Методика составления номенклатуры дел учреждения

     Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

     Заголовок дела – важнейший элемент номенклатуры дел.

     Основные  требования к содержанию заголовка:

• четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (например, «Приказы ректора университета по основной деятельности»);
• заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования;
• избегать неконкретных формулировок (например «разные документы», «общая переписка»).

     Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых  в следующей последовательности:

• название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
• название организации или структурного подразделения (автор документа);
• название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
• краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела;
• указание на копийность документов дела. [16, с. 203]

     Состав  элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

     Понятие «дело» употребляется в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других делах, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например «Дело № 5-63 (А) по иску ООО «БЕЛИНТЕК» к ОАО «ОМИКС» о взыскании 893140 руб.».

     Название  документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия) (Например «Протоколы собраний акционеров предприятия»).

     Термин  «документы» употребляется в  заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в конце заголовка в скобках обязательно указываются основные разновидности документов, которые сгруппированы в деле. Например «Кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер)». Термин «документ» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Например «Документы к протоколам заседания ученого совета».

     В заголовках дел, содержащих плановую или  отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например «Годовой бухгалтерский отчет ООО «СОЮЗТЕХСЕРВИС» за 2010 год».

     При заведении личных дел фамилия, имя, отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже. В наименованиях дел, содержащих документы по вопросам переписки, уточняются, с кем и по какому вопросу она ведется.

     При указании в заголовке дела корреспондента необходимо учитывать следующее:

• если переписка ведется с однородными корреспондентами, то они не перечисляются, а указываются обобщенно. Например «Переписка института с высшими учебными заведениями по научным вопросам»;
• если переписка ведется с разнородными корреспондентами, то они не указываются. Например «Переписка об организации региональной научно-практической конференции «Юридическое образование»»;
• если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела. Например: «Переписка с Министерством образования Республики Беларусь по учебным вопросам».

     При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например, «Переписка с главами администраций районов по социальным вопросам».

Глава 2. Текущее хранение документов

2.1. Формирование  дел 

         Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается  много. Чтобы в них легко можно  было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.

         Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение  и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

         Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства. В небольших учреждениях, фирмах дела централизованно формирует и хранит секретарь.

         В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием  дел и методическое руководство  этой работой осуществляет ведомственный архив и соответствующий государственный архив.

         Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в  номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор. [9, с. 274]

         Заголовок на обложку  дела обычно переносится полностью  из номенклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется «хранить постоянно»).

         Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года.

         Исполненные документы  должны иметь отметку об исполнении и помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

         В дело могут быть подшиты только те документы, которые  предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

         Неисполненные, а  также подлежащие возврату документы  подшивать в дело запрещается. Далее  проверяется правильность оформления документа. В «Основных правилах работы ведомственных архивов» указывается, что: «Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов».

         Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

         Толщина каждого  дела не должна превышать 30 – 40 мм, около 250 листов. Если документ больше, дело разделяется на два или более тома.

         При формировании дел  следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка  в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.

         Документы формируются  в дело только за один календарный  год. Исключение из этого правила  составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются  в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва.

         Особенность в формировании имеют дела учебных заведений, формируемые  по учебным годам, документы театров, характеризующие сценическую деятельность и группируемые в течение театрального сезона, дела фильмов, рукописи, истории болезни и ряд других.

         Документы помещаются в дело со всеми относящимися к  ним приложениями и дополнительными  материалами, возникшими в ходе решения  вопроса. Однако в тех случаях, когда  приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельные тома.

         Например, к приказам часто подбирают различные заявления, справки, акты, записки, послужившие  основанием для их издания. Их можно группировать отдельно. Также часто формируют протоколы и документы к ним. Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Перспективные планы должны быть отнесены к году их утверждения. При этом следует помнить, что планы, сметы и отчеты группируются отдельно от проектов этих документов.

         Внутри дела документы  систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном  порядке, но возможны сочетания и  комбинации. Как правило, документы в деле группируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему размещение документов в последовательности решения вопроса. Эта группировка совпадает с хронологическим принципом группировки.

   При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений – корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов.

         В нумерационном  порядке группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, накладные и т.п.).

         Систематизация отдельных  категорий документов имеет свою специфику.

         Распорядительные  документы (приказы, распоряжения, постановления  и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы  по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

         Документы коллегий группируются в два дела:

• протоколы и решения коллегии;
• документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и т.д.).

         Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.

         Свою специфику  имеет формирование личных дел, бухгалтерских  документов, обращений граждан. 

2.2. Хранение  дел 

         Дела считаются  заведенными с момента включения  в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных  подразделениях и хранятся в них  до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

         Дела должны размещаться  в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

         Для обеспечения  быстрого поиска нужного дела они  располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется  номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

         Последовательность  расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

         При поиске документа  сначала находят нужный номер  дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами.

         Последнее время  получила распространение подвесная  система хранения документов. Однако она требует специального устройства (или специальных шкафов) и папок  с вырезами по корешку или выступающей  по краям корешка рейки, с помощью которой дела передвигаются по штанге.