Методика составления номенклатуры дел учреждения

         К сожалению, еще  очень часто дела хранятся в столах у исполнителей, которые не только не знают правил формирования дел, но и недооценивают эту работу, вследствие чего дела часто ведутся небрежно, на поиски нужного документа тратится много времени,

         Для дел, содержащих особо ценные документы или сформированных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документами  ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа.

         Карта-заместитель  помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

         После завершения делопроизводственного  года выдача сотрудникам отдельных  документов из дела не допускается. При  необходимости во временное пользование  может быть выдано дело целиком.

         Выдача дел в  другие организации разрешается лишь руководителем организации.

         Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например: прокуратуры: суда и  т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства  с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

     Если  требуется выдать дело целиком, заполняется  карта-заместитель, в которой указывается  номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов. 

2.3. Оформление  дел 

         Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние  документы за прошедший год. После  этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомственный архив.

         Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами, проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел или секретарь. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.

         Дела временного (до 10 лет включительно) хранения для  экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего  выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правильность формирования (не попали ли документы с постоянным сроком хранения), они остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и по номенклатуре перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив. Основное внимание сосредоточивается наделах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

         В соответствии с  требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» и «Основных правил работы ведомственных архивов» проводится их полное оформление, которое включает:

     ♦          подшивку или переплет дела;

     ♦          нумерацию листов;

     ♦          составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

     ♦          составление в необходимых случаях  внутренней описи документов дела;

     ♦          оформление всех реквизитов обложки  дела.

         Прежде чем подшить  дела, из них удаляют металлические  части (булавки, скрепки). В конце  каждого дела обязательно вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи и – в тех случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись – бланки форм внутренней описи.

         Все листы дела для  обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов на них ставятся номера предыдущих листов с прибавлением букв а, б, в и т.д., то же самое делают, если несколько соседних листов пронумеровано одной цифрой. Все эти исправления отмечаются в конце дела в заверительной надписи. Если при нумерации листов допущено много ошибок, номера зачеркиваются и все дело нумеруется заново.

         В конце дела для  учета количества листов на отдельном  листе-заверителе дела составляется заверительная  надпись, в которой цифрами и  прописью указывается количество пронумерованных листов, оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле.

         Для дел с особо  ценными документами, личных, судебных и следственных, дел о присуждении  ученых степеней и званий, дел на авторские свидетельства и патенты и т.п. при подготовке к сдаче в архив составляется, если она не велась в течение года, внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также к делам, заголовки которых не полно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит использование документов дела, поиск необходимой информации.

         В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись, и количества листов описи.

         Дела подшиваются  прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола или переплетаются.

         При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех  случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке (это бывает, если нарушаются установленные государственными стандартами размеры полей), к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.

         Картон для обложек  дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов.

         Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются вдело. 
 
 

Заключение 

         Таким образом, в  ходе выполнения работы, было выяснено, что движение документов, т.е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления организации.  Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения (защита от света, пыли и т.п.). Обеспечение установленного порядка хранения документов в текущем делопроизводстве – гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации.

     Номенклатура дел необходима каждой организации. Составление номенклатуры дел организации обеспечивает правильное формирование и учет дел, упрощает поиск документов в архиве. Номенклатура дел является справочным перечнем дел для поиска нужной информации.

     Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

     Только  хорошо составленная номенклатура дел  может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.

     Номенклатура  – достаточно сложный документ, ее составление требует специальных знаний и коммерческим фирмам, небольшим учреждениям, не имеющим специально подготовленных работников в области документального обеспечения управления, лучше заказать номенклатуру на хозрасчетной основе в архивных учреждениях.

     Подводя итоги работы, можно сказать, что  цель и задачи, поставленные в ходе выполнения работы, выполнены. 

Список  использованной литературы 

     1. ГОСТ  Р 6.30–2003. Унифицированные   системы  документации. Унифицированная   система  организационно-распорядительной  документации.  Требования к оформлению  документов. – Введ. 2003–07–01.– М.: Изд-во стандартов, 2003. – 17 с.

     2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения. – Введ. 28.02.1998. –  М.: Изд-во стандартов, 1998.

     3. Международный стандарт ИСО 15489-2001 «Информация и документация –  управление документацией» (Information and documentation – Records management). М. – 2003.

     4. Российская Федерация.  Законы. Об  информации,  информатизации  и   защите информации: федер. закон: [принят Гос. Думой 25 января 1995 г.: одобр. Советом Федерации 20 февраля 1995 г.]. – М.: Ось-89, 2000. – 28 с. 

     5. Типовая инструкция по делопроизводству  в федеральных органах  исполнительной  власти. – Введ. 27.11.2000. – М.: Росархив,  Научная книга, 2001. – 87 с.

     6. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. – 187 с.

     7. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 9-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес – школа «Интел – Синтез» совместно с ООО «Журнал «Управление персоналом», 2006. – 119 с.

     8. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов н/Дону: Феникс, 2001. – 312 с.

     9. Басаков М.И. Современное делопроизводство (ДОУ). – М.: «Дашков и К», 2007. – 473 с.

     10. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство, 2-е изд. – СПб.: Питер, 2005. – 272 с.: ил. – «Серия «Современный офис-менеджмент»).

     11. Вигера А.М.  Секретарское   дело./А.М.Вигера, О.П.Дорофеева, Е.К.Губская. – Ростов н/Д: Феникс, 2001. – 320 с. – (Серия «Учебный курс»).

     12. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и  технология работы. Более 120  документов./В.В.Галахов,  И.К.Корнеев  и  др.;  под  ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп.. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с. 

     13. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов./Под редакцией Т.В.Кузнецовой – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – 359 с.

     14. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Людмила Андреевна Румынина. – 3-е изд., испр. – М.: Издательский центр «Академия», 2005. – 224 с.

     15. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – 7-е издание, стереотипное. – Киев: Знания, 2006. – 459 с. (Высшее образование XXI века).

     16. Ларьков Н.С. Документоведение. – М.: Издательство АСТ, 2006. – 427 с.

     17. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – СПб.: Альфа, 2002. – 342 с.

     18. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / А. В. Пшенко. – М.: Академия, 2006. – 176 с.

     19. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: учебно-практическое пособие. – М.: Проспект, 2005. – 368 с.

     20. Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. – М.: Омега-Л, 2007. – 560 с.

     21. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство / М.В.Стенюков – М.: «Приор», 2002. – 144 с. (про комнату для хранения документов). 
 
 

Приложение 1 

Форма номенклатуры дел учреждения