Общие принципы формирования дел

При любом по продолжительности  отсутствии на рабочем месте работникам не разрешается оставлять какие-либо документы на рабочем столе и  на экране монитора. В конце рабочего дня сотрудник должен убирать  по возможности все массивы документов и журналы учета в шкафы, запирать их и опечатывать помещение.

Категорически запрещается  оставлять на рабочем столе в  нерабочее время картотеки и  другие материалы. Следует также  проверить и убедиться в отсутствии в корзинах для бумаг листов, которые  могут представлять интерес для  постороннего лица. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы  со служебными записями в конце рабочего дня должны уничтожаться в бумагорезальной  машине (шреддере).

Система учета кадровых документов.( форма журнала для регистрации кадровых приказов) В кадровой службе ведется большое количество регистрационных массивов в основном в книжной (журнальной) форме. Это обусловлено длительным сроком их хранения и особой юридической значимостью кадровой документации. В связи с разницей в сроках хранения для регистрации кадровых распорядительных документов как правило ведут две базы данных.

- приказов (распоряжений) по приему, переводу на другую работу, увольнению, имеющих срок хранения, как и сами приказы - 75лет;

- приказов (распоряжений) по предоставлению сотрудникам отпусков, в том числе без сохранения содержания, временному замещению должностей, командировкам, взысканиям и др. вопросам, имеющих срок хранения - 5лет.

Возможно, более дробное  разделение системы регистрации  последней группы кадровых приказов и распоряжений. В самостоятельные  группы в таком случае выделяют и  соответственно ведут отдельную  регистрацию документации по командировкам, выдаваемых сотрудникам справок, документов по поощрениям и взысканиям, по предоставлению отпусков.

В кадровой службе все приказы  хранятся в подлинниках. Копии кадровых приказов по персональным вопросам: прием  на работу, поощрения и взыскания, повышение и т. д.

Формирование и хранение личных дел. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, либо только на руководителей и ведущих  специалистов, при этом на остальных  сотрудников оформляют личные карточки. Негосударственная организация  вправе сама решить вопрос о том, какие  документы, личные карточки или личные дела, заводить на сотрудников, учитывая, что, независимо от выбора конкретной формы, документы по личному составу  занимают значительное место среди  документации организации и имеют  длительные сроки храпения. На практике личные карточки как правило заводят на сотрудников и включают наряду с контрактами, трудовыми книжками и др. документами в состав обязательных для всех⁶.

Личные дела представляют собой совокупность документов, содержащих персональные данные о работнике, в  соответствии с правилами архивной службы документы группируются в  следующей последовательности (при  их наличии):

- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

- заявление о приеме  на работу, направление или представление;

- анкета (личный листок по учету кадров);

- резюме (автобиография);

- копии документов об образовании;

- выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

- справки и другие документы, относящиеся к данному лицу;

- лист-заверитель дела.

Исключение могут составлять справки с места жительства, о  состоянии здоровья, о перемене фамилии  и т.д., так как сведения из них  переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров), и другие информационные кадровые документы. При необходимости подобные документы  могут формироваться в отдельные  дела временного хранения.

Личные дела, приказы о  приеме, увольнении, переводе сотрудников  подшиваются (переплетаются), полистно нумеруются, каждый документ в них  учитывается.

Учет и хранение трудовых книжек. Трудовая книжка является основным документом, о трудовой деятельности и трудовом (общем, непрерывным и  специальным) стаже работы. Трудовые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собственности.

Работодатель обязан вести  трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника  основной. При приеме на новую (очередную) работу трудовую книжку обязательно  представляют лицу, ведущему документацию поличному составу, и регистрируют в журнале движения трудовых книжек. Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования предприятия, которое оформляет трудовые отношения  с её владельцем. Если предприятие  изменило свое название, то об этом делается обязательная запись под очередным  номером. Все записи производятся в  точном соответствии с приказами (распоряжениями) без зачеркиваний и помарок, все  исправления оговариваются и  заверяются подписью должностного лица и печатью.

Если для какого-либо вида записей кончились страницы, то сотруднику выписывается вкладыш, который подшивается  в трудовую книжку. Все трудовые книжки и вкладыши к ним обязательно  регистрируются (рис. 7.3) и должны находиться в кадровой службе на сейфовом хранении вместе с чистыми бланками и учетными журналами и книгами.

Лицевые счета рабочих  и служащих по заработной плате, личные карточки группируются в самостоятельные  дела или картотеки и располагаются  в алфавитном порядке по фамилиям.

По вопросам, связанным  с финансами, копии кадровых приказов в качестве первичных учетных  документов поступают и в бухгалтерию, хранятся и уничтожаются вместе с  другой бухгалтерской документацией.

При организации хранения текущего и долговременного хранения личных дел и других кадровых документов необходимо учитывать, что содержащиеся в них персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах  трудовой деятельности и личной жизни) относятся к категории конфиденциальной информации.

Документы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан  формируются в самостоятельные  дела. При формировании в дело документы  группируются по алфавиту фамилий их авторов. Все документы, относящиеся к одному заявителю, должны составлять самостоятельную группу. Повторные жалобы подшивают к той же группе документов.

Конфиденциальные документы

При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться  разрешительная система доступа  сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечиваться информационная взаимосвязь местонахождения  документа в деле с его предыдущими  учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел  и документов.

Процесс формирования и оформления конфиденциальных дел включает следующие  процедуры: оформления дела при его  заведении, и при его формировании; дооформления дела (тома) при его закрытии.

Особенностями процедуры  оформления дела при его заведении  являются:

- оформление обложки с  указанием грифа конфиденциальности  дела;

- оформление списка сотрудников,  допущенных к делу (на внутренней  стороне обложки дела);

- оформление карточки  учета разрешений и выдачи  дела (помещается в конверт на  внутренней стороне обложки);

- подшивка в дело чистых  бланков для составления внутренней  описи документов;

- внесение в номенклатуру  отметки о заведении дела.

Процедурами оформления дела с конфиденциальными документами  по мере его формирования являются:

- проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовали);

- постепенное внесение (дополнение) данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела;

- нумерация листов документов в деле по мере их подшивки;

- при необходимости внесение  изменений в реквизиты обложки  дела;

- подшивка документа в дело (прошнуровывание листов документа), проверка правильности нумерации листов;

- внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа;

- проверка правильности подшивки документа;

- возвращение учетной карточки документа в службу конфиденциальной документации, в картотеку по принадлежности.

Особенностями процедуры  оформления дела (тома) при его закрытии являются:

- подшивка и оформление листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);

- оформление итоговой записи во внутренней описи дела;

- опечатывание концов шнурка на листе-заверителе;

- внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;

- проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре дел;

- при необходимости -- внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов;

- по окончании года - закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;

- внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;

- при необходимости - внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов.

Такая технология формирования и оформления конфиденциальных дел  с достаточной степенью гарантии решает задачи обеспечения сохранности  как традиционных дел и документов, так и архивных электронных массивов конфиденциальных документов⁷ .

При снятии в установленном  порядке с документа грифа  конфиденциальности и изъятия его  из дела (для перемещения в открытое дело) нумерация листов дела сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются  во внутренней описи дела с указанием  причины изъятия документа и  его нового местонахождения. Одновременно такая же отметка вносится в учетную  форму документа.

Учетная форма остается в  картотеке исполненных конфиденциальных документов за соответствующий год  и не подлежит перемещению в картотеку  открытых документов. Аналогичным образом  осуществляется процесс изъятия  электронного документа из архивного  массива компьютера службы КД или  с носителя.

После изъятия из дела последнего документа, с которого снят гриф конфиденциальности, обложка дела или футляр машинного  носителя вместе с внутренней описью продолжают храниться в службе КД на протяжении указанного в номенклатуре срока и затем уничтожаются. Отметка  об уничтожении вносится в номенклатуру дел соответствующего года и (или) инвентарную  опись законченных производством  дел, картотек и журналов (если такая  опись ведется).

Из выше сказанного следует, что Распорядительные документы  формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность. Поручения  вышестоящих организаций и документы  по их исполнению группируются для  лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Документы по кадровому составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при учете и хранении в течение длительного срока. Личные дела, приказы о приеме, увольнении, переводе сотрудников подшиваются (переплетаются), полистно нумеруются, каждый документ в них учитывается. Трудовая книжка является основным документом, о трудовой деятельности и трудовом (общем, непрерывным и специальным) стаже работы. При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечиваться информационная взаимосвязь местонахождения документа в деле с его предыдущими учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов.

 

2. Номенклатура дел организации

Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация  и сроки хранения документов, так  как являются основными факторами  выбора и закрепления системы  накопления документов в процессе оперативной  работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

«Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения» - номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации.

Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ состояние номенклатур  дел стало обязательным для всех государственных структур, да и в  негосударственном секторе экономики  и управления хорошо методически  отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов сводный справочник всей текущей информационной системы  организации не может быть бесполезен Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.⁸

Цели создания. В номенклатуру дел должны в идеале включаться все  документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных  подразделений и должностных  лиц организации без исключения независимо от вида носителя, степени  конфиденциальности и способа фиксации документной информации. Номенклатура дел:

- закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;

- систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;

- служит основным учетным  документом в текущей работе  с документами;

- является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;

- учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Таким образом, наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация  и сроки хранения документов, так  как являются основными факторами  выбора и закрепления системы  накопления документов в процессе оперативной  работы.

 

2.1 Типовые и примерные  номенклатуры дел

Специальным классификационным  справочником, определяющим порядок  распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими  словами, номенклатура дел - это систематизированный  перечень наименований дел, заводимых  в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке.