Общие принципы формирования дел

СОДЕРЖАНИЕ

Введение                       

1.Общие принципы формирования  дел                      

1.1 Группировка документов  в дела                     

1.2 Особенности формирования  в дела некоторых групп документов                       

2.Номенклатура дел организации

2.1 Типовые и примерные  номенклатуры дел

2.2 Оформление и ведение  номенклатуры дел

2.3 Порядок ведения и  заверения номенклатуры дел

3. Оформление документов и дел к уничтожению, на длительное и постоянное хранение

3.1 Описи дел

3.2 Акты о выделении документов к уничтожению

3.3 Оформление дел

Заключение

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

ВВЕДНИЕ

Актуальность темы.

«Подготовка документов к  архивному хранению» - во все времена  не только в данное время является актуальной. В любом учреждение необходимо точно понимать общие принципы формирования и хранения дел. В каждой организации  создаётся архив. Правильное формирование центрального хранения, комплектования, учёта, и использования законченных  делопроизводством документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения является неотъемлемой частью успешного существования организации (предприятия). Архивные данные не редко позволяют произвести сравнительный анализ, выявить тенденции того или иного явления, подтвердить исторические факты, которые непосредственно могут быть востребованы в любой момент.

 Завершающим этапом  процесса делопроизводства является  подготовка исполненных документов  к хранению и использованию.  Основная цель упорядочения и  хранения исполненных документов -- создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки а затем выделяются к уничтожению.

Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, а точнее - постоянно.

Объектом исследования данной работы является документальный фонд организации, документы кратковременного хранения, документы по личному составу, документы постоянного хранения.

Целью данной работы является, исследовать основные этапы документооборота в организации, группировка документов в дела, работа с конфиденциальными  документами, дать оценку значимости документов;

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи, определить комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве.

Библиография. При написании  данной курсовой работы использовались Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».  
Типовое Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2),  
Основные правила работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). 
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (2000 г., 2006 г.),  
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения (1988 г.), периодические издания, так и научная литература таких авторов как Галахова В.В., Корнеева И.К, Ксандопуло Г.Н. Пшенко А.В, Степанова Е.А. Янковой В.Ф. «Делопроизводство». В данном пособии особое внимание уделено оперативному хранению документов, оценки значимости документов, архивному хранению. Алексеева Е.В., Бурова Е.М., Афанасьева Л.П., Козлов В.П. «Архивоведение».

Практическая значимость данной работы заключается в возможности  дальнейшего использования её студентами специальности «Документоведение  и архивоведения», как дополнительное пособие и для изучения.

Структура работы. Данная работа состоит из 4 глав: первая глава содержит три пункта, вторая глава содержит три пункта, третья глава содержит два пункта, четвёртая глава состоят  из трёх пунктов, введения, заключения, библиографического списка.

 

1. Общие принципы формирования  дел

Документы, не находящиеся  на руках у исполнителей, группируются с целью такой организации  их хранения, которая обеспечит прежде всего быстрый поиск необходимых документов и информации. Эта работа по группировке документов носит название «формирование дел», так как основной единицей организации учета и хранения бумажных документов - дело, небумажных - единица хранения, документов на компьютерных носителях данных является файл данных.

Работа по формированию дел  состоит из следующих операций: 
-распределение исполненных документов по делам; 
-расположения документов внутри дела; 
-оформление обложки дела.

В организациях формирование дел может осуществляться централизовано только секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализовано -несколькими структурными подразделениями. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, распорядительные и организационные документы формируют в дела централизовано, а бухгалтерские, кадровые дела, переписка, договора и др. документы концентрируются на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях.¹

Формирование дел в  структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном  подразделении, либо централизовано по подразделению специально выделенным сотрудником. Во втором случае легче  обеспечить методическое единство и  качество формирования дел, контроль за ним со стороны руководства и службы ДОУ.

Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках  оценивается органами Архивной службы, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности) и  достигается соблюдением ряда правил, обязательных для государственных  организаций. Хотя любая систематизация, в том числе и систематизация документов, имеет прикладное значение и может определяться негосударственными организациями во многом самостоятельно, но игнорировать накопленный десятилетиями  опыт работы было бы нецелесообразно.

