Организация повседневной деятельности архива предприятия

 

4. Основные обязанности (реально  выполняемые функции, решаемые  задачи, необходимые результаты):

1.Возглавляет  работу по организации и ведению  архивного дела на предприятии. 

2.Обеспечивает  в соответствии с установленным  порядком прием, регистрацию,  систематизацию, хранение и использование  документов.

3. Проводит  работу по составлению научно-справочного  аппарата: номенклатура дел, описи,  картотеки, каталоги, указатели,  обзоры, исторические справки и  др., а также соответствующие учетные  документы (книги учета поступления  и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов), облегчающих  учет и использование архивных  документов.

4 . Оказывает  методическую помощь в поиске  необходимых документов.

5. Инструктирует  работников структурных подразделений  предприятия  о порядке формирования, подготовки  и сдачи документов  в архив.

6. Контролирует  своевременность поступления в  архив документов, законченных делопроизводством.

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

14

К.Р.034702. ОСД.03.05.

7. Обеспечивает  проведение работ по экспертизе  ценности архивных документов, формированию  документов в дела постоянного  и временного хранения.

8. Проводит  работу по составлению описей  дел для передачи документов  в государственный архив, составлению  актов об уничтожении документов, сроки, хранения которых истекли.

9. Осуществляет  контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

10. Организует  работу по ведению учета документооборота  и количества дел, выдаче архивных  справок на основе данных, имеющихся  в документах архива, справок,  уточняющих особый характер работы  и условия труда и подтверждающих  постоянную занятость работах,  предусмотренных Списками.

11.  Составляет  установленную отчетность.

12. Принимает  участие в разработке положений  и инструкций по ведению делопроизводства  и организации архивного дела.

13. Обеспечивает  наличие в архиве необходимого  инвентаря, бланков, канцелярских  товаров, инструктивно-методической  литературы по кругу обязанностей.

5. Права архива

Работник, занимающий данную должность, имеет право:

1. Вносить  на рассмотрение руководителя  предприятия и руководителей  структурных подразделений предложения  по улучшению деятельности архива.

2. Запрашивать  лично, или по поручению директора  у руководителей структурных  подразделений и специалистов  необходимые документы и информацию.

3. Подписывать  и визировать документы в пределах  своей компетенции.

4. Требовать  от руководства оказания содействия  в исполнении обязанностей, предусмотренных  настоящей должностной инструкцией.

5. Взаимодействовать  со всеми структурными подразделениями  по вопросам работы архива. Привлекать  в необходимых случаях в качестве  экспертов специалистов, работающих  в структурных подразделениях.

 

6. Возвращать  исполнителям на доработку документы,  подготовленные с нарушением  установленных требований

12. Ответственность

Работник, занимающий данную должность, несет ответственность за:

1. Неисполнение  или ненадлежащее исполнение  возложенных на него обязанностей  и неиспользование предоставленных  ему прав в соответствии с  действующим законодательством,  трудовым договором, внутренними  нормативными актами и настоящей  должностной инструкцией;

2. Несоблюдение  правил внутреннего распорядка  предприятия, правил 

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

15

К.Р.034702. ОСД.03.05.

пожарной  безопасности, правил техники безопасности и иных локальных нормативных  актов Общества, а также чистоты  и порядка в помещениях компании и на своем рабочем месте;

3. Отсутствие  сохранности и бережной эксплуатации  вверенной ему рабочей техники  общего пользования (принтеры, ксерокс,  факс и пр.).

Важным фактором обеспечения качественной работы специалиста  являются санитарно-гигиенические  нормы условий труда. К санитарно-гигиеническим  нормам относятся: освещение, устранение шумов, окраска рабочего кабинета.  
          Режим работы архива должен предусматривать чередование периодов труда и отдыха. Например, время работы за компьютером 45 минут, время отдыха -15 минут. Режим труда и отдыха регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка организации.  
         Большое значение имеет организация рабочих мест сотрудников. Расчёт площади на одного сотрудника, работающего за компьютером, ведётся от нормы 6 м2 на человека. Помещение время от времени проветривается.  
         Правильное освещение рабочих мест также играет свою роль. Свет падает спереди и слева. Имеется искусственное (светильники расположены на потолке) освещение. 

