Модель электронного документооборота

·           обработка входящей и исходящей корреспонденции. Входящие документы подвергаются следующим операциям: экспедиционной обработке (с возможностью сканирования и потокового ввода документов, а также автоматического преобразования факсов и e-mail во входящие документы), регистрации, рассмотрению руководством и выдаче резолюции, ознакомлению в структурном подразделении или исполнению, контролю за исполнением.

Основные процедуры обработки исходящих документов: разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта документа, регистрация документа, экспедиционная обработка документа;

·           управление прохождением внутренних документов: распорядительных, организационных и информационно-справочных;

·           хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, поддержка механизма делегирования полномочий. Хранение и динамическое обновление данных о контрагентах предприятия;

·           поддержка технологического документооборота по трем направлениям работы: а) ведение реестра и обслуживание материальных объектов, б) подготовка договоров и обработка событий по ним, в) взаимоотношения с клиентами, поставщиками и партнерами;

·           поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между центральным офисом организации и ее подчиненными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами.

Каждому пользователю в системе предоставлен свой Рабочий «Кабинет» - персональный почтовый ящик, куда приходят все уведомления и размещаются по папкам в зависимости от статуса. Однако статус исполнения выданных вами приказов - недоступен, потому что механизм почтовой базы не приспособлен для реализации подобных функций.

Система не рассчитана на полиструктурные организации, т.е. в холдинге невозможен контроль исполнения распоряжений в нижестоящих организациях. Кроме того, почтовые механизмы передачи документов между организациями и удаленными подразделениями не могут рассматриваться как, безусловно надежные.

По данным, представленным разработчиками, система имеет сертификат соответствия ГСДОУ. Компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ РИСО9001         [http://www.boss-referent.ru/www.boss-referent.ru]. 

 

2.3.3. Краткие  характеристики системы «Optima Workflow»

Данная система разработана компанией «Оптима» и предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. В состав системы «Optima Workflow» входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.

По словам разработчиков, внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

·           централизованное хранение документов в электронном виде;

·           формализацию процедур создания и обработки документов;

·           наличие case-подобного графического редактора для описания процессов движения документов и технологических операций на этапе работы с ними;

·           единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов. Контроль реализован следующим образом: создается специального вида документ - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и так далее. Все это отражено в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, исполнителями соисполнителей. Уведомления рассылаются по электронной почте MS Outlook/Exchange [http://www.boss-referent.ru/www. optima-workflow.ru].

Система «Optima Workflow» содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, настраиваемые на специфику организации, и не предлагает каких-либо стандартных процедур.

Информации о наличии сертификата соответствия ГСДОУ нет.

2.3.4. Краткие характеристики системы  « Documentum» 

 

Данная система – это разработка одноименной корпорации «Документум Сервисиз», продукты которой ориентированы на автоматизацию более крупных и сложных систем управления документами.

Следует еще раз обратить внимание на то, что «Documentum» по функционалу и стоимости  сравним с базовым программным обеспечением, таким как IBM Content Manager. Обе эти системы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота – разница состоит только в стоимости. Но все же в рамках данной дипломной работы мы попытались обрисовать некоторые возможности и недостатки системы, применительно к системам автоматизации делопроизводства.  

Documentum обладает  следующими возможностями:

·           масштабируемость и работа в территориально-распределенном режиме, есть возможность подключения мобильных пользователей;

·           рассылка уведомления и поручения происходит с помощью механизма электронной почты;

·           поддержка многоязычности через языковые пакеты. Смысл в том, что заказчик устанавливает одну версию программного обеспечения, но может применять различные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск в документах на разных языках. Русификация продукта реализована совместно с компанией «ПРОМТ»;

·           сервисы генерации аудиторского следа (то есть наблюдения за действиями пользователей);

·           управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических редакторов;

·           управление мультимедиа-данными - извлечение информации из неструктурированных данных, например, текста из изображения;

·           печать с поддержкой цифровых водяных знаков и временных меток;

·           потоковый ввод документов через сканер и распознавание.     

 По информации, предоставленной разработчиками, в  пятой версии осуществлен переход  на стандарт J2EE, вследствие чего «Documentum» может работать на самых разных серверах: WebLogic, WebSphere, iPlanet и так далее [http://www.boss-referent.ru/www.documentum.ru].

Система «Documentum» является системой управления содержанием (ЕСМ), а система документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика. В ходе нашего исследования, мы установили, что из всех систем электронного документооборота «Documentum» является самой дорогой и ориентирована на очень крупные внедрения.

2.3.5. Краткие  характеристики системы «Landocs» 

 

Система «LanDocs» разработана компанией «Ланит» и предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба.

По данным разработчиков, система «LanDocs» реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства [http://www.boss-referent.ru/www.landocs.ru].

Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-модели без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).

Основные параметры системы:

1) ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль;

2) настройка  на конкретные условия с помощью  модификации CASE-модели.

Программный комплекс «LanDocs» позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:

·           регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и так далее;

·           рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку с помощью механизма электронной почты;

·           хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и так далее);

·           контроль за прохождением и исполнением документов и поручений. Система «LanDocs» обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов;

·           поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов;

·           поддержку нескольких версий одного документа;

·           сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR);

·           интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов;

·           «LanDocs» сохраняет документы, созданные различными приложениями в виде файлов - текстов, таблиц, изображений, звука и так далее. При попытке пользователя просмотреть содержание документа он обеспечивает интегрированный вызов соответствующего приложения, а при открытии документа на редактирование - блокирует документ на основе механизма Check In - Check Out (что существенно ужесточает требования к пропускной способности сети в территориально-распределенной системе);

·           при включенной функции безопасности (поставляется отдельно) все действия заверяются с использованием электронной цифровой подписи;

·           организацию архивирования документов;

·           регламентацию прав доступа пользователей к документам и функциям системы;

·           возможность доступа к информации через сеть Internet;

·           интеграция с другими приложениями через OLE;

·           система работает с РСУБД Oracle и MS SQL. Серверная часть реализована только под Windows nT.

Каждому пользователю системы «LanDocs» предоставляется три почтовых ящика:

1) входящий, в который помещаются все извещения и задания, ему адресованные;

2) исходящий, в котором содержится информация об отправленных пользователем извещениях и заданиях;

3) на контроле, в котором содержится информация о заданиях, по которым сотрудник является контролером.

Таким образом, для работы в системе пользователь должен переключаться между тремя ящиками, что не очень удобно.

Система «LanDocs» соответствует стандарту ГСДОУ. Компания «Ланит» имеет сертификат ГОСТ РИСО9001 [http://www.boss-referent.ru/www.documentum.ru].

2.3.6. Краткие  характеристики системы  «Дело»    

 Система  автоматизации делопроизводства  и документооборота «Дело» была  разработана ЗАО «Электронные  офисные системы». Данная система  предназначена для автоматизации  делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами, и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.   

 Функциональные  возможности:

·           отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;

·           единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках;

·           регистрация проектов (с присвоением регистрационного номера) как отдельной группы документов, с последующей перерегистрацией, путем создания связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных;

·           ввод текстов резолюций, включая повторные и назначение исполнителей по ним;

·           направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;

·           пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;

·           регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

·           осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;

·           объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;

·           выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек, а так же резолюций, с целью осуществления функций контроля исполнения документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;

·           ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;

·           получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;

·           предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вследствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;

·           получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства;