Модель электронного документооборота

Программные системы, построенные на платформе IBM Lotus Domino/Notes; «Босс-референт» («АйТи»), семейство продуктов «Золушка» и DIS-Assistant (Институт развития Москвы), «ЭСКАДО» («Интерпроком Лан»), CompanyMedia и OfficeMedia («ИнтерТраст»), N.System («Компьютер-Лэнд», Санкт-Петербург), «Делопроизводство» (КСК) и другие.         
2. Программные системы, построенные на других платформах: LanDocs   («Ланит»), Optima   Workflow  («Оптима»), «Дело» («Электронные офисные системы), «1С:Документооборот» (1С), «ЕВФРАТ-документооборот» (Cognitive Technologies) и ряд других систем. 

Следует отметить, что платформа IBM Lotus Domino/Notes относится по классификации IDC к категории «интегрированных технологий для совместной работы» (ICE — Integrated Collaborative Environment),где также представлены компании Microsoft (продукт MS Exchange) и Novell (продукт Novell GroupVise) [www.idoc.ru].

Отечественные компании, которые в качестве технологической основы используют либо реляционные базы данных (Oracle, MS SQL – «Дело» и LanDocs), либо папки MS Exchange (Optima Workflow), либо хранилища информации собственной разработки («1С:Документооборот»), испытывают проблемы в обеспечении совместной работы над документами в территориально распределенной корпоративной среде.     

 Более  подробно про системы электронного  документа и способах их внедрения  будет рассказано далее в  главе 2.

 

1.5.3. Предлагаемое  решение внедрения корпоративной  СЭУД

Для проведения анализа использования и внедрения автоматизированных технологий в области управления документами целесообразно разделить все структурные подразделения организации на функциональные группы (например):

•   административные подразделения;

•   эксплуатационно-технические подразделения;

•   социально-бытовые подразделения.    

 Затем  выделим основные автоматизированные функциональные системы и подсистемы, которые свойственны группам структурных подразделений.

Административные подразделения:

•        функциональные автоматизированные подсистемы как элементы единой информационной среды, автоматизирующие  базовые  бизнес-процессы и обеспечивающие поддержку функций управления ими;

·            система автоматизации делопроизводства (Управления делами);

·           автоматизированная система подготовки финансовой и бухгалтерской документации (ПФУ. Бухгалтерия);

•        автоматизированная система по учету кадров (Управление кадрами);

·           система электронного документооборота, электронного согласования и визирования документов и другие.

Эксплуатационно-технические подразделения:

·           функциональные автоматизированные подсистемы как элементы единой информационной среды;

•   автоматизированная система для службы главного инженера;

•   автоматизированная система для службы  главного энергетика;

•   автоматизированная система для службы главного механика;

•   общекорпоративная система электронного управления документами.     

 Социально-бытовые  подразделения:

•        функциональные автоматизированные подсистемы как элементы единой информационной среды;

·           общекорпоративная система электронного управления документами.

Базовая программная платформа.

В качестве базовой программной платформы мы предлагаем выбрать IBM Lotus Notes/Domino. Это решение обусловлено следующими причинами.

1.Минимизация  совокупной стоимости владения  программным обеспечением, то есть  наличие уже имеющихся лицензий на IBM Lotus 
Notes/Domino, сокращает затраты на приобретение программных средств и платформ.

2.В организации  в настоящий момент  используются прикладные автоматизированные информационные системы, реализованные на 
платформе IBM Lotus Notes/Domino.

3.Организация  имеет территориально распределенную структуру, следовательно, необходима такая программная платформа, которая эффективно функционировала бы в распределенной корпоративной информационной среде.

Базовая архитектура решения.

Архитектура общекорпоративной системы электронного управления документами включает:

- ядро системы;

- множество  функциональных подсистем (см. рис. 1).

Программные платформы.

Платформа ядра общекорпоративной системы электронного управления документами - IBM Lotus Notes/Domino.

Функциональные подсистемы общекорпоративной системы электронного управления документами могут быть реализованы на любой платформе, поддерживающей реляционные и документоориентированные базы данных.

Предполагаемые этапы выполнения работ.

Этап 1. Аналитический (анализ требований)

Основные задачи этапа:

1.         Формирование рабочей группы, которая будет выполнять функции координации работ в области создания общекорпоративной СЭУД.

2.         Провести анализ функциональных связей между структурными подразделениями организации и построить функциональные модели процессов (стандарт IDEF0).

3.         Провести анализ информационных связей между структурными подразделениями организации и построить модели информационных процессов.

4.         Определить и описать регламент работы с документами с целью распределения прав доступа (формирование политики безопасности).

5.         Провести анализ документопотока с целью возможности применения механизма электронного согласования и визирования документов (см. таблицу 4). 

 Таблица 4. 

Примерная таблица работ 

 

№	Задачи	Сроки исполнения	Результат	Исполнители
1	2	3	4	5

 

 

Этап 2. Проектно-технологический   

 Основные  задачи этапа:

1.         Выбор и приобретение программных средств для ядра системы.

2.         Проектирование архитектуры системы: ядра и функциональных компонентов.

3.         Разработка технического задания на процесс внедрения системы.

4.         Разработка программы и методики опытной эксплуатации.

5.         Разработка программы и методики  приемочных испытаний.

Этап 3. Внедрение системы  

 Основные  задачи этапа:

1.         Проведение опытной эксплуатации.

2.         Доработка программной и эксплуатационной документации по результатам опытной эксплуатации.

3.         Проведение приемочных испытаний.

1.6.Системы  автоматизации делопроизводства  и документооборота (САДД)

Как отмечалось выше, существует возможность перехода организации на электронный документооборот (как системы электронного управления документами),но с использованием специального программного обеспечения – системы автоматизации делопроизводства  и документооборота (САДД). В.Э. Баласанян выделяет на теоретическом уровне существование двух  уровней автоматизации документационной деятельности: технологический и управленческий, в ходе которых устанавливаются возможные пути создания САДД для российских предприятий. Начиная от создания некой системы управления, «выстраивая» под нее нормативно-методическую основу, персонал и программное обеспечение, заканчивая использованием в качестве основы традиционно сложившуюся систему управления, предавая ей качественно новый потенциал за счет возможностей современных информационных технологий [Баласанян 2002: 47].

Так внедрение корпоративной версии САДД создает основу единого документационного обеспечения управления, охватывающего центральный аппарат и территориально удаленные подразделения организации. При этом достигаются следующие цели: 

- единый  порядок индивидуальной и совместной  работы с документами в подразделениях организации на основании единого Регламента работы с документами; 

- объединение  потоков электронных документов  между подразделениями организации;  

- использование  общей для всех подразделений  организации системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), однотипных форм регистрационно-контрольных карточек (РКК) документов и так далее;  

- обеспечение  унификации управленческой документации  и сокращение количества форм и видов единообразных документов.

Таким образом, появляются серьезные предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова организация. Правильно построенная автоматизированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и другое) принципиально более эффективны.

 

Глава 2.

Выбор автоматизированной системы 

 

2.1      . Выбор эффективной автоматизированной системы ДОУ 

 

Как было сказано уже выше,   использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и распространению применения элементов электронного документооборота, поэтому к выбору такой системы нужно подходить очень серьезно, исследуя весь рынок программных продуктов.

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:

·      российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes: «CompanyMedia» - ИнтерТраст, «OfficeMedia» – Интертраст, «Босс-Референт» - АйТи, «Золушка НТЦ» –ИРМ, «Эксадо Интерпроком» – ЛАН;

·      полностью российские разработки: «1С:Архив» – 1С,  «LanDocs» - Ланит, «Optima-Workflow» – Optima,    «Дело» - ЭОС, «ЕВФРАТ-Документооборот» - Cognitive Technologies, «Documentum» - Документум Сервисиз.

Для них используются разнообразные обозначения: система автоматизации документооборота и делопроизводства, система управления документами, система электронного документооборота и так далее.

В специализированной литературе предлагается несколько подходов к проблеме выбора автоматизированной системы ДОУ (АСДОУ) [Сборец 2004: 48-56; Саблин 2004: 6; Бобылева 2002: 27-33; Сысоева 2003: 29-33]. С учетом предлагаемых вариантов рекомендуется поэтапно проанализировать все предлагаемые системы, принимая во внимание потребности организации в автоматизации отдельных участков документооборота, как по качеству работы системы, так и по финансовым критериям.

Прежде всего, как было сказано в предыдущей главе, автоматизированная технология нужна организации для  учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Вопросы учета и хранения самым детальным образом проработаны в отечественной науке и практике документоведения и архивного дела. Поэтому естественным и самым эффективным решением является использование готовой системы автоматизации делопроизводства и архивного дела в соответствии с отечественными нормативами и сложившейся практикой.

В современных условиях документ все возрастающую часть своего жизненного цикла существует в электронном виде. Поэтому, в дополнение к автоматизации  традиционного делопроизводства, необходимы технологии электронного документооборота. Если еще несколько лет назад такие средства, как электронная почта или электронный архив, использовались в ряде организаций параллельно с системами автоматизации делопроизводства, то в настоящее время многие управленцы осознают необходимость единой интегрированной системы работы с электронными и бумажными документами.

Для обеспечения полноценного электронного документооборота необходимы определенные промышленные технологии преобразования бумажных документов в электронные (поточное сканирование), а также средства автоматической регистрации электронных документов, подготовленных с помощью текстовых редакторов, средства электронно-цифровой подписи, средства пересылки документов и другие сервисы, используемые для работы с электронными документами, распространяемыми по организации и за ее пределами.

Исходя из вышесказанного, система автоматизации должна обладать открытым интерфейсом, обеспечивающим расширения и видоизменения реквизитного состава, управления маршрутизацией и создания новых или модификации существующих процедур. Наличие открытого интерфейса, по мнению Ю.Г. Витина, обеспечит также интеграцию  САДД с другими прикладными системами организации [Витин 2004: 54].

Еще более широкие возможности для расширения функциональности системы автоматизации делопроизводства дает использование совместно с ней универсальных документоориентированных платформ, например, таких известных производителей, как Microsoft (Share Point Server), IBM (Lotus Notes, Content Manager), Documentum, Hummingbird и другие, позволяющие, в частности, создавать документированные порталы организаций. 

Актуальным на сегодня требованием, по мнению В.Э. Баласаняна,  к системе автоматизации делопроизводства является наличие средств взаимодействия с другими системами [Баласанян 2003: 24]. Электронные коммуникации снимают границы между организациями, а обмен электронными документами значительно снижает финансовые затраты на изготовление, перемещение и на возможное последующее повторное преобразование документа и его реквизитов в электронную форму. В этой связи крайне важно иметь возможность организовать электронный документооборот между территориально удаленными офисами организации, а также различных организаций друг с другом.

Из вышесказанного можно сформулировать наиболее важные требования, выдвигаемые для автоматизированной системы. Прежде всего, такая система должна:

1) выполнять  все задачи документационного  обеспечения в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов;

2) быть построена  на единых методологических принципах, программно-технических и технологических  решениях и рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований;

3) обеспечить  полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса  и реализовать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически;