Кітапхана ұжымының әлеуметгік-психологиялық сипаттамасы

3. Біз мұны қалай істеуіміз  керек:

Басшылар жалпылама және нақты жағдайда ұйым мақсатын орындау тиіс.

Ұйымдағы жоспарлау екі себептің әсерінен туындайтын жеке бір жолғы құбылыс емес. Біріншіден, кейбір ұйымдар мақсатқа жеткеннен кейін өмір сүруін тоқтатады, өйткені олар бастапқы сол көздеген мақсаты үшін құрылады. Алайда, көпшілік ұйымдар өмір сүруін мүмкіндігінше ұзарта түседі. Сондықтан олар алғашқы мақсатын толық орындаған жағдайда өз мақсаттарын жаңадан айқындайды немесе өзгертеді.

Екінші себеп, мұнда жоспарлау үздіксіз жүзеге асырылуы тиіс — бұл болашақтағы тұрақты белгісіздік. Қоршаған ортадағы өзгерістің немесе тұжырымдаудағы қателіктің өсерінен, жоспарды жасаған кезде оқиға басшы ойлағандай болмауы мүмкін. Сондықтан жоспардың ақиқаттығына көз жеткізу үшін оны келісе отырып қайтадан қарап, пысықтап шығады.

Ұйымдастыру. Ұйымдастыру — демек нендей бір құрылым құру. Ұйым өзінің жоспарын орындау, сол арқылы мақсатына жету үшін конструкциялауға қажетті көптеген элементтер болады.

Ұйымда жұмысты адамдар істейтін болғандықтан ұйымдастырудың маңызды жағдайларының бірі — ұйым ішіндегі болып жатқан міндеттерді, соның ішінде басқару жұмысын кімдердің орындау керектігін анықтап алу. басшы адамды нақты жұмыстарға бөледі, жекелеген адамдарға тапсырмалар мен биліктер немесе ұйым ресурстарын пайдалану құқық беріледі. Мұның өзі олардың өз міндеттерін тиянақтап орындауына деген жауапкершілік жүктейді.

Мотивация. Егер кімде кім ұйымдағы нақты жұмысын орындамаса, онда тіптен ондағыдай жасалған жоспардың және ұйымның неғұрлым жетілдірілген құрылымының ешқандай мәні болмайды. Сондықтанда мотивацияның міндеті сол, ұйым мүшелері өздеріне бекітілген міндеттерді жоспарға сәйкес орындау.

Басшылар әрқашанда өз жұмыскерлерінің тапсырылған істі орындауын талап етеді, көп жағдайда орындатады. Көне уақыттарда бұл үшін дүре мен жазаны, кейбіреулеріне — сыйлық қолданды. XVIII ғасырдың аяғы мен XX ғасырдың соңына дейін қалыптасқан сенім бойынша, егер адамдардың еңбекақы табуға мүмкіндігі болса, онда олар жан аямай жұмыс істейді. Сондықтан да мотивация — "ақшалай тиісті ақы төлеу арқылы жұмыс істеу" — деген ұғым береді. Ғылыми басқару мектебі де мотивацияны осы тұрғыдан негіздейді.

Мінез-құлық ғылымы саласындағы зерттеулер таза экономикалық ықпалдың жеткіліксіз екендігін дәлелдеді. Басшылар мотивацияны, яғни іштей талаптанудың іске асуы үшін үнемі өзгеріп тұратын күрделі жиынтық қажеттіліктің нәтижесі деп түсінеді. Өз жұмыскерлерінің тиімді жұмыс істеуі үшін басшы бұларға ненің қажет екендігін анықтауы, әрі осы қажеттілігін жақсы жұмыс арқылы қанағаттандыруы тиіс.

Бақылау. Күтпеген жағдайға байланысты өзінің бастапқы басшы белгілеген бағытын өзгертуі мүмкін. Сондықтан да басшының міндеті, ұйымға елеулі зияны келмей тұрғанда алғашқы белгіленген жоспардың өзгеру себебін тауып анықтау болуы тиіс.

Басқарудың бастапқы пункті — басқаруды қалыптастыру және мақсатты таңдау болып саналады. Мақсаткерлік — басқару жүйесінің басты қасиетінің бірі. Басқару мақсаты — басқару жүйесі тапсырмасының еңбек әрекеті нәтижесінде орындалуы, оған көз жеткізу үшін басқару объектісінің жұмыс істеуі.