Таким образом, в организациях формирование дел может осуществляться централизовано только секретарем фирмы  или делопроизводственной службой или децентрализовано - несколькими структурными подразделениями.

 

1.1 Группировка документов  в дела

В дела группируются в большинстве  случаев документы одного календарного года, за исключением: судебных, личных дел, документов выборных органов, которые  группируются за период их созыва и  др.

Целесообразно и не противоречит правилам собирать документы при  их незначительном количестве за ряд  лет, оформив дело как переходящее  с соответствующими отметками за все годы накопления документов в  деле.

Документы постоянного и  временного сроков хранения следует  группировать в дела раздельно. Следует  хранить в различных делах  оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы  работы, поскольку эти документы  имеют различные сроки хранения².

Допускается временная группировка  в одном деле документов различных  сроков хранения, если они относятся  к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие  документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением  к основному документу. Недооформленные  или неправильно оформленные  документы возвращают исполнителям на доработку.

Подшивка документов в  дела проводится секретарем согласно отметкам исполнителей на документах: «в дело №...».

Последовательность расположения документов в деле. Не следует допускать  разобщение в делах запросов и  ответов, подшивки сопроводительных писем  без приложений или без отметок  об их местонахождении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.

От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит  оперативность поиска необходимых  документов, а также раскрытие  хода и полноты решения вопросов³. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.

Часто документы: приказы, распоряжения, протоколы, решения и др. располагают  по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая  последовательность решения вопросов.

К переписке, где документ-ответ  подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим  документам. Если приложение составляет 250 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.

Документы могут располагаться  и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно  группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие  от подведомственных предприятий (в  алфавитном порядке названий предприятий) предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы. Каждая группа документов отличается составом и ценностью  информации, что обусловливает и  специфику формирования их в дела.

Из этого следует, что  документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в дела раздельно. Следует хранить  в различных делах оригиналы  и копии документов, годовые и  квартальные планы работы, поскольку  эти документы имеют различные  сроки хранения.

 

1.2 Особенности формирования  в дела некоторых групп документов

Распорядительные документы

Распорядительные документы  формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы  министерства, распоряжения генерального директора и т.д. Отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным  вопросам, приказы по личному составу, так как каждая из этих групп имеет  свои, различные сроки хранения⁴

Поручения вышестоящих организаций  и документы по их исполнению группируются для лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти  документы формируются в самостоятельные  дела.

Протоколы следует формировать  в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания  у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений  и др.). Эти документы помешаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют  в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения  вопросов.

Плановые документы

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к  тому году, к которому относится  их содержание, независимо от времени  составления, например: «Отчет за 2006 г.», составленный в 2007 г., должен включаться в дела 2006 года.

Перспективные бизнес-планы  относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены. Отчетные документы о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются  в следующем порядке: вначале  объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса  или соответствующими ссылками в  объяснительной записке.

Статистические документы

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в  одном деле с другими документами  по данному вопросу. Например, к отчету по основной деятельности за 2006 г. будут  прилагаться формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данной организации по основной деятельности.

Поступающие в головную организацию  документы филиалов, подведомственных организаций: планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и  другие, группируются, как правило, в самостоятельные дела по каждой организации или по видам документов (одного названия) по всем организациям, например: «Готовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров».

При возобновлении переписки  по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием  индекса дела предыдущего года.

Документы по кадровому составу.

Документы по кадровому составу  являются социально значимыми документами  и требуют особой тщательности и  аккуратности при учете и хранении в течение длительного срока.

Обязательное ведение  большинства кадровых документов предусмотрено  Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами⁵.

Любые дела, папки с документами, картотеки, машиночитаемые документы, учетные журналы и книги учета  хранятся в кадровой службе в рабочее  и нерабочее время в металлических  постоянно запертых шкафах. У каждого  работника кадровой службы должен быть свой шкаф для хранения закрепленных за ним массивов документов. Трудовые книжки как правило хранятся в сейфе руководителя кадровой службы, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов работников.