Модель электронного документооборота

4)          Проведенный в работе аналитико-синтетический анализ автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации.  С помощью данных критериев была выделена АС «ЕВФРАТ-Документооборот», которая соответствует всем потребностям в области делопроизводства, удобства формирования единого делопроизводственного пространства и которая стала базой  для внедрения электронного документооборота в разработанной нами модели документооборота. 

5)         В результате исследования создана модель электронного документооборота ЗАО «Bona Fide». 

6)         Разработана схема поэтапного внедрения корпоративного электронного документооборота, которая включает в себя следующие стадии:

1.         Так называемый, аналитический. На этом этапе производиться анализ настоящей системы документооборота на предприятиями, формируется рабочая группа, которая будет выполнять функции координации работ в области создания общекорпоративной СЭУД.

2.         Проектно-технологический: выбор и приобретение программных средств для ядра системы, проектирование архитектуры системы и разработка программы.

3.         Собственно этап внедрения системы, который включает в себя под этапы: проведение опытной эксплуатации, доработка программной и эксплуатационной документации по результатам опытной эксплуатации, проведение приемочных испытаний.

При создании модели электронного документооборота нами были предусмотрены все нюансы работы с документами при  внедрении и последующей эксплуатации электронного документооборота. Данные варианты потребностей мы предлагаем рассматривать как наиболее весомые в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным в организации параметрам в области безопасного и эффективного электронного документооборота. 

 

Литература  

 

1.     Андреева, В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ): Настольная Книга для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей / В.И. Андреева – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1994. – 191 с.

2.     Баласанян, В.Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. – 2002.— №2. – С. 46—48.

3.     Баласанян, В.Э.Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления / В.Э. Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». – М.,– 2003. – С.22—25.

4.     Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение      управления / Г.И. Балибардина // Учеб.-метод. пособие / ВолГУ. – 2002. – 78 с.

5.     Бобылева, М.П. Корпоративная система документооборота и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2001. – №2. – С. 41—43.

6.     Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Издательство МЭИ, 2004—49 с.  

7.         Бобылева, М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. – 2003. – №2. – С. 15–17.

8.         Бобылева,  М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2002. – №2. – С.27–33.

9.     Витин, Ю.Г. От документооборота классического – к электронному! / Ю.Г. Витин// Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2004. – № 4. – С. 50-55.

10.   Вовкотруб, О.В. Документ и информация в век компьютеров и множительной техники / О.В. Вовкотруб // Сборник материалов II Междунар. Научно-практической конференции «Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении». – Пенза, – 2000. – С. 3–10.

11.   Гайдукова, Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. – 2006. – №10 – С. 17–22.  

12.   Гельман-Виноградов, К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания (к постановке проблемы) / К.Б. Гельман-Виноградов //  - Междунар. форум по информации и документации. – 1992. – Т. 17. – № 1. – С. 8–16 (1992 а).

13.   Гельман-Виноградов, К.Б.  Пространственная одиссея документов как глобальное явление / К.Б. Гельман-Виноградов  // Отечественные архивы. – 1992. – № 6. – С. 24–30 (1992 б).

14.    Гельман-Виноградов, К.Б.  Некоторые вопросы научной трактовки понятия «документ» / К.Б. Гельман-Виноградов // XI Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией» – М., – 2005. – С. 84–87 (2005 а).

15.   Гельман-Виноградов, К.Б.  О сложностях трактовки понятия «документ» и способах их преодоления / К.Б. Гельман-Виноградов // Делопроизводство. – 2005. – № 2. – С. 16–24 (2005 б).

16.   Глик, Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота / Д.И. Глик// - Секретарское дело. – 2006. – № 9 – С. 45–75.

17.   Джулер, А. Креативные стратегии в рекламе / А. Джулер, Б. Дрюниани – СПб: «Питер», 2002. –  289 с.

18.   Домарев, В.В. Защита информации и безопасность компьютерных систем/ В.В. Домарев. – К.: «Диа-Софт», 1999. – 38 с.

19.   Доронина, Л.А. Новые информацонные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) / Л.А. Доронина, Б.В. Черников // Управление персоналом. – 2002. – №2. – С. 39–43.

20.   Живаева, О.В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота: Дис. … канд. эконом. наук: 03.00.02 / О.В. Живаева. – В., 2002. – 148 с.

21.    Кочеткова, П. Система автоматизации делопроизводства «СompanyMedia-Делопроизводство/ П. Кочеткова // Секретарское дело. – 2006. – №8. – С.20.

22.   Кудряев, В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. – М.: Инфа-М, 2001. – 356 с.

23.      Кузнецов, С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе /  С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2005. – №10. – С. 32–35.

24.    Куциняк, Д.Л. От автоматизированного делопроизводства к           электронному документообороту / Д.Л. Куциняк // X Междунар. Научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе:       парадигмы XXI в.». – М., – 2003. – С. 18– 23.

25.   Ларин, М.В. Управление документацией в организации / М.В. Ларин // –М.: «Научная книга», 2002. – 110 с. 

26.      Ларин, М.В. Управление документацией: теория и практика (тезисы доклада) / М.В. Ларин // Делопроизводство. – 2001. – № 1. – С. 5–9.

