Общие принципы формирования дел

Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:

предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения  документов после их исполнения в  дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;

содержит информацию о  сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет  указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы  в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при  регистрации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит составной  частью в регистрационный номер  документа;

имеет справочное значение при изучении структуры организации;

является основой для  составления описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в  делопроизводстве;

используется для учета  дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

-типовая номенклатура дел;

-примерная номенклатура дел;

-индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел  устанавливает состав дел, заводимых  в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел  устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит  рекомендательный характер.

Обычно типовые и примерные  номенклатуры дел разрабатываются  вышестоящими организациями для  своих подведомственных организаций.

Однако в каждой организации  должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании  типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:

в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или  примерной номенклатуры дел переносятся  предусмотренные ими заголовки  дел, которые предполагается завести  в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;

в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений  сроки хранения дел, предусмотренные  типовой или примерной номенклатурой  дел.

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной  форме на основании номенклатур  дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями  с архивом организации и подписанных  руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации  визируется руководителем архива организации  или лицом, ответственным за архив  организации, подписывается руководителем  службы или лицом, ответственным  за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения  Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации  направляется на согласование с экспертно-проверочной  комиссией соответствующего архивного  учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После  утверждения номенклатуры дел организации  структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации  на предстоящий календарный год  составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем  организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Основные требования, которым  должна отвечать номенклатура дел организации, следующие:

номенклатура должна охватывать все документы, которые организация  получает или создает в процессе своей деятельности в течение  года;

формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых, полностью отразить состав и содержание документов в  них и, во-вторых, исключить возможность  помещения в дела документов, не соответствующих и содержанию и  сроку хранения ("Приказы генерального директора по производственным вопросам", "Документы к протоколам заседания  совета директоров (проекты решений, справки, обзоры, планы и др.);

дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения.

Основой для определения  структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими  делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются  следующим образом:

в графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются  индексы каждого дела, включенного  в номенклатуру. Индекс дела состоит  из установленного в организации  цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового  номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими  цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);

в графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки  дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и  подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале  располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих  организаций, располагаются перед  заголовками дел с приказами  руководителя организации. Далее располагаются  заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;

в графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется  по окончании календарного года;

в графе 4 "Срок хранения и  № статей по перечню" указываются  срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при  его отсутствии - по типовой или  примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации. В этой графе могут быть проставлены и такие отметки, как "До замены новым", "До минования надобности", "ЭК", "ЭПК". Отметка "ЭК" может означать, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным отбором некоторых документов на постоянное хранение;

в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки  о заведении дел, о переходящих  делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию  для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного  года в конце номенклатуры дел  заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного  и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел  организации, в обязательном порядке  сообщаются архивному учреждению, о  чем в номенклатуре дел проставляется  отметка с указанием должности  лица, сделавшего отметку, и расшифровки  его подписи⁹.

Форма итоговой записи к  номенклатуре дел организации приводится в приложении 7 Основных правил работы архивов организаций.

От сюда следует, что, после  утверждения номенклатуры дел руководством юридического лица она становится нормативным  документом для всех должностных  лиц данной организации. Они обязаны  фиксировать в ней все документы  и дела, заводимые на любых носителях. 17 При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.

 

2.2 Оформление и ведение  номенклатуры дел

Единая форма бланка для  номенклатуры установлена Архивной службой, опубликована в ГСДОУ, Основных правилах работы ведомственных архивов  и является обязательной для всех учреждений, организаций и принятии независимо от ведомственной подчиненности  и форм собственности.

Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является проведение экспертизы ценности качества формулировок в заголовках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное - определение сроков хранения на основе оценки информационной ценности документов. Поэтому в правила оформления номенклатуры дел включено положение об обязательном согласовании с экспертной комиссией, а для некоторых государственных организаций, состав которых определяется Архивной службой, и с экспертно-проверочной комиссией одного из её органов.

После всех необходимых согласований номенклатура дел вводится в силу грифом утверждения руководителя организации  до начала нового делопроизводственного  года.

При оформлении используется титульный лист, если это министерство, ведомств или общий бланк организации.

В качестве раздела номенклатуры указывают наименования структурных  подразделений (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и дополненные  порядковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.

При сложной иерархической  структуре индекс может состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и порядкового  номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные  подразделения будут иметь индексы: канцелярия -- 01.1, отдел правительственной  переписки 01.2, бюро жалоб -- 01.3 и т.д. А индексы дел внутри подразделений -- 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2,... и т.д.

Вo второй графе номенклатуры указываются полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:

- организационно-распорядительная  документация;

- плановая документация;

- отчетная документация;

- документация, относящаяся  к выполнению вопросов основной  деятельности;

- документация, относящаяся  к проверкам (ревизиям) выполнения  основной деятельности;

- документация, относящаяся  к учетно-справочной работе с  документами.

Внутри каждого раздела  наименования дел рекомендуется  систематизировать по степени их важности.: документация вышестоящих организаций, собственная документация организации. Например, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.

Целесообразно использовать единую последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому  при большом объеме документов, относящихся  к одному дел допускается формирование томов, частей.

В графе четвертой номенклатуры проставляются сроки хранения дел, определенной экспертной комиссией.

Пятая графа номенклатуры дел "Примечание" заполняется  в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ, в ней проставляются:

отметки о заведении дел - «заведено»;

о переходящих делах -- «переходящее с 2006г.» или «переходящее на 2007г.»;

о передаче дел в другую организацию - «акт выдачи во временное пользование от________№______»;

о местонахождении подлинников  документов - «подлинники в деле 01-02»

о передаче дел в ведомственный  архив -- «переданы в архив по описи 07.03.2006» и т.п

Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность  номенклатуры дел.

Таким образом, необходимым  этапом подготовки номенклатуры дел  является проведение экспертизы ценности качества формулировок в заголовках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное -- определение сроков хранения на основе оценки информационной ценности документов.

 

2.3 Порядок ведения и  заверения номенклатуры дел

Номенклатура дел на следующий  делопроизводственный год должна составляться в последнем квартале текущего года и после оформления утверждается руководителем организации и  приобретает статус нормативного акта. Государственные организации в  процессе подготовки номенклатуры дел  согласовывают её проект с Архивной службой в лице ее территориального органа или архивом вышестоящей  организации, в зависимости от адреса сдачи документов непостоянное хранение.

Утвержденная номенклатура дел организации действует в  течение 5 лет. В случае коренного  изменения функций и структуры  организации номенклатура дел подлежит досрочному пересоставлению и переутверждению. При отсутствии таких изменений после незначительной корректировки и перепечатки номенклатуру на следующий год вводят в действие автоматически. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации (статья 67 Перечня типовых документов...).

После окончания делопроизводственного  года к номенклатуре дел службой  ДОУ составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам: