Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и документооборота на предприятии

3. Анализ организации  делопроизводства и документооборота в ОАО «Стригово»

 

 

Для того чтобы выработать определенные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

1.По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

2.По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т. д.

3.По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.

4.По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организации своей системы, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготовляются типографским способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

5.По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

6.По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние — документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние — входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).

7.По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные.

8.По происхождению документы бывают служебные и личные (именные).

9.По степени гласности выделяют документы обычные, секретные, совершенно секретные, для служебного пользования и конфиденциальные.

10.По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные документы подразделяются в свою очередь на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например по истечении срока действия.

11.По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник — первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика — документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия — документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия») и соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги и заверяется. Выписка из документа - копия части документа, а дубликат - повторный экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

12.По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет) и долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

13.По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно-распорядительная, первичная учетная, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям и т. д. [8].

В ОАО «Стригово» составляются и оформляются различные виды организационно-распорядительных документов.

Основным распорядительным документом является приказ (приложения А, Б, В).

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

В зависимости от содержания приказы делятся на приказы:

по личному составу (о кадрах),

по вопросам основной и административно-хозяйственной деятельности.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части приводятся цели, задачи и принципы издания приказа. Она начинается со слов «В связи», «В целях» и т.д.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается словом  ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишется прописными буквами без кавычек на отдельной строке. Намеченные мероприятия излагаются по пунктам. В каждом пункте указываются конкретный исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Распорядительная часть заканчивается постоянной формулировкой: «Контроль за исполнением приказа возложить на...» (указывается структурное подразделение или физическое лицо).

Перед текстом приказа располагают заголовок, кратко и четко отражающий содержание и отвечающих на вопрос «о чем?».

Проект приказа до подписания подлежит согласованию, которое осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования на первом экземпляре проекта.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документов. В случае несогласия с проектом составляется мотивированное заключение. Приказы подписываются руководителем или его заместителем, которому дано такое право, и вступают в силу с момента подписания, если в тексте не указан иной срок введения в действие.

Секретарь после издания приказа организует ознакомление сотрудников с его содержанием.

На основании приказа может быть получен самостоятельный документ «Выписка из приказа», который представляет собой копию какой-либо части приказа. Выписка из приказа заверяется проставлением реквизита (29) «Отметка о заверении копии».

На анализируемом предприятии приказы оформляются правильно в соответствии с нормативными документами, но в конце приказа следовало бы использовать формулировку «Контроль за исполнением приказа возложить на...».

Приказы по личному составу оформляют в следующих случаях: прием, перевод, увольнение, поощрение, премирование, предоставление отпуска, командирование, наложение дисциплинарного взыскания и др. (приложения Г).

Заключение трудового договора (контракта) с работником не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении.

Большинство форм приказов по личному составу унифицировано в рамках Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной приказом от 14.05.2007 г. № 25 директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

Приказы по личному составу оформляют на общих или специальных бланках.

Реквизит «Заголовок к тексту» приказа по личному составу должен точно передавать смысл текста. Он грамматически согласуется с названием вида документа и отвечает на вопрос о чем?, например: «О приеме на работу», «Об увольнении», «О поощрении» и т.д. В случае оформления приказа на одного работника в заголовке указываются его фамилия и инициалы.

Часто приказ распространяется на двух и более работников (сложный приказ). В этом случае его текст разбивают на пункты, а в реквизите «Заголовок к тексту» фамилии работников не указывают.

Допускается издание сложных приказов по личному составу, содержащих несколько предписываемых действий (прием, перевод, увольнение и т.д.). Такой приказ называется сводным. В нем приводят не конкретный, а общий заголовок «По личному составу».

В приказе по личному составу констатирующая часть (о причине его издания) может отсутствовать.

Распорядительная часть приказов по личному составу начинается словами, передающими предписываемые действия, например: УВОЛИТЬ, ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ и т.д. После распорядительного слова с новой строки прописными буквами пишется фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами — имя, отчество полностью и остальной текст распорядительной части.

Затем в приказе по личному составу указывается основание — названия соответствующих документов (заявление, докладная или объяснительная записки, трудовой договор (контракт) и др.).

Слово «Основание» пишется от границы левого поля (без абзаца) и отделяется от распорядительной части двумя интервалами. Данное слово остается открытым, т.е. вторую и последующую строки текста основания печатают не от границы левого поля, а с позиции первой буквы (цифры) текста основания. После слова «Основание» ставится двоеточие.

В сложных приказах основание указывают после каждого пункта. Если несколько пунктов приказа имеют одно основание, его помещают в конце текста.

В целях придания юридической силы приказу в него включают реквизит «Подпись». Поскольку приказ издается па основании единоначалия, на нем будет одна подпись. Право подписи имеет руководитель организации или заместитель руководителя.

Процедуре удостоверения приказа должна предшествовать операция внутреннего согласования (визирование). Лицо, которое должно завизировать проект приказа, определяется в организационных документах (уставе, положениях) или исходя из содержания документа. Первым проект приказа визирует исполнитель.

Визы размещают на первом экземпляре на лицевой стороне ниже реквизита «Подпись» или па обороте последнего лица.

Для ознакомления с приказом работников, которых он касается, необходимо выполнить еще «Визу ознакомления». Она включает слова «С приказом ознакомлен (а, ы)», личную подпись работника, ее расшифровку (в одну строку) и под личной подписью — дату ознакомления. «Виза ознакомления» располагается ниже реквизита «Виза».

После подписания приказы по личному составу регистрируются, проставляются дата и регистрационный индекс. Последний включает порядковый регистрационный номер (в пределах делопроизводственного года) и буквенное обозначение через дефис.

В анализируемых приказах по личному составу ОАО «Стригово» не все реквизиты оформлены верно.

К организационным документам предприятия относятся штатное расписание и должностные инструкции. Рассмотрим их.

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы (приложение Д).

Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Правовое положение работников предприятия регламентируется должностными инструкциями (приложение И), которые устанавливают функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Текст должностной инструкции, как правило, состоит из следующих разделов:

1. Общие  положения — устанавливается  сфера деятельности работника, порядок  его назначения и освобождения  от занимаемой должности, подчиненность, перечисляются основные законодательные  акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться  специалист в своей работе.

2. Задачи и обязанности — указывается предмет, содержание и перечень видов работ, из которых состоят выполняемые работником функции, перечисляются конкретные задачи, возложенные на работника, определяется форма его участия в процессе — обеспечивает, подготавливает, исполняет, курирует, контролирует, представляет и т. д.

3. Права  — указываются полномочия, предоставляемые  специалисту для выполнения возложенных  на него задач и обязанностей.

4. Ответственность  — устанавливаются виды ответственности  за несвоевременное и некачественное  исполнение работником должностных  обязанностей и неиспользование  предоставленных ему прав.

5. Должен  знать — содержатся требования  к специальным знаниям, а также  к знанию законодательных актов  и нормативных документов, необходимых  для выполнения должностных обязанностей.

6. Квалификационные  требования — содержит нормы, касающиеся образования, образовательно-квалификационных  уровней и опыта, достаточных  для полного и качественного  выполнения работ по должности.

7. Взаимоотношения (связи по должности) — регулируются  трудовые взаимоотношения работника  с сотрудниками своего и других  структурных подразделений, а также  со сторонними предприятиями (указываются  сроки получения и предоставления  информации, порядок согласования  и утверждения соответствующих  документов и т. п.). Этот раздел  может отсутствовать в должностной  инструкции, если порядок взаимодействия  работников структурных подразделений  отражен в положениях об этих  подразделениях.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения или специалистом по труду, подписывается руководителем структурного подразделения или подготовившим ее специалистом, согласовывается с начальником отдела труда и заработной платы, заместителем директора по подчиненности, юрисконсультом, утверждается руководителем предприятия и доводится до работника. Подтверждением факта ознакомления работника с должностной инструкцией является виза ознакомления. Она включает подпись работника, ее расшифровку и дату ознакомления. Ей должна предшествовать запись: «С должностной инструкцией ознакомлен».