В кабинете архива находится персональный компьютер,  принтер, сканер, шредер и телефон.

 

1.10. Подготовка и порядок передачи документов в архив. Учет документов в архиве.

 

Подготовка дела к передаче в  архив — оформление и описание дела для передачи в архив.

Дело — совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Понятие дела шире понятия единицы хранения. Многотомные дела рассматриваются как одно дело, но несколько, в зависимости от количества томов, единиц хранения, поскольку каждый том составляет обособленную единицу хранения.

Оформление дела — подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.

Порядок формирования дел:

• дела формируются в соответствии с номенклатурой дел;
• в дела помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• в дела помещаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

16

К.Р.034702. ОСД.03.05.

  документы разных сроков хранения  группируются в дела раздельно;

• в дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры документов, черновики;
• документы в деле располагаются по их хронологии:
• дело не должно превышать 250листов при толщине не более 4 см;
• приложения к документам независимо от их датировки, присоединяются к тем, к которым они относятся;
• каждый помещенный в дело документ должен быть правильно оформлен:.

 Полному архивному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и личного состава.

Для полного  архивного оформления дела обязательно  соблюдение следующих основных требований:

• подшивка или переплет дела;
• нумерация листов дела;
• составление листа-заверителя дела;
• составление внутренней описи документов;
• внесение уточнений в реквизиты обложки дела, касающихся названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела.

Документы временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, в них допускается не проводить систематизацию документов, не нумеровать листы дела, не составлять заверительную надпись.

 

Порядок оформления архивных дел следующий:

• дела подшиваются в твердую картонную обложку или переплетаются, при этом из них изымаются все металлические скрепления;
• особо ценные документы вкладываются в подшиваемые в дело конверты;
• в конце дела подшивается бланк для заверителъной надписи; при необходимости в начале дела подшивается бланк внутренней описи;
• нумерация листов дела производится черным карандашом в правом верхнем углу листа арабскими цифрами; состоящие из ряда томов дела нумеруются по каждому тому отдельно;
• подшитые в дело конверты нумеруются самостоятельно, сначала конверт, затем вложения;
• при наличии ошибок в нумерации листов возможно введение литерных номеров листов;
• помешенный в дело лист-заверитель служит для фиксирования всех изменений в деле, подтверждаемых ссылкой на соответствующие акты;
• внутренняя опись дела служит для учета и раскрытия содержания документов дела.

 

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

17

К.Р.034702. ОСД.03.05.

Основными реквизитами обложки  дела являются:

• наименование организации и ее подчиненность;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела;
• номер дела по описи;
• заголовок дела;
• дата дела;
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела;
• наличие места для нанесения архивных атрибутов.

 Передача дел в архив производится при полной архивной обработке дел по их описи.

Учет документов в архивах

Все документы государственной  и негосударственной часта Архивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

Учету подлежат все хранящиеся в  архиве фонды и единицы хранения. Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивных шифров. Архивный шифр включает номера архивного фонда, описи, единицы хранения, указываемые за аббревиатурой архива.

 

К учетным документам архива относятся:

• книга учета поступлений;
• книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;
• список фондов;
• список фондов с особо ценными документами;
• лист фонда;
• архивная опись;
• опись особо ценных документов;
• опись страхового фонда;
• реестр описей;
• реестр описей особо ценных документов;
• инвентарная книга учета дел с материальными ценностями;
• паспорт архива;
• паспорт архивохранилища;
• сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января;
• карточка фонда;

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

18

К.Р.034702. ОСД.03.05.

1.11. Обеспечение сохранности документов архива: режим хранения, световой режим, температурно-влажный режим, охранный режим, оборудование, топография, архивохранилище.

 

  Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату.

Режим хранения документов предполагает соблюдение:

• температурно-влажностного режима;
• светового режима;
• санитарно-гигиенического режима;
• охранного режима.