Методика составления номенклатуры дел учреждения

Содержание 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     В деятельности любой организации (учреждения) оформляется большое количество документов, в которых закреплены решения руководства, отражены отношения с вышестоящими, подчиненными и другими организациями.

     После того, как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документах, она становится памятью организации (учреждения), надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Документов накапливается много. Для того, чтобы документы можно было легко найти, после исполнения их группируют в дела с разными сроками хранения.

     Дело – совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

     Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

     Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. [2]

     Иначе говоря, номенклатура дел – это  простейший классификатор, позволяющий  быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности. Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения. Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении. Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают (пока еще ориентировочно) срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

     Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документов.

     В каждой организации вопрос создания номенклатуры дел является отнюдь не техническим вопросом, а во многом определяющим общую управленческую культуру деятельности данного юридического лица.

     Беспорядок  в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что  может негативно отразиться на деятельности организации. Руководители предприятий  несут персональную ответственность за правильное оформление, состав и сохранность документов.

     Целью данной работы является изучение технологии составления, оформления номенклатуры дел в организации.

     Поставленная  цель реализуется через решение  следующего комплекса задач:

1. выявить назначение номенклатуры дел;
2. указать виды номенклатуры дел;
3. определить требования к составлению заголовков номенклатуры дел;
4. рассказать о требованиях к составлению номенклатуры дел организации.

     Актуальность  выбранной темы определяется тем, что только номенклатура дел дает полную информацию обо всех видах и разновидностях документов и дел, которые должны вестись данным предприятием, и объективно отражает в образующихся документальных комплексах все юридические, организационные, финансовые, производственные и другие связи.

     Структура работы: курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.  
 

Глава 1. Методика составления номенклатуры дел учреждения 

     После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того, чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела.

         Чтобы правильно  сформировать дела и обеспечить возможность  использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

     Номенклатура  дел – это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

• номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки);
• номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;
• номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянно;
• номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

      Номенклатура  дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

• охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
• раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
• конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
• систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

      Разработка  номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

• определение круга документов для включения в номенклатуру дел;
• составление заголовков (наименований) дел;
• разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;
• определение сроков хранения дел;
• определение системы индексации и установление индексов дел;
• оформление и удостоверение номенклатуры дел. [13, c. 167]

      Основное  требование к номенклатуре – охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации, при этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

      В номенклатуру должны быть внесены и  документы временно действующих  комиссий, групп, созданных для решения  какой-либо конкретной задачи, документы  общественных организаций.

      В номенклатуру дел включаются также  документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.

      Не  включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и  т.д.).

     Номенклатура  дел организации (учреждения) на предстоящий календарный год составляется в IV квартале текущего года службой документационного обеспечения управления по установленной форме (прил. 1) на основании номенклатуры дел структурных подразделений организации (учреждения). Вводится в действие – с января следующего года.

      Названиями  разделов номенклатуры дел организации (учреждения) являются названия структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации (учреждения). Первым разделом обязательно ставится служба документационного обеспечения управления (общий отдел), т.к. собирается организационно-правовая и организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации. Общественные организации указываются в конце номенклатуры дел после наименований структурных подразделений. Расположение разделов в номенклатуре дел закрепляется индексом структурного подразделения.

      Номенклатура  дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный документ. Первый лист номенклатуры дел оформляется  на общем бланке организации формата  А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

         Составление заголовков дел – это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел. Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.  После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.

         В номенклатуре дел  небольшой организации, не имеющей  структурного деления, а также в  номенклатуре дел структурного подразделения  крупной организации дела систематизируют  по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

         Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих  органов, затем – дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.

     Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам  – индексы дел.

         Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

         В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03-02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «2» (02).