Басқару шешімдерін ойластыруда қолда бар ресурстар мен қоғамдық қажеттілікке негізделген мақсат ерекше маңызды рөл атқарады. Мақсатты айқын тұжырымдаудың психологиялық мәні де бар, өйткені мұның өзі ұжымның өз ісіне сенімділігін арттырады, өз жетістіктерін салыстыруға мүмкіндік береді, әрі кейбір мақсаттың орындалуынан қанағат алады. Мақсат неғұрлым биік, мэртебелі болса, эмоция да соғұрлым әсерлі, мұның өзі түптеп келгенде мақсатқа тезірек жетуге ықпал етеді. Жануарлар организміндегі барлық рефлекстерді қарастыра келіп И.П.Павлов былай деп жазады: мақсат рефлексінің маңызы ерекше зор, өйткені ол әрқайсымыздағы өмірлік энергияның негізгі нышаны.

Басшы ішкі тексеруді жүргізгеннен кейін жедел көңіл бөлу қажет ететін, қазірше қоя тұратын және арқа сүйеуге болатын орындарды анықтап, сол арқылы ортаның мүмкіндіктерін пайдаланады.

 

1.3 Кітапхананы жоспарлау және бақылау қызметі

 

Стратегиялық жоспарлау

Көп жылдан бері әскери басшылар стратегия терминін қолданып келеді. "Стратегия" гректің — "генерал өнері" деген сөзінен шыққан. "Стратегия" термині осы уақытқа дейін жарыс, бөсеке мағынасында қолданылып келгенмен, қазіргі кезде бұл атау кәсіпорын қызметінің жалпы концепциясын білдіреді.

Стратегия дегеніміз ұйымның міндетті ісін орындауды және мақсатына жетуді қамтамасыз ететін жан-жақты жоспар жиынтығы болып саналады.

Стратегиялық жоспарлау дегеніміз басшы қабылдаған әрекеттер мен шешімдер жиынтығы, сол арқылы ұйымның өз мақсатына жетуі үшін басшы арнайы стратегияны іздестіреді.

Стратегиялық жоспарлау басқару шешімін қабылдауға қажетті құрал болып саналады. Оның басты міндеті — ұйымдағы жаңадан енгізілгендерді жеткілікті дәрежеде қамтамасыз ету. Стратегиялық жоспарлау басқару қызметінің төрт түрін қамтиды: ресурстарды бөлу; сыртқы ортаға бейімделу; ішкі үйлестіру және ұйымдық стратегиялық болжалдау.

Стратегиялық жоспарлаудың өзіндік белгілер:

1. Стратегияны көпшілік жағдайда жоғарғы басшылар тұжырымдайды және жасайды, алайда оны жүзеге асыруға басқарудың барлық деңгейіндегілердің қатысуы көзделеді.

2. Стратегиялық жоспар жеке бір ұйымға ғана емес, бүкіл корпорацияның болашағы үшін жасалады.

3. Стратегиялық жоспар көлемді зерттеулерден және нақты деректермен негізделуі тиіс. Қазіргі әлемдегі бизнеспен тиімді бәсекелесу үшін фирма сапа, рынок, бәсеке және басқа да факторлар туралы толып жатқан ақпаратты ұдайы жинауы, әрі талдауы тиіс.

4. Стратегиялық жоспар фирманың айқындылығын, дербестілігін білдіреді, мұның өзі олардың белгілі бір жұмыскерлерді тартуына ықпал етеді.

5. Стратегиялық жоспарды жасағанда, ұзақ уақыт бойы тұтастығын сақтаумен қоса, қажет болған жағдайда жетілдіруді және қайта бағыттауды жүзеге асыратындай икемді болуы тиіс.

Жалпы стратегиялық жоспарды бағдарлама ретінде қарастыру қажет, сонда ұзақ уақыт бойы фирманың қызметін бағыттауға, әрі қажет болған жағдайда өзгертуге болады.

 

Стратегиялық жоспарлау моделі

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4-схема

 

Схемада ең елеулі басқару қызметтері келтірілген, сол арқылы жоспарлар жүзеге асырылады.

Бақылау қызметі

Басқару процесі әрқашан сәтті бола бермеуі мүмкін. Жоспар да ойлағандай орындала бермейді. Адамдар да өзіне қатысты құқықтар мен міндеттерді қабылдай бермейді. Басшылар адамдарға қойылған мақсатты әрдайым дәлелдеп, түсіндіре алмауы мүмкін.

Ұйымдастыру қоршаған орта жағдайының өзгеруіне қарай бейімделуі тиіс. Ұйым басшысы өзінің алдына қойған мақсатына жеткенін анықтауы үшін өз қатесін және қызметшілерінің қастесін байқауы үшін бақылау қажет. Бақылау ұйымды да, қызметкерлерді де шығыннан алдын-ала қорғауы тиіс.

Бақылау қызметі өндіріс процесінің нақты барысын ұдайы бақылаудан, талдаудан, бағалаудан және басқарудың кеелсі циклінде қажетті іс-әрекеттерді айқындау мақсатында оны белгіленген бағдарлама бойынша салыстырудан тұрады. Бақылау — бұл ұйымның өз мақсатына жетуін қамтамасыз ету процесі. Бақылау бұл қолда не барын және де не болу керектігін ұдайы салыстыру.

