Методика составления номенклатуры дел учреждения

         Индексация структурных  подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие  дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

     Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности документов. Сроки хранения – одно из важных основания для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения хранятся отдельно от документов, для которых установлен срок хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

     Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем.

     Перечни документов могут быть типовыми или  ведомственными. При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней:

• Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;
• Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;
• Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы. [18, с. 158]

     Типовые перечни не могут охватить всю  документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематизированное перечисление документации организаций и предприятий их системы.

     Сроки хранения документов – постоянные или временные (один, три, пять, десять 15 лет и т.д.) устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. большой.

     Сроки хранения исчисляются с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела законченного делопроизводством в 2000 году, исчисляется с 1 января 2001 года.

         В конце года в  номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел (прил. 2).

         В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного  хранения, временного со сроком хранения свыше 10 лет и временного со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

         После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

         Номенклатура дел  структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй – в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

         Номенклатура дел  организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают  и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

      При составлении номенклатура дел визируется заведующим архивом организации (учреждения), подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения экспертной комиссии организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации (учреждения).

      Согласованная с архивными учреждениями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации, (учреждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

      Номенклатура  дел пересогласовывается с архивными  учреждениями не реже чем раз в 5 лет. В случае реорганизации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

      После утверждения номенклатуры дел руководителем организации (учреждения) для структурных подразделений и общественных организаций делаются выписки соответствующих им разделов для использования в работе.

         Номенклатура дел  организации (учреждения) является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.

         В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры дел ежегодно рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. После одобрения экспертной комиссией номенклатуры дел утверждаются руководителем организации. Срок хранения их не менее 10 лет. 

1.1 Виды номенклатуры дел 

     Номенклатура  дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и  охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

     Номенклатуры  дел бывают трех видов: конкретные или  индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые. [15, с. 140 – 142]

     Индивидуальная  номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения.

     В небольших учреждениях, не имеющих  структурного деления, и в структурных  подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная номенклатура как классификационный справочник имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) будут наименования структурных подразделений.

     Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения.

     Разрабатываются типовые и примерные номенклатуры дел вышестоящими организациями  для своих подведомственных организаций. В порядке оказания методической помощи эти виды номенклатур могут составляться архивными учреждениями на хоздоговорных началах.

     Руководители  структурных подразделений обязаны  не только организовать составление  номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Если учреждение само разрабатывает номенклатуру, то в этой работе участвуют ведущие специалисты, лицо, ответственное за делопроизводство, и обязательно привлекается сотрудник архива учреждения. Канцелярия или архив учреждения оказывают методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления. Только руководитель и ведущие специалисты могут полно перечислить круг вопросов, которыми будет заниматься структурное подразделение в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность. На их базе работники делопроизводственной службы и архива формулируют заголовки дел и намечают сроки их хранения. К уточнению сроков хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты. Совместная работа специалистов с делопроизводственными и архивными работниками обеспечит составление номенклатуры, охватывающей всю документацию структурного подразделения и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям.

     Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами – «Государственной системой документационного обеспечения управления», «Основными правилами работы ведомственных архивов» и изучить методические материалы по их разработке. Используются также положение об учреждении и его структурном подразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения. Но главным источником при составлении номенклатуры являются сами документы, вся совокупность как полученных извне, так и созданных в процессе деятельности подразделения.

     При наличии типовой номенклатуры дел «Основные правила работы ведомственных архивов» предписывают: «Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации».

     Из  примерной номенклатуры дел при  составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые фактически образуются. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут быть разъединены или объединены в конкретной, что обусловливается или объемом документации, или спецификой работы. Заголовки дел примерной номенклатуры также уточняются, конкретизируются указанием автора, корреспондента, вопроса. При объединении нескольких дел в одно обязательным условием является совпадение сроков хранения объединяемых в одно дело документов.  

1.2 Требования к заполнению формы номенклатуры дел 

     Составляют  номенклатуру дел по установленной форме.

     Номенклатура  содержит в себе пять граф:

• 1 – индекс дела;
• 2 – заголовок дела (тома, части);
• 3 – количество дел (томов, частей);
• 4 – срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню;
• 5 – примечание. [14, с. 139 – 141]

     Графа первая – «Индекс дела».

     Проставляется индекс каждого дела, включенного  в номенклатуру дел, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. Например: 06–02.

     06 – индекс факультета (структурное  подразделение Академии).

     02 – Приказы ректора Академии  по основной деятельности. (Копии).

     В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений одной организации (учреждения).

     Графа вторая – «Заголовок дела (тома, части)».

         В эту графу включают заголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации (учреждения). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела.

     Графа третья – «Количество дел (томов, частей)».

         Заполняется эта  графа в конце года, когда становится очевидным, сколько томов дела сформировалось, учитывая, что количество листов в деле не должно превышать 250 при сдаче дела в архив.

     Графа четвертая – «Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню».

         Указываются сроки  хранения дел, номера статей со ссылкой  на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии на типовую  или примерную номенклатуру дел. Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (Например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например положения о структурном подразделении, должностная инструкция). В указанных случаях проставляются эти отметки и отметка «ЭК», которая обозначает, что по окончанию делопроизводственного года должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное или временное хранение.

     Графа пятая – «Примечание».

         Заполняется в течение  всего срока действия номенклатуры дел. Своевременно службой делопроизводства проставляется отметка о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о преходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел. В этой же графе при переносе информации с машинного носителя делается пометка с указанием дополнительных сведений о местонахождении документа на машинном носителе. 

1.3 Требования к заголовкам номенклатуры дел