Автор работы: Пользователь скрыл имя, 17 Мая 2014 в 16:13, дипломная работа
В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления
Введение
Глава 1. Современные электронные системы управления и работы с документами
1.1. Управление и работа с документами
1.2. Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ
1.3. Современные универсальные информационные технологии для совершенствования ДОУ
1.4. Комплексный подход к внедрению ИТ
1.5. Характеристика систем электронного управления документами (ЭУД)
1.5.1. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами)
1.5.2. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД
1.5.3. Предлагаемое решение внедрения корпоративной СЭУД
1.6.Системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД)
Глава 2. Выбор автоматизированной системы
2.1. Выбор эффективной автоматизированной системы ДОУ
2.2. Сравнительные характеристики систем автоматизации делопроизводства
2.3. Общая характеристика систем
2.3.1. Краткие характеристики системы «CompanyMedia»
2.3.2. Краткие характеристики системы «БОСС-Референт»
2.3.3. Краткие характеристики системы «Optima Workflow»
2.3.4. Краткие характеристики системы « Documentum»
2.3.5. Краткие характеристики системы «Landocs»
2.3.6. Краткие характеристики системы «Дело»
2.3.7. Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот
2.4. Последние разработки на российском рынке систем автоматизации документооборота
2.4.1. АС «DocFlow 2006»
2.4.2. АС «Летограф»
2.4.3. АС «ДЕЛО – Старт»
Глава 3. Модель электронного документооборота
3.1. Защищенность электронного документооборота
3.2. Работа с внешней и исходящей документацией
Заключение
Литература
· обработка входящей и исходящей корреспонденции. Входящие документы подвергаются следующим операциям: экспедиционной обработке (с возможностью сканирования и потокового ввода документов, а также автоматического преобразования факсов и e-mail во входящие документы), регистрации, рассмотрению руководством и выдаче резолюции, ознакомлению в структурном подразделении или исполнению, контролю за исполнением.
Основные процедуры обработки исходящих документов: разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта документа, регистрация документа, экспедиционная обработка документа;
· управление прохождением внутренних документов: распорядительных, организационных и информационно-справочных;
· хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, поддержка механизма делегирования полномочий. Хранение и динамическое обновление данных о контрагентах предприятия;
· поддержка технологического документооборота по трем направлениям работы: а) ведение реестра и обслуживание материальных объектов, б) подготовка договоров и обработка событий по ним, в) взаимоотношения с клиентами, поставщиками и партнерами;
· поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между центральным офисом организации и ее подчиненными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами.
Каждому пользователю в системе предоставлен свой Рабочий «Кабинет» - персональный почтовый ящик, куда приходят все уведомления и размещаются по папкам в зависимости от статуса. Однако статус исполнения выданных вами приказов - недоступен, потому что механизм почтовой базы не приспособлен для реализации подобных функций.
Система не рассчитана на полиструктурные организации, т.е. в холдинге невозможен контроль исполнения распоряжений в нижестоящих организациях. Кроме того, почтовые механизмы передачи документов между организациями и удаленными подразделениями не могут рассматриваться как, безусловно надежные.
По данным,
представленным разработчиками, система
имеет сертификат соответствия ГСДОУ.
Компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ
РИСО9001 [http://www.boss-referent.ru/
2.3.3. Краткие характеристики системы «Optima Workflow»
Данная система разработана компанией «Оптима» и предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. В состав системы «Optima Workflow» входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.
По словам разработчиков, внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:
· централизованное хранение документов в электронном виде;
· формализацию процедур создания и обработки документов;
· наличие case-подобного графического редактора для описания процессов движения документов и технологических операций на этапе работы с ними;
· единые управление
и контроль за движением документов в
рамках бизнес-процессов. Контроль реализован
следующим образом: создается специального
вида документ - «документ на контроле»,
который помещается на «доску объявлений».
Исполнители могут не только ознакомиться
с содержанием поручения, но и непосредственно
в документ внести сведения о ходе исполнения,
отметить факт выполнения и так далее.
Все это отражено в одном экземпляре документа,
который не тиражируется и не рассылается
в адрес всех упомянутых в документе контролеров,
исполнителями соисполнителей. Уведомления
рассылаются по электронной почте MS Outlook/Exchange
[http://www.boss-referent.ru/
Система «Optima Workflow» содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, настраиваемые на специфику организации, и не предлагает каких-либо стандартных процедур.
Информации о наличии сертификата соответствия ГСДОУ нет.
2.3.4. Краткие характеристики системы « Documentum»
Данная система – это разработка одноименной корпорации «Документум Сервисиз», продукты которой ориентированы на автоматизацию более крупных и сложных систем управления документами.
Следует еще раз обратить внимание на то, что «Documentum» по функционалу и стоимости сравним с базовым программным обеспечением, таким как IBM Content Manager. Обе эти системы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота – разница состоит только в стоимости. Но все же в рамках данной дипломной работы мы попытались обрисовать некоторые возможности и недостатки системы, применительно к системам автоматизации делопроизводства.
Documentum обладает следующими возможностями:
· масштабируемость и работа в территориально-распределенном режиме, есть возможность подключения мобильных пользователей;
· рассылка уведомления и поручения происходит с помощью механизма электронной почты;
· поддержка многоязычности через языковые пакеты. Смысл в том, что заказчик устанавливает одну версию программного обеспечения, но может применять различные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск в документах на разных языках. Русификация продукта реализована совместно с компанией «ПРОМТ»;
· сервисы генерации аудиторского следа (то есть наблюдения за действиями пользователей);
· управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических редакторов;
· управление мультимедиа-данными - извлечение информации из неструктурированных данных, например, текста из изображения;
· печать с поддержкой цифровых водяных знаков и временных меток;
· потоковый ввод документов через сканер и распознавание.
По информации,
предоставленной
Система «Documentum» является системой управления содержанием (ЕСМ), а система документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика. В ходе нашего исследования, мы установили, что из всех систем электронного документооборота «Documentum» является самой дорогой и ориентирована на очень крупные внедрения.
2.3.5. Краткие
характеристики системы «
Система «LanDocs» разработана компанией «Ланит» и предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба.
По данным
разработчиков, система «LanDocs» реализована
как адаптивная CASE-модель электронного
офисного документооборота и делопроизводства
[http://www.boss-referent.ru/
Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-модели без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).
Основные параметры системы:
1) ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль;
2) настройка
на конкретные условия с
Программный комплекс «LanDocs» позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:
· регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и так далее;
· рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку с помощью механизма электронной почты;
· хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и так далее);
· контроль за прохождением и исполнением документов и поручений. Система «LanDocs» обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов;
· поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов;
· поддержку нескольких версий одного документа;
· сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR);
· интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов;
· «LanDocs» сохраняет документы, созданные различными приложениями в виде файлов - текстов, таблиц, изображений, звука и так далее. При попытке пользователя просмотреть содержание документа он обеспечивает интегрированный вызов соответствующего приложения, а при открытии документа на редактирование - блокирует документ на основе механизма Check In - Check Out (что существенно ужесточает требования к пропускной способности сети в территориально-распределенной системе);
· при включенной функции безопасности (поставляется отдельно) все действия заверяются с использованием электронной цифровой подписи;
· организацию архивирования документов;
· регламентацию прав доступа пользователей к документам и функциям системы;
· возможность доступа к информации через сеть Internet;
· интеграция с другими приложениями через OLE;
· система работает с РСУБД Oracle и MS SQL. Серверная часть реализована только под Windows nT.
Каждому пользователю системы «LanDocs» предоставляется три почтовых ящика:
1) входящий, в который помещаются все извещения и задания, ему адресованные;
2) исходящий,
в котором содержится
3) на контроле,
в котором содержится
Таким образом, для работы в системе пользователь должен переключаться между тремя ящиками, что не очень удобно.
Система «LanDocs»
соответствует стандарту ГСДОУ. Компания
«Ланит» имеет сертификат ГОСТ РИСО9001
[http://www.boss-referent.ru/
2.3.6. Краткие характеристики системы «Дело»
Система
автоматизации
Функциональные возможности:
· отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
· единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках;
· регистрация проектов (с присвоением регистрационного номера) как отдельной группы документов, с последующей перерегистрацией, путем создания связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных;
· ввод текстов резолюций, включая повторные и назначение исполнителей по ним;
· направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;
· пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;
· регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
· осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
· объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
· выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек, а так же резолюций, с целью осуществления функций контроля исполнения документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;
· ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
· получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
· предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вследствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;
· получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства;