Личная карточка и ее типовая форма, содержание, порядок и правила оформления

Графа "Основание" может  быть незаполненной, либо в ней может  быть указан приказ организации о  направлении сотрудника на повышение  квалификации либо реквизиты договора между работником и работодателем (ст. 197 ТрК РФ). 

 

 

 

 

V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ
Дата		Вид повышения квалификации	Наименование образовательного учреждения, место его нахождения	Документ (удостоверение, свидетельство)			Основание
начала обучения	окончания обучения			наименование	серия, номер	дата
1	2	3	4	5	6	7	8
30.06.2010	11.07.2010	Обучение по программе"Договорное право " в объеме 72 часов	Негосударственное образовательное учреждение дополнительного образования Школа права "Статут "	Удостоверение о повышении квалификации	рг-2568	11.07.2010	Приказ о направлении работника на курсы повышении квалификации от 12.05.2010 № 85

 

 

Аналогичным образом в  раздел VI вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием, специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка. 

 

Раздел VI "Профессиональная переподготовка"

 

Профессиональная переподготовка подразумевает обучение на базе высшего  профессионального образования  в объеме не менее 500 академических  часов, сопровождающееся итоговой аттестацией  и присвоением второй профессии. По окончании курса слушателям выдается диплом о профессиональной переподготовке[19] либо диплом о присвоении квалификации[20]. По результатам профессиональной переподготовки в учреждениях начального профессионального  образования выдается свидетельство  об уровне квалификации. Сведения в  раздел VI личной карточки вносятся на основании этих документов.

Этот раздел заполняется  аналогично разделу V, с обязательным указанием специальности (направления, профессии), по которой проводилась  переподготовка:

– в графах 1 и 2 фиксируются  даты начала и окончания обучения;

– в графе 3 указывается  полученная работником в результате обучения специальность (профессия, квалификация). Поскольку в VI разделе отсутствует  графа, в которой можно указать  наименование образовательного учреждения, эту информацию при необходимости  можно вписывать в графу 3 (см. пример заполнения), либо ввести в таблицу  дополнительную графу;

– в графах 4, 5 и 6 приводятся наименование, серия, номер и дата соответствующего диплома или свидетельства;

– в графе 8 указываются  дата и номер приказа о направлении  сотрудника на обучение.

 

Раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания"

 

При заполнении данного раздела  необходимо указать виды поощрений (в соответствии со ст. 191 ТрК РФ и локальными нормативными актами), применявшихся к работнику, а также следует перечислить государственные награды, присвоенные почетные звания. 

Таким образом, в разделе VII личной карточки перечисляются:

–      государственные награды, в том числе государственные почетные звания (на основании соответствующих указов и иных решений);

–      ведомственные награды (на основании приказов министров и руководителей иных ведомств);

–      виды поощрения, применявшиеся к работнику в организации: благодарности, почетные грамоты, ценные подарки, премии, не обусловленные системой оплаты труда и не носящие систематического характера (на основании приказов руководителя организации).

В таблице указываются:

–      в графе 1 – наименование вида поощрения или награды;

–      в графах 2, 3 и 4 – наименование, серия (если есть), номер и дата документа о применении поощрения или присвоении награды. При этом в тех случаях, когда вносятся записи о государственных наградах – орденах, медалях, знаках, званиях и пр., следует делать ссылку не на Указ Президента (главы государства) или иной акт, которым было произведено награждение, а на тот документ, который представил в отдел кадров работник, т.е. удостоверение. В удостоверении на медаль или орден имеется номер самого удостоверения, но нет даты его выдачи. Однако в нем есть дата подписания Президентом Указа о награждении. Это и есть дата награждения, которое подтверждено удостоверением с соответствующим номером.

 

Раздел VIII "Отпуск"

 

В разделе VIII "Отпуск" ведется  учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы на предприятии, включая отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, краткосрочные отпуска без сохранения заработной платы. В данный раздел заносится информация о виде отпуска, периоде работы, за который предоставляется отпуск, продолжительности отпуска и об основании его предоставления.

Согласно ч. 2 ст. 121 ТрК РФ время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, а также время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года, не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Данный раздел личной карточки дает возможность не только учесть эти отпуска, но и сразу отразить изменение рабочего года.

Изменение периода, за который  предоставляется отпуск, может отражаться как в строке, в которой учитывается отпуск без сохранения заработной платы, так и при учете следующего отпуска, главное - соблюдать единообразие учета отпусков в личной карточке и приказах (распоряжениях) о предоставлении отпуска.

Другие периоды, которые  не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск в соответствии с ч. 2 ст. 121 ТрК РФ (например, время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТрК РФ), учитываются в этом разделе личной карточки путем изменения даты начала и окончания рабочего года на основании данных табелей учета рабочего времени, приказов (распоряжений) об отстранении работников от работы и других документов.

