Личная карточка и ее типовая форма, содержание, порядок и правила оформления

МОСКОВСКИЙ АВТОМОБИЛЬНО-ДОРОЖНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ (МАДИ)

 

 

 

 

 

Реферат

по курсу: Документирование управленческой деятельности

на тему: «Личная карточка и ее типовая форма, содержание, порядок и правила оформления»

 

 

 

 

 

                        Выполнила: Александрова Ю.С.

                           Группа: 6ВЭАТ2

                           Проверила: Соловьева А. А.

 

 

 

 

 

Москва 2013 г.

Содержание

• Введение.......................................................................................................................................................3

·         Заполнение "шапки" личной карточки..................................................................................5

·         Раздел I "Общие сведения"............................................................................................................6

• Раздел II "Сведения о воинском учете"………………………………………………….....13
• Раздел III "Приём на работу и переводы на другую работу" и раздел XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)"…..15
• Раздел IV "Аттестация"…………………………………………………………………………….15
• Раздел V "Повышение квалификации"………………………………………………….….16
• Раздел VI "Профессиональная переподготовка"……………………………………....17
• Раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания"……………………………...17
• Раздел VIII "Отпуск"...........................................................................................……………………18
• Раздел IX "Социальные льготы"…………………………………………………………….…19
• Раздел X "Дополнительные сведения"……………………………………………………...19
• Изменение сведений о работнике…………………………………………………………......20
• Список использованных источников……………………………………………………..…21
• Приложение (Личная карточка форма Т-2)…………………………………………22-25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Личная  карточка (форма № Т-2) заполняется на работников всех категорий, включая временных и сезонных, основных и совместителей. Личная карточка является основным документом по учету личного состава.

Она ведется на протяжении всего периода трудовой деятельности работника у данного работодателя, начиная с приема на работу, и закрывается только при увольнении. На работников, принятых на работу по гражданско-правовым договорам, личные карточки не ведутся.

Личная карточка № Т-2 относится к группе обязательных кадровых документов. Форма личной карточки унифицирована и относится  к системе первичной учетной  документации по учету труда и  его оплаты, утвержденной Постановлением № 1.

Значимость личной карточки заключается в том, что при  утрате трудовой книжки она является единственным документом, прямо подтверждающим трудовой стаж работника.

Не следует путать личную карточку № Т-2 с такими документами, как, например, личный листок по учету  кадров или анкета, которые входят в состав личного дела. Эти документы  заполняются самим работником, составляются в произвольной форме и могут отсутствовать, если у данного работодателя не утвержден порядок оформления личных дел. Личная карточка заполняется только специалистом кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а).

Личные карточки работников хранятся в кадровой службе предприятия в закрытом на ключ шкафу, исключающем свободный доступ работников предприятия и посторонних лиц.

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным  подразделениям, а внутри - по алфавиту фамилий до третьей буквы фамилии.

Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри - также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных в кадровой службе предприятия - год (допускается до трех лет), затем карточки передаются на хранение в архив предприятия.

Личная карточка сотрудника изготавливается в одном экземпляре и имеет код по ОКУД 0301002. Данный документ хранится в течение 75 лет отдельно от личных дел, поэтому целесообразно для его изготовления использовать обложечную бумагу (тонкий картон).

При изготовлении бланочной  продукции на основе унифицированных  форм первичной учетной документации допускается вносить изменения  в части:

·         расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей;

·         включения дополнительных строк (включая свободные);

·         включения вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. К сожалению, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных названным Постановлением № 1, специалистами не было дано достаточных разъяснений по заполнению личных карточек (кроме раздела II "Сведения о воинском учете"). При ведении карточек рекомендуется руководствоваться отраслевым стандартом ОСТ 4.071.034-82 "Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров", который был разработан в соответствии с государственными стандартами (ГОСТ 6.13.1-75, ГОСТ 6.13.2-75, ГОСТ 6.10.1-80).

При заполнении личной карточки используются сведения из следующих документов, предъявляемых работником при приеме на работу (в соответствии со ст. 65 ТрК РФ):

• паспорта;
• документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
• трудовой книжки (для совместителей - копии трудовой книжки);
• страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
• документов воинского учета (для военнообязанных).

При заполнении личной карточки также используется дополнительная информация, которую сообщает о себе работник.

Унифицированная форма личной карточки № Т-2 состоит из четырех  листов и содержит следующие разделы:

I.    "Общие сведения";

II.   "Сведения о воинском учете";

III.  "Прием на работу и переводы на другую работу";

IV.  "Аттестация";

V.   "Повышение квалификации";

VI.  "Профессиональная переподготовка";

VII. "Награды (поощрения), почетные звания";

VIII."Отпуск";

IX.  "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством";

X.   "Дополнительные сведения";

XI.  "Основание прекращения трудового договора (увольнения)".

При заполнении личной карточки не рекомендуется использовать такие символы, как двоеточие (:), знак равенства (=), косая черта (/), а в зоне кодирования их использование запрещается. При заполнении формы текст записей (описаний) не должен заходить на поле кодирования; в противном случае форма считается испорченной и при первичном заполнении документа подлежит переписыванию.

