Общие принципы формирования дел

Поскольку на хранение документы  передаются на тех носителях, на которых они разработаны - бумажных (стандартного А5 - A3 формата) и крупноформатных, пленочных, магнитных и других носителях, для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов.

При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические скрепления во избежание появления ржавчины обязательно  удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (платный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты.

Внутренние описи. В конце  дела подшивается специальный бланк  листа-заверителя дела или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела - перед собственно документами - листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел  не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности». А так же для специфичной документации - личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данной единице  хранения (описываемом деле), их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации  дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи, имеющей  форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний  край к внутренней стороне лицевой  обложки дела. При внесении изменений  в состав дела: изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию, эти изменения отражаются в последней  резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи. По тому же принципу оформляются и внутренние описи для документов на других видах носителей информации.

Нумерация листов в деле. В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все  листы его, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в конверт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.

Лист-заверитель дела. На любую  пронумерованную единицу хранения составляется итоговый лист-заверитель (заверительная надпись). В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках -- на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.

В листе-заверителе дела должны отмечаться следующие особенности  нумерации дела:

- литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов:

- номера листов с наклеенными  документами:

- номера листов с конвертами и вложений в них:

- номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

Все последующие изменения  в составе и состоянии дела, как-то: повреждения, замена подлинных  документов копиями, включение новых документов - отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника. В заверительной записи отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования. При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заверительная запись пересоставляется.

Оформление обложки дела. На обложке дел постоянного и  долговременного хранения должно, в  соответствии с государственным стандартом - ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования» быть указано:

- наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело;

- наименование структурного подразделения или направления деятельности, в зависимости от структуры описи дел;

- делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;

- номер дела по годовому разделу описи дел;

- заголовок дела;

- дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела или запись «хранить постоянно»;

- архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описи - чернилами.

При сдаче в дальнейшем документов на хранение в государственный  архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов госархива и организации фондообразователя.

Подводя итог, можно выделить, внутренние описи необходимы в том  случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности». А  так же для специфичной документации - личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д. Дела постоянного или долговременного хранения, а также конфиденциальные и по личному составу должны быть полностью оформлены с выполнением всех названных работ.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении данной курсовой работы можно подвести итог, формирование дел может осуществляться централизовано только секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализовано -- несколькими структурными подразделениями Документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в дела раздельно. Следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.

Распорядительные документы  формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность. Поручения  вышестоящих организаций и документы  по их исполнению группируются для  лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Протоколы следует формировать  в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания  у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в  одном деле с другими документами  по данному вопросу. Документы по кадровому составу являются социально  значимыми документами и требуют  особой тщательности и аккуратности при учете и хранении в течение  длительного срока. Личные дела, приказы  о приеме, увольнении, переводе сотрудников  подшиваются (переплетаются), полистно нумеруются, каждый документ в них  учитывается. Трудовая книжка является основным документом, о трудовой деятельности и трудовом (общем, непрерывным и  специальным) стаже работы. При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотрудников  к делам, документам и электронным  сведениям, обеспечиваться информационная взаимосвязь местонахождения документа  в деле с его предыдущими учетными формами и номерами, строго выполняться  инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов.

Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок.

Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация  и сроки хранения документов, так  как являются основными факторами  выбора и закрепления системы  накопления документов в процессе оперативной  работы. После утверждения номенклатуры дел руководством юридического лица она становится нормативным документом для всех должностных лиц данной организации. Они обязаны фиксировать  в ней все документы и дела, заводимые на любых носителях. При  составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.

Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является проведение экспертизы ценности качества формулировок в заголовках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное -- определение сроков хранения на основе оценки информационной ценности документов.

Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и др. единиц хранения сообщаются в архив своей организации  и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы  данной организации на хранение.

Оценка документов и их содержания проводится практически  на всех этапах создания и обработки. Начиная от написания содержания, согласования проекта, определения  формы и вида конечного варианта документа; порядка доведения его  до адресата, установление системы  регистрации, выбора места и способа  хранения. Экспертные комиссии действуют  на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно  действующей экспертной комиссии. В  целях достижения методического  единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК, Архивной службой Российской Федерации. При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, содержащие документы, имеющие разные сроки хранения.

