Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и документооборота на предприятии

Приложение А

Фрагмент проекта Инструкции по делопроизводству

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ОАО «Стригово»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая инструкция  устанавливает единую систему  делопроизводства в ОАО «Стригово» и составлена в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь».

1.2. Инструкция предусматривает:

• порядок подготовки, оформления, прохождения распорядительной документации и поручений вышестоящих органов в соответствии с законодательством РБ;
• организацию учета, регистрации, контроля исполнения служебных документов;
• порядок размножения, копирования, тиражирования служебных документов, порядок их систематизации, подготовки для сдачи в архив, хранения и использования;
• сосредоточение всей технической работы с документами в отделе ДОУ и других подразделениях.

1.3. Руководство и контроль за правильным ведением делопроизводства в ОАО «Стригово» осуществляет отдел ДОУ ОАО «Стригово».

Отдел ДОУ разрабатывает локальные нормативные акты по делопроизводству, дает указания по вопросам организации и ведения делопроизводства обязательные для исполнения структурными подразделениями ОАО «Стригово», проверяет состояние делопроизводства в подразделениях и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.

1.4. Содержание служебных документов  не подлежит разглашению. С ними  могут быть ознакомлены только  лица, имеющие непосредственное  отношение к исполнению этих  документов. Ознакомление других  лиц, а также опубликование в  печати документальных материалов допускается только с разрешения руководства ОАО «Стригово».

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, в соответствии с нормативными требованиями по делопроизводству, их сохранность в структурных подразделениях возлагается на их руководителей (начальников отделов и т.д.)

Руководители структурных подразделений в вопросах делопроизводства:

• обеспечивают ведение делопроизводства в соответствии с установленными требованиями СТБ, Инструкции по делопроизводству и другими нормативными документами;
• обеспечивают своевременную передачу документов в иные структурные подразделения ОАО «Стригово», должностным лицам и в иные организации;
• докладывают руководству ОАО «Стригово» о ходе выполнения данных им поручений;
• обеспечивают сохранность образующихся в текущем делопроизводстве документов вплоть до сдачи их в архив ОАО «Стригово»;
• принимают меры к сокращению объема переписки, не допуская ее по вопросам, которые возможно решить путем личных переговоров или по телефону;
• обеспечивают рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.

1.6. Непосредственное ведение делопроизводства  в структурных подразделениях  ОАО «Стригово» возлагается на работников, назначенных ответственными за эту работу в соответствии с утвержденными должностными инструкциями, приказами и распоряжениями ректора, проректоров, деканов.

1.7. Работники структурных подразделений

должны знать основы делопроизводства, правила составления основных видов документов, написания заявлений, анкет, писем и т.д.;

несут ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, за сохранность находящихся у них служебных документов;

должны обеспечивать прохождение своих заявлений, иных подготовленных ими документов до исполнителей (отдел кадров, бухгалтерия, отдел ДОУ и др.);

об утрате документов докладывают руководителю подразделения и сообщают в отдел ДОУ.

1.8. Передача служебных документов  и их копий лицам, не являющимися  работниками ОАО «Стригово», допускается с разрешения руководства ОАО «Стригово».

1.9. В подразделениях ОАО «Стригово», где по штату не предусмотрен специальный работник для ведения делопроизводства, распоряжением руководителя подразделения назначается работник, ответственный за эту работу.

1.10. Вновь принятые работники  должны быть ознакомлены руководителем  подразделения со структурой  ОАО «Стригово», установленным порядком работы, Инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел и должностной инструкцией.

1.11. При уходе работника в  отпуск, убытии в командировку, имеющиеся  у него документы по указанию  руководителя подразделения передаются  другому работнику, который обязан  принять меры к их сохранности  и своевременному исполнению.

При увольнении или перемещении работника, ответственного за ведение делопроизводства, производится передача дел и документов иному назначенному лицу, о чем составляется акт приема-передачи документов, который утверждается ректором (проректором), копия акта передается в архив ОАО «Стригово».