Общие принципы формирования дел

--дела со сроками хранения  до 10 лет;

- дела со сроками хранения свыше 10 лет;

- дела со сроком хранения «постоянно».

Арифметический подсчет  должен вестись с учетом «переходящих дел» и дел, сроки хранения которых определены не окончательно -- «с отметкой ЭК (ЭПК)».

Из выше сказанного следует, что итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и др. единиц хранения сообщаются в архив своей организации  и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы  данной организации на хранение.

 

 

3. Оформление документов и дел к уничтожению, на длительное и постоянное хранение

3.1 Описи дел

Для учета дел длительных сроков хранения, а при отсутствии в организации номенклатуры дел  и кратковременного хранения, завершенные  в делопроизводстве, журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно  сформированные и оформленные, составляются самостоятельные описи.

Самостоятельные описи составляются также на дела, состоящие из характерных  для данной организации документов: судебные, следственные дела, научные  отчеты и другие.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией¹⁰.

Описи дел составляются практически  по единой унифицированной форме. Описи  дел постоянного хранения отличаются от описей дел долговременного хранения отсутствием в них графы 6 (срок хранения). Правилами не предусмотрено  проставление в графе срок хранения ссылок на статьи перечня, так как  они уже были в номенклатурах  дел. Но в настоящее время, когда  номенклатуры дел в организации  может и не быть, добавление ссылок на статью перечня для таких случаев  не ухудшит качество описи.

Технология составления  и оформления описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку  составления описи является следующим  технологическим этапом систематизации дел. В том случае, если какие-либо дела включаются в опись с нарушением систематизации, они могут вноситься в описи последними под литерными номерами. Сами дела размещаются в описи в соответствии с рекомендованной Архивной службой систематизацией, так заголовки дел по личному составу систематизируются в следующем порядке:

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- списки личного состава;

- карточки по учету  личного состава;

- личные дела уволившихся сотрудников;

- лицевые счета сотрудников;

- невостребованные трудовые книжки;

- акты о несчастных  случаях.

В крупных организациях в  качестве разделов описи могут составляться по структурным подразделениям, а  затем на их основе уже архивом  организации готовится сводная  опись. Описи всегда завершаются  итоговой записью о количестве внесенных  в них дел и подписываются  составителями. При незначительном количестве документов опись можно  составлять за ряд лет, деля её на годовые  разделы с полным оформлением  каждого раздела.

Описи дел должны быть составлены в течение года после завершения дел в текущем делопроизводстве. Предусматривается, что организации  составляют описи ежегодно, а при  скоплении неописанных дел за ряд лет -- по готовым разделам. Состав индексов описей дел и номенклатур дел, заменяющих в ведомственном архиве опись, определяется самой организацией. Если организация сдает свои документы постоянного хранения в государственный архив, то описи по личному составу согласуются с экспертно - проверочной комиссией архивного органа (федерального архива), а постоянного хранения утверждаются ею до утверждения директором организации.

На всех описях и актах, рассмотренных экспертными комиссиями, проставляется гриф согласования с  указанием даты заседания и номера протокола. Иногда в организациях, отдавая  дань архивным традициям, в грифе  согласования с архивным органом  используют устаревший термин «одобрено». Если организация сдает свои документы  на постоянное хранение в государственный  архив или входит в состав более  крупной управленческой структуры (холдинг), то описи дел следует  согласовать с ними.

Для удобства проверки сохранности  конфиденциальных дел, особенно при  значительном количестве дел долговременного  периода конфиденциальности, можно  ввести инвентарную форму учета  дел. Каждое законченное и закрытое конфиденциальное дело (том), картотека, журнал вносятся в традиционную и (или) электронную инвентарную учетную  опись законченных производством  дел, картотек и журналов. Учетные  инвентарные номера дел вносятся в номенклатуру и указываются  на обложках дел¹¹.

Из выше сказанного следует, что опись является основным учетным  документом и основным видом научно-справочного  аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная  опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной  нумерацией.

 

3.2 Акты о выделении документов к уничтожению

Одновременно с подготовкой  описей по итогам учета документов оформляются также акты, документирующие  различные ситуации снятия документов с учета:

- о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению,

- об аннулировании машиночитаемого  документа,

- о не обнаружении дел,  пути розыска которых исчерпаны,

- о неисправимых повреждениях  дел.

Основным из этих актов  является Акт о выделении к  уничтожению документов не подлежащих (дальнейшему) хранению.

В организациях, в процессе деятельности которых не создаются  документы, подлежащие включению в  Архивный Фонд Российской Федерации, акты о выделении документов к уничтожению  рассматриваются и утверждаются их руководителями только после составления  годовых разделов описей дел постоянного  хранения и по личному составу  за те же годы, что и уничтожаемые документы. В акт включают все дела, срок хранения которых - в предыдущем году, независимо от этих сроков.

В акте допускается не перечислять  заголовки каждого дела, а сформулировать и указывать их обобщенные (групповые) заголовки, например копии кадровых приказов, переписка по хозяйственным  вопросам и т.д. Но при этом необходимо перечислить через запятую номера описей (графа 4) или индексы по номенклатурам дел (графа 5). Для каждой группы дел должно быть указаны дата первого и дата последнего документов (крайние даты) и общее количество дел. По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должны быть указано еще раз основание их уничтожения - срок хранения и статья (статьи) по перечню. В конце акта в итоговой записи указывается не только общее количество выделенных к уничтожению документов, но и сведения (с номером и датой протокола) о том, что описи дел по личному составу и по основной деятельности за те годы, документы за которые предполагается уничтожить, полностью оформлены.

Согласованный с ЭК акт утверждается директором, и только после этого можно приступать к физическому уничтожению дел. После уничтожения в акт вносится запись о дате и форме утилизации дел, но на типовой форме предусмотрен только один способ утилизации - сдача на пункт вторсырья. На последнем этапе в акт вносится еще одна запись, указывающая на то, что в систему учета дел внесена необходимая правка; с датой и расшифрованной подписью ответственного за это должностного лица.

Так же составляются остальные  из вышеперечисленных актов.

Подводя итог можно выделить следующее, для каждой группы дел  должно быть указаны дата первого  и дата последнего документов (крайние  даты) и общее количество дел. По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должны быть указано еще раз основание их уничтожения - срок хранения и статья (статьи) по перечню.

 

3.3 Оформление дел

Оформление дел для  оперативного хранения. Оперативное  хранение документов проводится в службе ДОУ, структурных подразделениях организаций  до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение можно в  свою очередь разделить на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения могут храниться у исполнителя  в специальных папках, помеченных в соответствии с номенклатурой  дел или этапами их исполнения: «срочно», «на исполнении», «к заседанию», «на подпись» или т.п. Папки могут  храниться в течение дня на столе исполнителя, после окончания  работы должны убираться в ящик стола, шкаф или сейф.

Папки с неисполненными документами  хранятся таким образом, чтобы документы  можно было быстро передать руководителю или другому сотруднику. Но законченные  документы запрещается хранить  в столах сотрудников, они должны подшиваться в дела и строго учитываться. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

Хранение исполненных  документов осуществляется в специальных  папках различных конструкций. Папки  типа «скоросшиватель» используются для  большинства документов, но более  приемлемы для документов кратковременных  сроков хранения, так как в скоросшивателях  документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой  оказывается первым (сверху), а с более ранней - в конце (снизу).

Для документов длительных и постоянных сроков хранения более  целесообразно использовать папки  с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу  подшитых документов. Это дает возможность  группировать документы в дело в  прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, сдаются в ведомственный архив  в том виде, как они сформировались в делопроизводстве.

Оформление дел, сдаваемых  сотрудниками для хранения в документальный фонд организации, подробно регламентировано в Основных правилах работы архивов  организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. (М.: Росархив; ВНИИДАД, 2003).

На обложку каждого  дела, подлежащего хранению в архиве офиса, следует вынести следующие  сведения:

- название организации;

- название структурного подразделения, где сформировалось дело;

- индекс дела;

- количество листов в деле;

- даты первого и последнего документов;

- срок хранения дела;

- шифры каждого дела.

Часть элементов описания дела обозначается на обложке секретарем при заведении дела, количество листов, крайние даты, уточнение заголовка  и подразделения выносится на обложку после завершения дела в  процессе его обработки.

Индекс дела проставляется  в соответствии с номенклатурой  дел. Индекс является адресом хранения дела и его поисковым признаком.

Оформление заголовков на обложках дел облегчается при  наличии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях  достаточно перенести заголовок  и сроки хранения дел из номенклатуры на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим  правилам для каждого дела.

По аналогии с архивным оформлением папок с бумажными  документами должны оформляться  и этикетки, вкладыши в упаковку машиночитаемых документов.

Дополнительная подготовка дел для длительного хранения.

Завершенные дела, выполненные  проекты, исполненные документы  постоянного и долговременного, свыше 10 лет хранения, подлежат обязательному  дополнительному оформлению и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованием  Государственной архивной службы.

Дела временного, до 10 лет  включительно, срока хранения могут  оформляться только частично по сравнению  с предыдущей группой. Так, они могут  храниться в папках с любым  типом и материалом крепления, в  них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а листы-заверители (заверительные записи) не составлять.

Дела постоянного или  долговременного хранения, а также  конфиденциальные и по личному составу  должны быть полностью оформлены  с выполнением всех названных  работ. Основные задачи, которые ставятся при этом:

- максимально возможное  обеспечение прочности и гибкости  переплета, позволяющего при необходимости  скопировать документы, не вынимая  их из подшивки, или изъять  один или нескольких листов  из подшитого дела на время,  например для реставрации, а  может быть и безвозвратно, в  случае его переформирования, без  нанесения повреждений другими  листами дела;

- обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;

- создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.

В соответствии с этими  требованиями, документы постоянного  хранения, составляющие дело, подшиваются  на 4 прокола в твердую, установленную  государственным стандартам обложку. Для дел, не подлежащих постоянному  хранению, допускается применение переплетных  работ.

Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно (и разрешается) хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами  и в специальных картонных  футлярах.