Опись является основным учетным  документом и основным видом научно-справочного  аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная  опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной  нумерацией. Для каждой группы дел  должно быть указаны дата первого  и дата последнего документов (крайние  даты) и общее количество дел. По каждой включенной в акт группе дел  или отдельным делам должны быть указано еще раз основание их уничтожения - срок хранения и статья (статьи) по перечню. Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности». А так же для специфичной документации - личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д. Дела постоянного или долговременного хранения, а также конфиденциальные и по личному составу должны быть полностью оформлены с выполнением всех названных работ.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1) Алексеева, Е.В., Афанасьева, Л.П., Бурова, Е.М. Архивоведение/ Е.В, Алексеева, Л.П. 2)Афанасьева, Е.М, Бурова. - М.: Академия, 2005. - 271 с.

3)Алексеева, Е.В., Бурова, Е.М., Афанасьева, Л.П., Козлов, В.П. Архивоведение/Е.В. Алексеева [и др.]. - М.: Академия, 2002. - 485 с.

4)Андреева, В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ В.И, Андреева. - М.: ЗАО «Бизнес - школа «Интел - Синтез». 2003. - 351 с.

5)Архивное дело: Сборник федеральных норм/ под ред. Колыванова А.С. - М.: ПРИОР, 2003. - 520 с.

6)Варламова, Я.Е., Кошелева, Е.А. Кадровое делопроизводство с нуля/под ред. И.В. Журавлевой. - М.: Профессиональное издательство , 2008. - 224 с.

7)Гавриленко, В.Г. Делопроизводство. Сборник актов законодательства/ составитель Гавриленко В.Г. - М.: ООО «Право и экономика», 2005. - 352 с.

8)Давыдова, Э.Н., Рыбаков, А.Е. Делопроизводство/ Э.Н. Давыдова, А.Е. Рыбаков. - М.: ТетраСистемс, 2005. - 300 с.

9)Делопроизводство/ под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2004. - 224 с.

10)Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов/В.В. Галахов, И.К. Корнеев [и др.], под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М.: ТК Велби, Изд-во РОСПЕКТ, 2008. - 480 с.

11)Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство./М.В. Кирсанова. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. - 459 с.

12)Лопатникова, Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями/ Е.А. - М.: Омега-Л, 2005. - 491 с.

13)Михайлов, Ю.М. Делопроизводство для негосударственных компаний/ Ю.М, Михайлов. - М.: «Альфа - ПРЕСС», 2008. - 288 с.

14)Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения (1988 г.)

15)Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (2000 г., 2006 г.)

16)Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности/ В.А. Спивак. - СПб.: Питер, 2005. - 357 с.

17)Стенюков, М. В. Документы. Делопроизводство/ М.В. Стенюков. - М.: Приор, 1996. - 175 с.

18)Стяжкина, Т.А. Делопроизводство предприятия/ Т.А. Стяжкина. - М.: «Издательство «Экзамен», 2002. - 331 с.

19)Тельчаров, А.Д. Архивоведение (конспект лекций)/А.Д, Тельчаров. - М.: ПРИОР, 2003. - 175 с.

Типовое Положение о постоянно  действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2)

20)Ульянина, Е.А., Якименко, А.С. Архивоведение: конспект лекций/ Е.А. Ульянина, А.С. 21)Якименко. - М.: Высшее образование, 2007. - 148 с.

22)Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». - Ст. 7, 8, 9, 13, 21.

23)Хорхордина, Т. И. История отечества и архивы. 1917-1980-е гг./ Т.И, Хорхордина. - М.: ПРИОР, 1994. - 651 с.

24)Шкатулла, В.И. Настольная книга менеджера по кадрам/ В.И. Шкатулла. - М.: Издательская группа НОРМА-ИНФРА М, 1998. - 459 с.

 

¹ Алексеева Е.В., Бурова Е.М., Афанасьева Л.П., Козлов В.П. Архивоведении. - М., 2002. - 259 с

² Андреева В.И. Делопроизводство. - М. 2003. -112 с..

³ Андреева В.И. Делопроизводство. - М.,2003. - 115 с

⁴ Архивное дело/ под ред. Колыванов А.С. - М., 2003. - 493 с..

⁵ Варламова Я.Е., Кошелева Е.А. Кадровое делопроизводство с нуля. - М., 2008. - 167 с.