Период работы, дающий право  на ежегодный оплачиваемый отпуск, равен рабочему году с даты приема работника. Например, с 15 февраля 2009 г. по 14 февраля 2010 г. Даже если работник берет отпуск не полностью, а разделяет его на несколько частей, годовой период указывается полностью. Записи в карточке формы № Т-2 помогают отслеживать, сколько дней отпуска выбрано в конкретном периоде.

Графы 1 - 5 и 7 заполняются  после того, как работник начал  использовать отпуск, а графа 6 - после выхода работника из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе "Дата окончания" будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.

Так как ТрК РФ позволяет работнику по согласованию с работодателем делить отпуск на части, раздел "Отпуск" в личной карточке работника заканчивается очень быстро, а работник продолжает трудиться, и отпуска, которые он берет, необходимо учитывать. Замазывать, заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего ведения, заводить новый бланк карточки формы № Т-2 и вкладывать его в уже заполненную форму запрещено.

Берется чистый лист бумаги соответствующего формата, озаглавливается "Дополнение к личной карточке работника" (форма № Т-2), ставится дата заполнения и вносятся поисковые реквизиты (фамилия, имя, отчество, дата рождения, должность и структурное подразделение, в котором трудится данный работник). Затем указываются номер и заголовок раздела и переносится его табличная часть. Аналогичные дополнения могут быть по любому закончившемуся разделу, причем количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет. 

 

VIII. ОТПУСК
Вил отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы  и др.)	Период работы		Количество календарных дней отпуска	Дата		Основание
	с	по		начала	окончания
1	2	3	4	5	6	7
Ежегодный основной	11.09.2008	10.09.2009	28	11.09.09	08.10.2009	Приказ от 10.09.2009 № 56
Учебный	11.09.2009	10.09.2010	20	01.10.2010	20.10.2010	Справка-вызов  от 25.09.2010 № 14
Без сохранения заработной платы	11.09.2009	10.09.2010	3	28.09.2010	30.09.2010	Приказ от 26.09.2010 № 87

 

 

Раздел IX "Социальные льготы"

 

В разделе IX указываются  социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с  законодательством. 

 

Раздел X "Дополнительные сведения"

 

В данном разделе свободные  строки могут заполняться данными  по усмотрению работодателя. Например, записываются данные об обучающихся на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (указываются наименование образовательного учреждения, даты поступления в образовательное учреждение и его окончание) или о работающем инвалиде (на основании справки Медико-социальной экспертной комиссии (далее - МСЭК), группа инвалидности, степень утраты трудоспособности и дата ее установления, заключение МСЭК об условиях и характере труда).

В случае отказа работника  поставить свою подпись в личной карточке и в иных документах, оформляющих  увольнение (приказе (распоряжении), трудовой книжке, пр.), сотрудником кадровой службы составляется специальный акт. 

 

Изменение сведений о работнике

 

При изменении сведений о  работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые  заверяются подписью работника кадровой службы. Обычно старая запись зачеркивается одной чертой, затем вносится новая запись согласно представленным в кадровую службу документам. Полная замена личной карточки нежелательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю информацию о данном сотруднике. Возможны и другие варианты.

Например, сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, имени или отчества работника, можно на поле личной карточки (напротив строки, где зачеркнута старая и внесена новая запись), там же проставляется заверительная подпись сотрудника кадровой службы. 

 

1.	Фамилия	Смирнова Зотова	Имя	Лидия	Отчество	Ивановна	Свидетельство о  браке II-NA№456789 от 02.12.2009
							Серова 14.12.2009

 

 

Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху. Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, имени или  отчества, приводятся в разделе X (в  числе дополнительных сведений). При  таком способе оформления заверение сделанных записей подписью сотрудника кадровой службы не обязательно, но желательно.

Еще один вариант - это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.

Для удобства внесения изменений  кадровая служба предприятия в форму  № Т-2 может включить дополнительные свободные строки под строками, предназначенными для сведений, которые могут изменяться (фамилии, имени, отчества, адреса места  жительства и т.д.), либо дополнительный раздел, предназначенный исключительно для учета изменений сведений о работнике.

Если же в карточку были внесены ошибочные сведения, неверная запись зачеркивается, пишется верная, заверяется "исправлено", ставится дата и подпись кадрового работника и самого работника. 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

 

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 года № 197-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2001.
2. Труханович Л. В. Личная карточка работника: работаем с новой формой № Т-2 / Л.В. Труханович // Кадры предприятия. - 2004.
3. Консюльтант Плюс (www.consultant.ru)
4. http://shans-i.narod.ru