Модель электронного документооборота

·           хранение электронных образов документов;

·           списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;

·           протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.    

 Система  функционирует в локальной вычислительной сети и рассчитана на моно структурную организацию.    

 В качестве  средства разработки (базы данных) БД используется РСУБД, что усложняет доработку и адаптацию системы.    

 Система  обеспечивает поиск документов  в базе по сочетанию реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск реализован только в версии под MS SQL.    

 По данным, представленными разработчиками, система  имеет сертификат Госстандарта  на соответствие ГСДОУ [http://www.boss-referent.ru/www.eos.ru].  

 

2.3.7. Краткие  характеристики системы «Евфрат-Документооборот»  

 

Данная система была разработана компанией Cognitive Technologies. Новая версия системы «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности.  

«http://www.evfrat.ru/about/ - 2#2ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет:

1)         автоматизировать регистрацию документов и заданий;

2)         обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

3)         осуществлять мгновенный поиск информации;

4)         контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

5)         проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

6)         организовать долговременное хранение документов организации;

7)         обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Основными функциями системы являются: http://www.evfrat.ru/features/ - 3#3

·           регистрация документов в системе (заполнение электронной регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;

·           постановка документов на контроль;

·           возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;

·           возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;

·           слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;

·           поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;

·           разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;

·           протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП;

·           подготовка и печать журналов и отчетов;

·           рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы;

·           возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив;

·           доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

По данным, предоставленным разработчиками, в новой версии АС  «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 появились и были усовершенствованы следующие функциональные блоки:

поддержка территориально-распределенной работы: создание единого пространства управления филиальной структурой; сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам;

интеграция с электронной почтой: регистрация писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»; отправка документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;

регистрация документов - облегчение труда делопроизводителя: регистрация нового документа на основе существующего; автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации; поддержка потокового сканирования;

контроль и анализ деятельности организации: расширение списка уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания; автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления; развитие возможностей построения и работы со сложными отчетами;

возможности администрирования: поддержка работы с иерархическими словарями; организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию; работа «ЕВФРАТ-Документооборот Сервер» как сервиса; экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов; администрирование хранилища форм документов; новый Генератор отчетов  [www.evfrat.ru].

Особенностью системы  АС «ЕВФРАТ-Документооборот» является ее гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.

Информации о наличии сертификата соответствия ГСДОУ отсутствует. 

 

2.4. Последние разработки на российском рынке систем автоматизации документооборота 

 

На сегодняшний момент наблюдается возрастание интереса к системам электронного документооборота, как среди государственных, так и коммерческих структур. Подобная заинтересованность способствует большему оснащению отечественного рынка такими системами, позволяющими удовлетворять все потребности организации.

Ниже нами представлены несколько  последних разработок систем, информация о которых в относительно полной мере представлена разработчиками.

2.4.1. АС «DocFlow 2006» 

 

В 2006 году консорциум «Кодекс» представил новое поколение своих систем электронного документооборота.

По мнению разработчиков, новая система воплотила в себе все последние достижения информационных технологий в области автоматизации делопроизводства в органах государственной власти, а также в средних и крупных коммерческих предприятиях [www.docflow.ru].

Система обеспечивает подготовку электронных документов, создание банка электронных копий документов, централизованный и децентрализованный учет документов, ведение единых корпоративных классификаторов и справочников, обмен структурированной и документальной информацией между структурными подразделениями (в том числе удаленными), корпоративный контроль исполнения, а также подготовку организации к переходу к безбумажной технологии работы с документами. Адаптированная к работе в сложных гетерогенных сетях, архитектура системы спроектирована с учетом большого числа пользователей. Вся работа с данными осуществляется на сервере приложений, что позволяет снизить нагрузку на сеть и ускорить обработку пользовательских запросов.

За каждую из типовых задач делопроизводства отвечают соответствующие модули, которые, в зависимости от требований заказчика, могут внедряться частично или поэтапно. Так, модуль «Система подготовки документов» решает одну из важнейших задач документооборота - создание и ведение корпоративного банка документов с возможностью контекстного поиска внутри этого информационного массива. Безопасность и достоверность информации достигается за счет разграничения прав доступа, поддержки электронно-цифровых подписей, шифрования трафика между сервером приложений и клиентом. Удобство работы - обеспечивается интеграцией системы по схеме «тонкий клиент» с основными офисными приложениями, что позволяет пользователю размещать документы в базе данных, не выходя из привычных редакторов'MS Word или MS Excel. В результате планируемой интеграции системы с программой Autodesk AutoCAD пользователь сможет строить хранилища проектной документации, обеспечивающее коллективный доступ к чертежам, другим материалам проектной документации и их сканированным копиям.

Развивая принципы электронного документооборота, новая версия системы «Кодекс» учитывает и традиции документооборота бумажного. Так, подсистема «Кодекс: Потоковое сканирование» позволяет значительно ускорить процесс обработки входящей бумажной корреспонденции. Каждый регистрируемый документ получает штрих-код и сканируется, а его электронная копия сохраняется в базе данных «Системы подготовки документов». Штрих-код, нанесенный на документ, позволяет мгновенно найти документ с помощью сканера штрих кодов в базе данных.

В числе новых решений, предлагаемых новой версией системы «Кодекс: Документооборот», разработчики также называют мощный генератор отчетов, ориентированный на представление данных в пакете Microsoft Office и позволяющий пользователю по определенным критериям поиска сформировать отчет, не обладая специальными навыками в области программных технологий [www.docflow.ru]. Работая с консолидированными данными, пользователь сможет производить группировки сведений, строить линейные таблицы, подотчеты, кросс таблицы, избегая рутинных и сложных операций.

Наряду с новой архитектурой системы «Кодекс: Документооборот», особо отмечались возможности ее масштабирования и динамической настройки интерфейса, позволяющие самостоятельно расширять функциональность подсистем, а также, в зависимости от специфики деятельности пользователя, вводить новые атрибуты и классификаторы документов, скрывать редко используемые атрибуты, включать новые элементы дизайна.

2.4.2. АС «Летограф»   

 

 

 «ЛЕТОГРАФ» провела интеграцию своей системы управления документами и бизнес-процессами с ABBYY Recognition Server, первым серверным продуктом для распознавания документов.

ABBYY Recognition Server, интегрированный в универсальную многофункциональную систему управления документами и бизнес-процессами ЛЕТОГРАФ, позволяет:

·            автоматизировать конвертирование в/из формата PDF и распознавание документов, составленных на разных языках;

·           быстро и качественно обрабатывать массивы изображений;

·           сохранять документы в различных форматах;

·           масштабировать файлы в промышленных количествах.

ABBYY Recognition Server наряду с другими продуктами ABBYY, интегрированными в систему «ЛЕТОГРАФ», позволит заказчику улучшить управление информацией. В частности, могут быть существенно сокращены временные и ресурсные затраты на обработку, распознавание и конвертирование больших объемов информации, перевод документов из бумажного архива в электронный вид.

На данном этапе стратегия компании «ЛЕТОГРАФ» ориентирована не только на экспансию на российском рынке систем электронного документооборота (СЭД). Планируется активно вести работу и с зарубежными заказчиками. Интеграция ABBYY Recognition Server и системы «ЛЕТОГРАФ» позволяет предложить пользователям систему нового поколения, многофункциональную, гибкую и надежную.

Система «ЛЕТОГРАФ» является первым в мире и единственным на сегодня решением со встроенным серверным приложением ABBYY Recognition Server [www.letograf.ru]. 

 

2.4.3. АС «ДЕЛО  – Старт» 

 

Компания «Электронные офисные системы» разработала новую однопользовательскую версию системы «ДЕЛО»- «ДЕЛО-Старт», поставляемую с СУБД Microsoft® Data Engine (MSDE).

Система «ДЕЛО-Старт» - это полноценная система автоматизации делопроизводства, отвечающая всем отечественным нормативным требованиям, предназначенная для автоматизации делопроизводства в небольших организациях.

Система «ДЕЛО-Старт» обеспечивает поддержку всех основных делопроизводственных функций:

·     регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

·     ввод резолюций руководства;

·     контроль исполнения;

·     отметку отправки документов внешнему корреспонденту;

·     формирование оперативных сводок и стандартных отчетов.     

 Система  «ДЕЛО-Старт» легко устанавливается, предъявляет минимальные требования  к компьютеру пользователя, не  требует наличия предустановленной  СУБД. Ограничения системы по отношению к другим  версиям компании:

·     один пользователь - одно рабочее место;

·     отсутствие функций электронного обмена документами с внешними корреспондентами;

·     отсутствие журнала передачи экземпляров бумажных документов и ряда связанных с этим функций.

Система «ДЕЛО-Старт» полностью совместима по данным и интерфейсу с другими версиями семейства [www.eos.ru].   

 

 

Выводы

Подведем итог нашего исследования, в ходе которого было установлено, что при выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика. Критерии, по которым были рассмотрены системы, достаточно универсальны и соответствуют задачам автоматизации документооборота как в коммерческих, так и в государственных учреждениях.

Если говорить о выборе СЭД для организации с предполагаемым количеством одновременно работающих пользователей около 50, то наиболее оптимальным решением видится система «ЕВФРАТ-Документооборот», разработка компании Cognitive Technologies. При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации при внедрении разработчиком, партнерами и непосредственно заказчиками.

Кратко об исследовании

Данное исследование подготовлено на основе технических описаний систем, взятых из открытых источников, и тестирования демо-версий программных продуктов «Дело», «Евфрат-Документооборот», «Optima-Workflow». Исследование возможностей систем «Босс-Референт», «CompanyMedia», «Documentum», «LanDocs» проводилось только на основе технических описаний, поскольку компании-разработчики данных систем демо-версии не представляют.

 

Глава 3. 

Модель электронного документооборота