Если отсутствует часть  записей в описательной части  реквизитов личной карточки или ответы на вопросы отрицательны, кодируемая часть этого реквизита остается пустой. Для обеспечения возможности внесения изменений в сведения о работнике запрещается проставлять прочерки в пустых строках или графах.

Первичное заполнение личной карточки может производиться различными способами (на компьютере, вручную). Внесение последующих записей осуществляется на пишущей машинке или вручную, так как работник должен быть ознакомлен с каждой записью под расписку, а каждый раз нельзя заново распечатывать форму № Т-2. Вместе с тем ведение электронных копий личной карточки значительно сокращает трудозатраты при составлении различной отчетности.

 

 

 

 

 

Заполнение "шапки" личной карточки

 

В правом верхнем углу унифицированной  формы № Т-2 указан код формы  документа по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации). Ниже указывается код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), он присваивается организации в процессе ее регистрации органами статистики и вносится во все унифицированные формы по учету кадров.

Также вверху указывается  наименование организации в строгом  соответствии с уставом и другими учредительными документами без произвольных сокращений. Если в наименование организации не входит ее местоположение, то рекомендуется через запятую добавлять местоположение организации (город, населенный пункт). Далее по всей ширине формы № Т-2 идет таблица, в которую вносятся следующие сведения.

Дата  составления личной карточки указывается в виде кодированной информации (например: 18.08.2010).

Личная карточка на работника  заводится сразу после издания  приказа (распоряжения) о приеме на работу, так как первая запись в  трудовой книжке работника, сделанная  после приема на работу, должна одновременно дублироваться в личной карточке работника.

Табельный номер работодатель присваивает каждому вновь принятому работнику для целей табельного учета. Фактически речь идет о внутреннем цифровом коде работника, по которому производится его идентификация.

На момент заполнения формы  № Т-2 табельный номер работнику  уже присвоен, и он воспроизводится  в личной карточке из приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.

Идентификационный номер налогоплательщика. ТК РФ не предусматривает обязанности работника представить документ, подтверждающий присвоение ему идентификационного номера налогоплательщика.

Не обязывает работника  получать этот документ и налоговое  законодательство. В том случае, если принимаемый на работу работник уже имеет на руках свидетельство о присвоении ИНН, он представляет его кадровой службе. Если при приеме на работу работник не обладает информацией о своем ИНН, сотрудник кадровой службы оставляет графу личной карточки незаполненной.

Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Этот реквизит сотрудник кадровой службы указывает в личной карточке на основании свидетельства, которое работник обязан представить при заключении трудового договора согласно ч. 1 ст. 65 ТК РФ.

Страховые свидетельства  обязательного пенсионного страхования  хранятся у застрахованных лиц (работников). В том случае, если работник впервые  поступает на работу, свидетельство  государственного пенсионного страхования  в соответствии с ч. 4 ст. 65 ТрК РФ оформляется работодателем. Поэтому сотрудник кадровой службы, заполняющий личную карточку на такого работника, оставляет графу о номере свидетельства незаполненной до его получения.

Открытой остается графа  и тогда, когда работник не может  представить свидетельство по причине его утраты. Если свидетельство работником утрачено, он пишет заявление о восстановлении свидетельства и передает его в кадровую службу, которая направляет его в соответствующий орган Пенсионного фонда РФ вместе с документом, подтверждающим страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Номер свидетельства вносится в личную карточку на основании нового свидетельства, выданного взамен утраченного.

Алфавит. Для организации табельного учета в графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника. При большом количестве персонала табели учета рабочего времени ведутся раздельно по категориям работающих, а в пределах категорий - в порядке табельных номеров или алфавита.

Характер  работы. На основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в личную карточку вносится информация о характере работы: "постоянно" или "временно". Пишется полностью.

Вид работы. В этой графе указывается, основная работа или работа по совместительству. Также пишется полностью.

Таким образом, Госкомстат РФ устанавливает обязательность ведения  личных карточек на работников, с которыми заключены трудовые договоры о     работе по совместительству. В этом случае в раздел III личной карточки сотрудник кадровой службы вносит сведения непосредственно из приказов (распоряжений) о приеме на работу и о переводах на другую работу, вне зависимости от того, вносится ли эта информация в трудовую книжку, а, следовательно, и в личную карточку работника по основному месту работы.