Модель электронного документооборота

 

Основываясь на вышеперечисленных характеристиках автоматизированных систем, на практике внедрения, стоимости и функциональности, в своей описательной модели мы решили остановиться на АС «Евфрат-Документооборот».  На наш взгляд, это наиболее удобная, простая во внедрении и применении система, с необходимым набором функций, которые способствуют удачному переходу документооборота предприятия на высокий технологический уровень, с использованием современных компьютерных средств. Таким образом,  отличительными чертами АС «ЕВФРАТ-Документооборот»  перед вышеописанными программами являются следующие.

·           Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

·           Организация современной технологии делопроизводственного процесса на основании действующих стандартов и нормативов.

·           Более наглядный и удобный интерфейс системы.

·           Более простой и понятный алгоритм (технология работы) для пользователя при выполнении основных функций системы (регистрация документа, поиск).

·           Создание единого информационного пространства предприятия.

·           Обеспечение надежности учета и хранения документов.

·           Организация эффективной защиты информации.

·           Гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.

·           Возможность работы с системой специалиста со средними знаниями современных компьютерных технологий.

·           Отсутствие особых условий установки и эксплуатации, а также отсутствие необходимости в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков.

Базой для создания модели электронного документооборота будет являться реально существующая коммерческая организация ЗАО «Bona Fide»-Волгоград, которая  предоставляет юридические и аудиторские услуги на городском и региональном уровне. Внутри предприятия выделяются 4 подразделения: Бухгалтерия, Секретариат, Юридический и Аудиторский отделы, которые в свою очередь взаимодействуют с рядом предприятий-клиентов, а также с головной компанией, которая находится в Москве (ЗАО «Bona Fide»-Москва). В этих отделах работают специалисты по отдельным вопросам, готовящие квалифицированные решения в соответствии  со своей компетенцией, а утверждает их линейный руководитель – генеральный директор. 

 Схема 1. Структура организации    

Юрист 1              Юрист 2            Аудитор 1                       Аудитор 2           

  Юрист 3                                                   Аудитор 3

Таким образом, в документационном обмене  задействовано 4 подразделения. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям и, соответственно, головной компании.

Поскольку предприятие имеет достаточно сложную структуру организации как внутри, выделяя отделы, так и внешне – являясь филиалом Московской компании, то внедрение общекорпоративной системы электронного управления документами происходило на базе уже внедренных систем внутри Волгоградского филиала. Такими системами можно считать, например: документооборот, бухгалтерия, управление отношениями с клиентами. Данные системы были переведены к интеграции сервисов в корпоративную информационную систему. Мы выбрали внедрение сервисами в качестве способа внедрения СЭУД. Данный способ подразумевает собой деление всего процесса внедрения на сжатые промежутки времени этапы, в течение которых решается определенная задача, например, обеспечение управления нормативной документацией.  В данном случае под сервисами следует понимать выделенный набор  функций ПО, позволяющий полностью решить некую частную задачу. В рамках одной системы сервисы могут быть обособлены или полностью интегрированы друг с другом, однако в каждом из случаев они сохраняют свою работоспособность [Куциняк 2003: 20].

В ходе внедрения сервисами архитектура всего решения приобрела следующую структуру:

§   на нижнем уровне находятся общесистемные данные: информация о пользователях всех систем (LDAP, MS AD и прочие), также на этом уровне происходит авторизация и аутентификация пользователей, и организован доступ к общим справочникам информационной системы;

§   над общими данными находятся приложения, формирующие бизнес-логику. Эти приложения работают независимо друг от друга, поскольку общая информация хранится на нижнем уровне, доступном всем приложениям;

·           интерфейсы всех систем сводятся в едином портале и представляются в едином интерфейсе пользователя; пользователь получает доступ ко всем системам через веб-браузер, что обеспечивает единую авторизацию и привычность интерфейсов.    

 Мы выбрали  именно такой способ, потому что  подобная архитектура информационной  системы позволяет нам наращивать  сервисы в сжатые сроки, использовать разные системы без опасения проблем несовместимости, выполнять небольшие этапы, закрывающие частные задачи.

Преимущества, безусловно, были очевидны:

1)         при добавлении нового сервиса не было необходимости изменять бизнес-процессы, уже реализованные в программном обеспечении;

2)         поскольку добавление набора сервисов реализуется в виде последовательности небольших этапов, в результате мы получаем законченное решение. Благодаря этому,  в случае если у нас возникала необходимость отложить работы на более поздний период или отказаться от дальнейших работ, система сохранялась с тем же набором функционала, который позволял решить конкретные задачи;

3)         в ходе внедрения и в последующем нами был использован веб-интерфейс, который позволил охватить всю организацию вместе с головной компанией, не производя работ по настройке клиентских мест.

Для нормативного урегулирования и защиты электронного документооборота в организации, специалистами ДОУ был разработан ряд документов:

1.         Руководство по организации электронного делопроизводства и документооборота.

2.         Руководство по организации хранения документов на электронных носителях.

3.         Руководство по установления сроков хранения.

4.         Руководство по определению дальнейшего маршрута продвижения документов и информации с истекшим сроком хранения.

Наряду с вышеперечисленными руководствами были разработаны номенклатура дел, в которую были внесены основные виды документов с установленными сроками хранения, и реестр источников ключевой информации.

Для регламентации работы с конфиденциальной информацией был создан перечень сведений, относящихся к конфиденциальным. В нем зафиксированы: период и уровень (гриф) конфиденциальности, список сотрудников, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе. А также дополнительно составлен перечень документов, в которых эти сведения документируются. 

Использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП) также регламентируется инструкциями и правилами по использованию ЭЦП.         

 Отдельно  были внесены добавления и  корректировки в должностные  инструкции сотрудников.  

 

3.1. Защищенность  электронного документооборота 

 

Защищенность ЭД – это самый волнующий вопрос для организации в целом.  В связи с этим, данному вопросу мы уделили большое внимание.

Во-первых, внутри модели корпоративной электронной системы документооборота был создан центральный аппарат (компьютер-сервер), в котором содержится вся документация: как конфиденциального типа, так и неконфиденциального. Доступ к данному компьютеру-серверу ограничен правом доступа сотрудников в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. Так образом, система предусматривает несколько видов рабочих мест:

·           специализированное рабочее место, которое позволяет максимально расширить функции для работы, главном образом, с реквизитами документов. В нем работают, как правило, офис-менеджер (при ведении общего делопроизводства и номенклатуры дел), юристы (при формировании учета договоров), аудиторы (при формировании отчетов) и управляющие отделами;

·           универсальное рабочее место, позволяющее пользователям удобно работать с содержательной частью документа. С его помощью рядовые сотрудники могут ознакомиться с информацией, адресованной им, создать документ, завизировать его, поручить на исполнение подчиненному;

·           мобильное рабочее место позволяет осуществить доступ к системе через карманный персональный компьютер, в случаях, если сотрудник не может обратиться к системе через настольный компьютер. Данное место позволяет работать с поручениями, участвовать в согласовании документов, получать доступ к другим документам системы. Такое место удобно для руководителей отделов и генерального директора, участвующих в управленческих процессах;

·           рабочее место администратора позволяет производить настройку системы, изменять параметры, запрещать/разрешать доступ к некоторым файлам документов, блокировать и снимать блокировку на отдельные виды документации.

Каждый пользователь системы имеет свой пароль для входа.

Во-вторых, поскольку наша организация имеет достаточно сложную структуру корпоративного документооборота и, следовательно,  большой обмен документацией, то информация между отделами и головным офисом в Москве передается в кодированном виде. При получении закодированного документа, получатель, в компетенцию которого входит изучение данного документа,  с помощью системы производит раскодирование и начинает работу с документом. Кроме того, внутри самого филиала организации сотрудники имеют возможность передавать конфиденциальные документы посредством их криптографического шифрования. Работа с подобными документами осуществляется так же, как в случае внешнего документопотока. 

В-третьих, система ведет беспрерывное протоколирование действий пользователей в ходе которого всегда можно установить, кто регистрировал документ, прикрепил файл, отредактировал или удалил его, ввел резолюцию и так далее.

В-четвертых, внутри нашей модели корпоративного документооборота создан удостоверяющий центр, то есть орган, выдающий ключи (сертификаты) подписей и обеспечивающий достоверность ЭЦП, что исключает подделку подписи.

В-пятых, архивная система также имеет защиту на уровне документа: каждый документ  имеет ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции.

Таким образом, благодаря такой системе ограничений электронный докуменооборот получается наиболее защищенным от несанкционированного доступа к важным документам фирмы, к тому же уменьшается количество ошибок, возникающих в результате ошибочных (умышленных или специальных) действий персонала при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения и другое).

Далее мы более подробно остановимся на рассмотрении документопотоков.

3.2. Работа  с внешней и исходящей документацией

В нашей организации офис-менеджер ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов.  А также офис-менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля,  организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. В своей работе, он пользуется только автоматизированной системой, что значительно упрощает его работу, помогая рационально использовать свой труд.

Ниже представлены маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками, предложенные Л.А. Румыниной [Румынина 2002: 113-137].  

 Электронная  работа с входящей документацией:

1. Получение  документа.

2. Экспедиционная  обработка.

3. Рассмотрение  документа.

4. Регистрация.

5. Передача  адресату (конкретное подразделение).

6. Рассмотрение  руководителем подразделения.

7. Назначение  и передача исполнителю.

8. Исполнение  документа.

9. Контроль  за исполнением.

10. Направление  документа в дело.   

 Электронная  работа с исходящей документацией:

1. Создание  проекта документа.

2. Проверка  офис-менеджером.

3. Согласование (визирование при необходимости).

4. Подписание  руководителем документа.

5. Регистрация  документа.

6. Направление  документа в дело. 

 Более  подробно на каждом из этапов мы остановимся далее.

 

 

   Схема 2.

Модель внешнего документооборота предприятия

	Головная организация в Москве

 

    

 

	Рекламные и кадровые  агентства

 

 

 

Почта

Налоговые органы

 

Клиенты

Аудиторский отдел

 

Юридический отдел

Суды

 

Органы административного надзора