Модель электронного документооборота

Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

При более внимательном рассмотрении, очевидно, что невозможно построить эффективную систему управления на основе двух систем управления: формальной и функциональной. Они должны быть неразрывно связаны и едины в масштабе всего предприятия. Это означает, что правила учета и контроля за движением документов должны распространяться на все подразделения и рабочие места персонала, работающего с документами. В то же время при решении различных функциональных задач и обработке связанных с ними документов должны использоваться специализированные правила работы  с документами и содержащейся в них информацией.  

 

1.2. Проблемы  традиционных и электронных технологий ДОУ 

 

Как показывает практика, в настоящий момент существует большое количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих  территориально-отдаленные филиалы, где документационное обеспечение управления совершенно не развито или используется   лишь на отдельных этапах управленческой деятельности.

Между тем в основе всей управленческой деятельности лежит работа с документацией, и организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений.

Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в данное время.  В документационной деятельности различных организаций при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать практически одинаковые проблемы, которые были систематизированы в статье Л.Н. Гайдуковой:

- неизбежная  потеря документов, следовательно  и информации;

- попадание  документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

- накопление  множества документов, назначение  и источник появления которых  неясны;

- большие  затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная  реакция  на новые воздействия;

- избыточность  документооборота, большая потеря  времени на обработку входящей  и исходящей корреспонденции, внутренних  документов и на ознакомление с документами;

- противоречивость  принимаемых решений, невозможность  обеспечить быструю передачу  исходных документов и информации  должностным лицам, принимающим  решения;

- бесконтрольность  исполнителей, невозможность доведения  в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

- невозможность  установления истории работы  с документами;

- непроизводственные  затраты рабочего времени на  поиск необходимого документа, формирование  тематической подборки документов;

- избыточные  затраты на бумагу и копирование  для создания нескольких копий  одного документа [Гайдукова 2006: 18].

Как результат, документооборот  включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов. Для разрешения проблем в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию компьютерных технологий, но применение простых организационных решений лишь минимально соответствуют уровню задач компании. Например, выделенный Л.В.  Гайдуковой как часто используемый подход – создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения [Гайдукова 2006: 19]. Как показывает практика, данные меры работают только до определенного момента. Когда решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются ее размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому хаосу.

Единственным путем решения подобных проблем является автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечений управления (ИС ДОУ). В ходе нашего исследования, в результате внедрения новых технологий, проблемы на предприятии полностью не исчезают, вместо них появляются новые. Среди таких можно обозначить:

- несанкционированный  доступ к конфиденциальной информации;

- вероятность  утраты больших массивов ценной  информации из-за технических  неполадок оборудования, проникновения  в компьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных  действий пользователя;

- как одна  из технических проблем: быстрая смена носителей, программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности делопроизводственных процессов в управлении и использования имеющихся документальных массивов.

Возникают также проблемы нормативного характера:

- не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами;

- отсутствует  официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными  документами, обеспечивающая признание  их юридической силы;

- отсутствуют  методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с грифованными электронными документами и другие.

Кроме вышесказанного, как бумажные, так и электронные документы имеют свои преимущества и одновременно и ограничения, связанные с носителем информации. В таблице 1, составленной Е.Н. Филенко, приведены основные из них [Филенко 2006: 64].

Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности восприятия. С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование - оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полнота. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего - доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при необходимости - и на других носителях информации применительно к конкретным задачам.                                                                                                 

 Таблица 1.        

 Сравнительная  характеристика бумажного и электронного документов

Критерии сравнения		Бумажный документ	Электронный документ
1		2	3
1. Время транспортировки документа		Зависит от используемых способов доставки: почта, телекс, доставка самолетом, пневмопочта и так далее	Время передачи по электронным каналам связи исчисляется секундами и минутами
2. Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном  фонде по атрибутам документа  и содержанию)		Достаточно трудоемка м зависит от организации эффективной системы классификации информации и документов	Занимает минимальное количество времени, а использование ссылок позволяет найти не только один документ, но и другие, связанные с ним тематически или по формальным признакам
3. Требования к оформлению документов		Определены стандартами и унифицированными формами	Требования не стандартизированы, регламентируется пока только ряд вопросов использования ЭЦП. Но требования к оформлению реквизитов должны быть более жесткими, так как для передачи по каналам связи и обмена информацией между разными системами необходимо обеспечить совместимость программно-технических средств, иначе передача информации может не состояться или она будет недоступной для восприятия
4. Придание документу юридической  силы	Решены практически все вопросы придания юридической силы		ФЗ «Об электронной цифровой подписи» определяет в качестве условий: срок действия сертификата ключа, относящегося к этой ЭЦП, подтверждение подлинности ЭЦП в документе, использование ЭЦП в отношениях, в которых она имеет юридическое значение. При соблюдении данных условий ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи в бумажном документе
5. Удобство восприятия информации	Максимально оптимален для восприятия информации		Поданным американских  исследователей, текст с экрана компьютера воспринимается на 25% медленнее, чем при чтении с листа бумаги [Джулер 2002: 135]
6. Возможность работать с несколькими  документами  одновременно	Возможна и позволяет получить целостный взгляд на документ		Возможна «многооконная» работа с файлами, но на мониторе в каждый момент обозрима лишь часть информации
7. Возможность при ознакомлении  с документами выделить нужный  фрагмент	На бумаге остаются следы от пометок, сделанных чернилами, пастой, карандашом и  тому подобное		Требуемый фрагмент можно выделить (например, цветным шрифтом), а затем это выделение убрать. При этом следов на документе при его восприятии человеком не останется
8. Возможность сделать копию документа	Трудоемкость процесса зависит от используемых технических средств: средства репрографии и полиграфии, микрофильмирования, сканирования		Трудоемкость и затраты времени получения копии уменьшаются: копирование файла, вывод информации на микрофотоносители, распечатка документа. Файл документа может быть вложен в электронное сообщение и отправлен по электронной почте или размещен в информационной системе, где возможно обеспечить доступ к нему сотрудников
9. Утомляемость при работе с  документами (без учета характера  содержания информации)	Возможна работа в течение нескольких часов без перерыва		Большая утомляемость при работе с компьютером из-за нагрузки на зрение

 

Продолжение таблицы 1   

 

1	2		3
10. Специально оборудованное рабочее  место для восприятия информации	Специальных условий не требуется, только приемлемое освещение		Необходим компьютер, а при необходимости передачи документов адресату – телекоммуникационные каналы
11.Информационная безопасность и  защита информации	Защита информации обеспечивается физической недоступностью документа (хранение в сейфе и тому подобное), фиксацией факта передачи  документа в специальных учетных формах и другими организационными мерами		Используются средства регламентации  доступа пользователей к компьютерам и базам данных, средства криптозащиты, протоколирование действий пользователей. Также необходимо обеспечить техническую защиту информации от компьютерных вирусов и хакеров [Домарев 1999: 38]
12. Сохранность информации и ее  доступность для восприятия человеком	Зависит от качества бумаги, качества средств нанесения информации на бумагу (чернил, пасты, средств, используемых в матричных, струйных или лазерных принтерах и тому подобное) [Привалов 2000: 122] . При восприятии информации не требуются специальные устройства для ее преобразования		Важно учитывать, что жизненный цикл программных средств и носителей записи может быть меньше, чем требуемый срок хранения. Необходима перезапись информации на другой носитель и обеспечение средств ее аутентификации (в противном случае документ утратит юридическую силу). Возможность распечатывать документы на бумаге и заверять сделанные копии. Отдельная проблема - обеспечение сохранности ЭЦП и срок действия сертификата подписи. Для обеспечения сохранности базы данных и повышения устойчивости компьютерной системы выполняется резервное копирование информации
13. Сфера применения документов	Применяются повсеместно		Используются теми участниками коммуникаций (организациями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику. При этом сфера применения
				электронных документов постоянно расширяется по мере развития технической оснащенности, накопления опыта и создания нормативной базы [Бобылева 2004: 49].

 

 

1.3. Современные  универсальные информационные технологии  для совершенствования ДОУ 

 

Современный офис уже невозможно представить без компьютерной техники. Но в области работы с документами до сих пор во многих организациях специалисты, на которых возложено ведение делопроизводства,   используют компьютер как пишущую машинку с памятью набора и распечатки текстов. В то же время компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива.

Поэтому все больше компаний сегодня понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом не возможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения.  При этом, как уточнил С.Л. Кузнецов в своей статье,  каждая организация, учреждение, фирма выбирает свой путь совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ) на базе внедрения современных информационных технологий [Кузнецов 2005: 33].

Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру  предприятия достаточно проста в реализации.

Она может быть реализована как на отдельном компьютере, так и в рамках локальной сети. Причем многие современные компьютерные системы и технологии многофункциональны и ориентированы на выполнение  ряда делопроизводственных функций.

Для систематизации множества универсальных ИТ в соответствии с основными этапами процесса ДОУ  и типовыми функциями организационного управления следует разбить процесс ДОУ на ряд этапов:  

- подготовка, создание и оформление документов;  

- прием-передача  документов; 

- организация  движения документов внутри организации;  

- регистрация  и контроль исполнения; 

- информационно-справочная  работа; 

- хранение  документов.    

 В таблице 2 Г.Ю. Максимовичем и В.И. Берестовой [Максимович 2005: 34] предложен вариант  решения делопроизводственных потребностей с помощь универсальных технологий.    

Таблица 2.

Универсальные ИТ