Басшылар бақылау қызметін мақсат пен міндетті айқындап, ұйымды құрған сәттен бастап қолға ала бастайды. Ұйымның қалыпты жұмыс істеуі үшін бақылаудың маңызы зор. Бақылау болмаған жерде берекесіздік етек алады, кез келген топтың қызметін біріктіру мүмкін болмайды. Бақылау -ұйымның өмір сүруінің негізгі элементі болып саналады. Бақылаудың қажеттілігі, дүдәмалдықтан, көмескі жәйттардан туындайды. Жоспардың жүзеге асуына көптеген жағдайлар кедергі келтіруі мүмкін. Мәселен, заңдардың, әлеуметтік құндылықтың, технологияның, бәсекелесу жағдайының өзгеруі және қоршаған ортадағы басқа да шамалардың өзгеруі жоспардың орындалуына себепші болуы ықтимал.

Басқа бір дүдәмал факторға, кез келген ұйымдағы көпшілік жұмыстарды орындайтын адамдар жатады. Жаңа нұсқаулар мен бұйрықтардың енгізілуін, қосымша құқықтар мен міндеттердің жүктелуін жұмыскерлердің қалай қабылдайтындығын менеджерлер әрдайым дәл біле бермеуі мүмкін.

Бақылаудың қажеттілігі дағдарыс жағдайының пайда болуын алдын ала сақтандыруға да байланысты. Ұйым ішіндегі жағдайды талдаған кезде пайда болатын қателіктер мен проблемаларды дер кезінде түзетін дұрыс арнаға салмаса кейіннен оны қалпына келтіру қиынға соғатыны сөзсіз.

 

Бақылау типтері

Бақылау басқарудың маңызды әрі күрделі қызметі, еңбек өнімділігін, қызметкерлердің ынта-жігерін арттырудың басты құралы.

Бақылаудың басты принциптерінің бірі — бақылау тұтастай қамтылуы тиіс. Бақылау ісі тек менеджерлердің және оның көмекшілерінің ғана міндеті емес. Әрбір басшы, қызмет лауазымына қарамастан, өзінің тікелей жауапты міндеті ретінде бақылауды жүзеге асыруы тиіс. Істің анық-қанығын жете білетін, соған білім өрісі жететін, әрі басқаларға үлгі-өнеге көрсете алатын адамдар ғана бақылай алады.

Бақылаудың келесі принципі — ол басқару процесінің негізгі элементі болып саналады. Барлық басқа қызметтерді одан бөлек қарастыруға болмайды.

Тиімді бақылаудың басты принциптері — жүйелік және жан-жақтылық. Бақылаудағы мақсаттылық та, яғни тексеру барысында тек кемшілікті ашып қана қоймай, сондай-ақ оны жою шараларын қарастырудың зор маңызы бар. Бақылауды күшейту мақсатында кейбір жағдайда қазіргі есептеу техникаларын пайдалана отырып, арнайы жүйе құрылады.

Бақылаудың негізгі үш түрі бар: алдын ала, күнделікті және қорытынды. Бұлардың жүзеге асыру нышаны бір-біріне ұқсас, өйткені көздейтін мақсаттары бірдей; нақты алынған нәтижелердің талап етілетін нәтижелерге жетуіне ықпал ету.

Алдына ала бақылау. Мұндай бақылауды жүзеге асырудың негізгі құралдары — белгіленген ережелерді, процедураларды және жүріс-тұрыс линиясын жүзеге асыру. Жүріс-тұрыс ережесі мен жолы жоспарды орындауды қамтамасыз ету үшін жасалатындықтан, оны мүлтіксіз сақтау — бұл жұмыстың белгіленген бағытта дамитындығына көз жеткізудің әдісі осы секідді егер қызмет міндеттері айқын жазылса, мақсат тұжырымдамалары бағыныштыларға нақты түсіндірілсе, басқарудың әкімшілік аппаратына білікті адамдар алынса, осының барлығы ұйымдық құрылымның ойлаған мақсатта жұмыс істеуі мүмкіндігін арттыра түседі. Алдын ала бақылау үш салада — адамдар, материалдық және қаржы ресурстары тарапында жүзеге асырылады.

Адам ресурстары саласынла алдын ала бақылау белгілі бір қызмет міндеттерін орындауға қажетті кәсіптік білімі мен шеберлігін мұқият талдау және біршама дайындығы мен біліктігі бар адамдарды таңдау арқылы жүргізіледі. Жұмысқа қабылданушылардың өздеріне жүктелген тапсырмаларды немесе міндеттерді орындай алатындығына көз жеткізу үшін, жалданушылардың осы саладағы тиісті білім дәрежесін немесе жұмыс стажын айқындап, олардың құжаттары мен мінездемелерін тексеру қажет. Ұйымға білікті жұмыскерлерді тартуда, әрі тұрақтандыруда, оларға еңбекақысы мен өтемін әділ белгілеудің, сондай-ақ жұмыскерлерді жалдар алдында әңгіме өткізудің зор маңызы бар. Көптеген ұйымдарда адам ресурстарын алдын ала бақылау оларға негізгі міндеттеріне кіріспес бұрын тағы да не үйрету қажеттілігін білуге мүмкіндік береді.

Фирмадағы пайдаланып отырған материалдық ресурстарды алдын ала бақылағанда материал сапасының стандарттарға сәйкестігі, жаңадан келіп түскен материалдардың жай-күйі, жарамдылығы анықталады.

Қаржы ресурстарын алдын ала бақылаудағы маңызды буыны — бюджет (ағымдағы қаржы жоспары) мұның өзі де жоспарлау қызметін жүзеге асыруға мүмкіндік береді. Бюджет алдын ала бақылаудың механизмі болып саналады.

Күнделікті бақылау. Күнделікті бақылау жұмыс барысында жүзеге асырылады, оның объектісі көбінесе бағынышты қызметкерлер, ал мұны жүзеге асырушы тікелей басшы. Бағынышты адамдардың жұмысын ұдайы тексеру, жұмысты жетілдіру мақсатында туындаған проблемалар мен ұсыныстарды талқылау белгіленген жоспарлар мен нұсқаулардан ауытқуға жол бермейді.

Күнделікті бақылау нақты жұмысты орындаумен бір мезетте жүргізілмейді. Оның өзі жұмыс орындалғаннан кейінгі нақты нәтиженің өлшемін білуге, ойланған мақсатқа жетуге негізделеді. Күнделікті бақылауды жүзеге асыру үшін бақылау аппаратына ақпараттар, яғни кері байланыс қажет.

Кері байланыс жүйесі — алынған нәтижелер туралы деректер. Кері байланыстың қарапайым мысалына басшының қарамағындағы адамның қанағаттанарлықсыз жұмысы туралы хабарын айтуға болады. Кері байланыс жүйесі басшыға көптеген күтпеген проблемаларды айқындауға, соған сәйкес тиісті шаралар қолдануға, қойылған мақсатын ауытқуды дер кезінде болдырмауға мүмкінідк береді. Кері байланыстың барлық жүйесі (биологиялық және ұйымдық) бірден-бір принциптермен жұмыс істейді.

Кері байланыстың барлық жүйесінде:

— мақсаты болады;

— сыртқы ресурстарды пайдаланады;

— сыртқы ресурстарды ішкі ресурстарға пайдаланады;

— белгіленген мақсаттың едәуір ауытқуын қадағалайды;

— белгіленген мақсатқа жету үшін осы ауытқуларға түзету енгізеді. Қорытынды бақылау. Мұның екі маңызды қызметі бар. Бірінші қызметі: егер жоспарлауға қажетті ұқсас жұмыстарды алдағы уақытта атқару ұсынылған жағдайда, қорытынды бақылау басшыға ақпаратты ұйымдастыруға мүмкіндік береді. Нақты алынған нәтиже мен талап етілетін жасалатындығын бағалауға мүмкіндік болады. Мұның өзі, сонымен қоса, пайда болған проблемалар туралы ақпарат алуға, сөйтіп болашақта мұндай проблемалардан құтылу үшін жаңа жоспар жасауға ықпал етеді.

 

2-тарау. КІТАПХАНА ҰЖЫМЫНЫҢ ӘЛЕУМЕТТІК-ПСИХОЛОГИЯЛЫҚ СИПАТТАМАСЫ

 

2.1 Кітапхана ұжымының жалпылама және өзіне тән ерекшеліктері

Кітапхана ұжымы — өнім шығармайтын саладағы еңбек ұжымы. Ол да қоғамның әлеуметтік бір құрылымына жатады, сол арқылы біздің қоғаммен байланысымыз нығая түседі. Кітапхана — ежелден еңбек дәстүрі қалыптасқан, қоғамдық пайдалы қызметпен шұғылданатын адамдардың берік әлеуметтік қауымдастығы болып табылады. Оның қызметіне тән қасиеттер: қоғамдық мүдденің жетекші рөлі, сапалы еңбек тәртібі, қалыпты моральдық-психологиялық жағдай, демократиялық бастаманы дамыту; жетекші ұйымдастырушы мен тәрбиешінің басшылығы арқылы жұмыс істеу, істе адамгершілікті жоғары қою.