27.    Ларин, М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению / М.В. Ларин// Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – №12. – С.30–38.

28.   Лысенко, Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция / Н.А. Лысенко // Учеб.-метод. пособие / Р-на-Д: МарТ. – 2002. – 272 с.

29.      Максимович, Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ /  Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 11(63). – С. 51–56 (2005 а).

30.      Максимович, Г.Ю. Современные универсальные информационные технологии – основа совершенствования ДОУ /  Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 2(54). – С. 23–27 (2005 б).

31.      Максимович, Г.Ю. Современные информационные технологии хранения информации и организация доступа к ней /  Г.Ю Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – №1 (53) – С. 34 (2005 в).

32.      Митяев, К.Г. Документы и их назначение / К.Г. Митяев // –  Вопросы архивоведения. – 1960. – № 5. – С. 88–102.

33.      Митяев, К.Г. Классификация документов в делопроизводстве советских учреждений / К.Г. Митяев // Вестник архивиста. – 1961. – № 1. – С. 59–61.

34.      Митяев, К.Г. Классификационные схемы (классификаторы) документов в делопроизводстве / К.Г. Митяев // Вестник архивоведения. – 1963. – № 4. – С. 81–83.

35.    Московая, П.М. На пути к электронному документообороту / П.М. Московая // Делопроизводство. – 2004. – №2. – С.36-41.

36.   Печникова, Т.В. Документационное обеспечение деятельности организации / Т.В. Печникова // Учеб. Пособие / М.: Ассоц. авторов и издателей «Тандем»: «Экмос». – 1998. – 208 с.

37.   Плешкевич, Е.А. Традиционное и нетрадиционно документоведение: о чистоте идей, а может быть, и рядов / Е.А. Плешкевич // –  Научные и технические разработки. – 2005. – № 6. – С. 65–70 (2005 а).

38.    Плешкевич, Е.А. Новый подход к определению понятия «документ» в книговедческих дисциплинах / Е.А. Плешкевич // НТИ. – Сер. 1. – 2005. – № 3. – С. 4–7 (2005 б).

39.    Плешкевич, Е.А. Формирование документной парадигмы / Е.А. Плешкевич // НТИ. – Сер. 1. – 2005. – № 10. – С. 19–22 (2005 в).

40.   Привалов, В.Ф. Вопросы сохранности принтерных текстов// Документация в информационном обществе: электронный документооборот и электронный архив. / В.Ф. Привалов// Доклады и сообщения на шестой Международной научно-практической конференции 24-25 ноября 1999г. – М., –  2000. – С.120–124.

41.   Румынина, Л.А. Делопроизводство / Л.А. Румынина//. – М.: «Издательство Мастерство», 2002. – 220 с.

42.   Саблин, В.К. О внедрении электронного документооборота / В.К. Саблин // Аудит. – 2004. – №5. – С.6.   

43.   Сборец, М.В. О внедрении системы электронного документооборота в ОАО АИБ «Академхимбанк» / М.В. Сборец // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2004. – №9. – С. 48–56.  

44.   Стенюков, М.Ю. Составление документов на компьютере / М.Ю. Стенюков // Учеб.-метод. пособие / М.: «Экмос». – 238 с.

45.   Сысоева, Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева// – Секретарское дело. –  2006. –  № 7 – С. 30–35.

46.    Сысоева, Л.А. Системы электронного управления документами / Л.А. Сысоева // Секретарсоке дело. – 2003. – №3. – С.29–33.

47.   Тихонов, В.И. Электронные архивы и электронный документооборот / В.И. Тихонов, И.Ф. Юшин// Отеч. Архивы. – 1999. – №2. – С.17–26.

48.   Ткачев, А.В. Правовой статус компьютерных документов: основные характеристики / А.В. Ткачев // – М.: ООО «Городец-издат», 2000. – С.62.

49.   Филенко,  Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко//  – Делопроизводство. –   2006. – № 3 – С. 64–65.

50.   Backland, M. About a basis of the theory of management of the documentation/ M. Backland. – The American Archivist, 1994. – vol.57. – 346-351 p.  

51.    Duranti, L. The Protection of the Integrity of Electronic Records: An Overview of the UBC-MAS Research Project / L. Duranti, H. Macneil. – Budapest, 1997. – 177 р.

52.    Duranti, L. The impact of digital technology an archival science / L. Duranti – Archival Science. – 2001. – №1. – pp. 39–55.

53.    Rothenberg, J. Avoiding Technological Quicksand: Finding a Viable Technical Foundation for Digital Preservation. A Report to the Councilon Library and Information Resources / J.  Rothenberg -  Washington, DC, 1999.

54.    Thibodeau, K. Preservation and migration of electronic records: the state of issue / K. Thibodeau -  The American Archivist, 1995. – vol.67. – 123–225 p.

55.    http://www.abbyy.ru   

56.   http://www.boss-referent.ru

57.   http://www.businessdoc.ru

58.   http://www.documentum.ru

59.   http://www.docflow.ru

60.   http://www.eos.ru

61.    http://www.evfrat.ru

62.    http://www.idoc.ru

63.   http://www.inttrust.ru

64.   http://www.landocs.ru

65.   http://www.letograf.ru

66.   http://www.miidad.ru

67.    http://www.optima-worflow.ru