зат болуы мүмкін. Сол секілді біршама дәулетті адамдар үшін ірі сомадағы ақшадан гөрі бірнеше сағаттық достық қарым-қатынас әлдеқайда құндырақ.

Басшы сыйлық берудің ішкі және сыртқы екі типіне кездеседі.

Ішкі сыйлықты жұмыстың өзі береді. Мысалы, атқарылатын жұмыстың мазмүнды және мәнді нәтижесіне жету сезімі, өзін-өзі құрметтеу. Жұмыс барысында пайда болатын достық пен қарым-қатынас та ішкі сыйлыққа жатады. Ішкі сыйлықты қамтамасыз ету әдісі — тиісті жұмыс жағдайын жасау және мақсатты дәл қою.

Сыртқы сыйлықты ұйым береді. Сыртқы сыйлықтың мысалдары — еңбек ақы, қызметін жоғарылату, қызмет статусы мен мәртебенің рәмзі (символы), мадақтау және мақұлдау, сондай-ақ қосымша ақы төлеу (қосымшада демалыс беру, қызмет автомобилін пайдалану т.б.).

Мотивация мақсатында ішкі және сыртқы сыйлықты қандай жағдайда, әрі қандай пропорцияда қолдану қажеттілігін айқындау үшіе, жұмыскерлердің оны қаншалық қажетсінетіндігін әкімшілік анықтауы тиіс. Мотивацияның маңызды теориясының мақсаты да міне осында.

 

1.2 Кітапхананы басқару  процесінің мазмұны

Басқару процесінің ұғымы

Басқару — адамдардың кәсіптік қызметі. Бұл кізметін мән-мазмұнын айқындау үшін оның анықтамасын берейік. Басқару — бұл ұжымдағы адамдарға және жекелеген адамдарға, олардың бірлескен (еңбек) жұмыс процесінде мақсатты жүйелі ықпал ету.

Осы анықтамадан бірқатар қорытынды жасауға болады. Басқару ең алдымен, ықпал ету, демек мұның өзі сол әрекетке билік ету қажеттігін көрсетеді.

"Мақсаттылық" анықтамасы басқару  міндетін — ұжымның алдына қойған мақсатына жетуін қамтамасыз етуді көздейді. Оның үстіне мақсат қою да басқару міндеті.

"Жүйелік" анықтамасы дүркін-дүркін емес жүйелі, үздіксіз жүзеге асыру қажеттігін көрсетеді.

"Мақсаттылық" анықтамасы басқару  міндетін — ұжымның алдына қойған мақсатына жетуін қамтамасыз етуді көздейді. Оның үстіне мақсат қою да басқару міндеті.

"Жүйелік" анықтамасы дүркін-дүркін емес жүйелі, үздіксіз жүзеге асыру қажеттігін көрсетеді.

Әрекеттің осындай міндетті бірізділігін басқару процесі деп атайды. Әр түрлі деңгейде басқару процестерінің күрделілігіне және алуан түрлілігіне қарамастан, Д.Н.Бобрышев осы категорияға — басқару процесіне біршама жалпылама анықтама береді. Басқару процесі бұл шешімді шығаруды, қабылдауды қабылданған шешімінің орындалуы жөніндегі жұмыс барысын үйлестіруді, қабылданған шешімнің орындалу барысын бақылауды бірізділікпен жүзеге асыру (2-схема). Бұл анықталса басқару әрекетінің мазмұнын да ашады.

Басқару процестерін басқарудың көптеген жүйелері мен салаларында жүзеге асырады. Кәсіпорындар мен мекемелерде, кәсіпорындарды тасымалдау орындарында, т.б., яғни адамдар еңбек ететін ұжымның барлығында белгілі бір мақсатқа жету үшін басқару қызметі бірінші кезектегі міндет болып саналады. Басқару процесі мемлекеттік деңгейде де, шаруашылық ұйымында да бірдей жүргізіледі. Стратегиялық және жедел проблемаларды шешкен кезде ол бір мақсатты көздейді, әрине мұндай жағдайда көбінесе "стратегиялық басқару", "жедел басқару" секілді терминдерді пайдаланады. Бірақ мұнда басқару мазмұны өзгермейді.

Басқару циклді процесс ретінде қарастырылады, ол "басқару қызметі" деп аталатын басқару жұмысының нақты түрінен тұрады. Басқару қызметі - басқару жұмысының нақты түрі, оны жүзеге асыру үшін арнайы амалдар мен әдістер, сондай-ақ тиісті ұйымдық жұмыстар қолданылады.

Әрбір басқару қызметі процесс болып саналады, өйткені, бұлар да өзара байланысты әрекеттер сериясынан тұрады. Басқару қызметі барлық қызметтің жалпы жиынтығы. Басқару қызметіне ғылымның көптеген салаларында ғалымдар зор көңіл бөлді. Кезінде А.Файоль былайша тұжырымдаған болатын: "Басқару дегеніміз болжамдау және жоспарлау, ұйымдастыру, жарлық беру, үйлестіру және бақылау". Бұл қызмет басқарудың теориялық категориясы ретінде әдебиеттерде кеңінен пайдаланылады, бірақ біржақты емес.

Функция — көп мәнді термин. Философияды бұл екі объектінің (топтық) қарым-қатынасы, онда біреуінің өзгеруі екіншісінің өзгеруіне түрткі болады, социологияда — белгілі бір әлеуметтік институт немесе жеке әлеуметтік процесс жоғары деңгейдегі қоғамдық жүйенің қажетін орындайды.

Функция — бұл сонымен қоса әрекет, міндет жұмыс. Бұл мағынада функция ұғымы басқару қызметінің категориясын анықтаған кезде басқару теориясында, сондай-ақ олардың ұйымдастыру жүйесіндегі басқа қызметтерінде — өндірістік, әлеуметтік т.б. өзгешелігін көрсету үшін пайдаланылады.

Басқару қызметінің өзіндік өзгешелігі, ерекше мазмұны болады әрі дербес жүзеге асырылуы мүмкін. Оларды кез келген басқару саласындағы адамдар қызметіне теңдестіруге болады. Шындығында, кез-келген салада басқару үшін шешімді әзірлеу және қабылдау, оның орындалуын ұйымдастыру, оның орындалу барысын үйлестіру, орындалу нәтижесін бақылау және де осы деректердің негізінде келесі шешімді шығару және қабылдау қажет.

Басқарудың барлық қызметі бір-біріне тығыз байланысты, сонымен қоса, олар бір-бірімен сіңісіп кетеді. Жоғарыда атап көрсетілгендей, басқару қызметіне деген көзқарас және олардың жіктелуі алуан түрлі. "Менеджмент негіздері" кітабының авторлары М.Х,Мескон, М.Альберт, Ф.Хедоури басқару қызметінің елеулі түрлерін шағын категорияларға бөледі. Мұның өзін қазіргі барлық ұйымдарға қолдануға болады. Авторлардың пікірінше, басқару процесі олардың өзара байланысты қызметтерінен: жоспарлаудан, ұйымдастырудан, мотивация және бақылаудан тұрады.

Олар коммуникация және шешім қабылдау процестерімен байланысып біріккен. Олардың негізгі мазмұнын қарастыралық.

 

 

 

 

 

Басқару процесінің мазмұны

2-схема

 

 

 

 

 

 

 

 

Басқару функциясы (қызметі)

 

3-схема

Жоспарлау барлық басқару қызметінің ішіндегі елеулісі болып саналады.

Жоспарлау кәсіпорын мен бөлімшенің мақсатын таңдап алудан тұрады, сондай-ақ осы мақсатқа жету амалдарын қарастырады. Жоспарлау қызметі мынадай үш сұраққа жауап береді:

1. Біз қазір қандай жағдайда тұрмыз? Басшылар ұйымның қаржы, маркетинг, өндіріс, ғылыми зерттеу және іздестіру, еңбек ресурстары секілді маңызды салалардың күші және әлсіз жақтарын бағалай білуі тиіс. Мұның барлығы ұйымның қандай мүмкіндіктері барын анықтау мақсатында жүзеге асырылады.

2. Біз қайда бет алуымыз керек: Бәсеке, клиенттер, зандар, саяси факторлар, экономикалық жағдайлар, технология, жабдықтау, әлеуметтік және мәдени өзгерістер секілді сыртқы ұйымдардың мүмкіндіктері мен қауіп-қатерін сезіне отырып, басшы ұйымдастырудың мақсаты қандай болу керектігін және осы мақсатқа жетуде ұйымға не бөгет жасайтындығын анықтайды.