Организация повседневной деятельности архива предприятия

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

9

К.Р.034702. ОСД.03.05.

деятельность  промышленного железнодорожного транспорта, включая транспортно-экспедиционное обслуживание предприятий и перевозку  грузов железнодорожным транспортом;

• организация перевозок грузов;

 

1.6 Структура организации, функции  структурных подразделений организации.

Руководство организации

Производственный звенья: Цех Участки Бригады

Функциональная служба: Отдел кадров Бугалтерия Перснал

Функции структурных подразделений.

Цех является основной структурной единицей крупного предприятия. Он наделен определенной производственной и хозяйственной самостоятельностью, представляет собой обособленную в организационном, техническом и административном отношении производственную единицу и выполняет закрепленные за ним производственные функции.

Участок – это производственное подразделение, объединяющее ряд рабочих мест, сгруппированных по определенным признакам, осуществляющее часть общего производственного процесса по изготовлению продукции или обслуживанию процесса производства. На мелких и средних предприятиях, где введена бесцеховая структура, производственный участок может обладать чертами, характерными для цеха. Производственные участки специализируются подетально и технологически. В первом случае рабочие места связаны между собой частичным производственным процессом по изготовлению определенной части готового продукта; во втором – по выполнению одинаковых операций. Участки, связанные между собой постоянными технологическими связями, объединяются в цеха.

Функции бригадира монтажников 
           На бригадира возлагаются следующие функции: 
1.Непосредственное руководство бригадой ; 
2.Организация проведения работ по сервисному обслуживанию климатического оборудования, реализованного клиентам предприятия; 
3.Организация профессиональной подготовки и обучения вновь принятых членов бригады. 
4.Контроль за соблюдением подчинёнными требований по охране труда в соответствии с видом выполняемых работ.

Функции отдела кадров:

• работка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

10

К.Р.034702. ОСД.03.05.

оформление  приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством  РФ

• учет личного состава
• хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству
• контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом
• изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению
• анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров
• создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов
• работа по созданию резерва на выдвижение.

Функции отдела бухгалтерии:

• Подготовка и принятие плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности;
• Своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской и управленческой информации о деятельности шахты, ее имущественном положении, доходах и расходах;
• Осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины;
• Учет всех хозяйственных операций шахты;

 

1.7. Положение об архиве организации

 

Положение об архиве организации разрабатывается  на основе примерных положений об архиве, утвержденных Росархивом. В  положении определяются задачи и  функции архива, его права и  ответственность, организация деятельности архива и состав хранящихся в нем  документов. Положение об архиве согласовывается  с соответствующим учреждением  Росархива, после чего утверждается руководителем предприятия.

Положения о  структурных подразделениях архива предприятия разрабатываются на основе положения об архиве, примерных  положений о структурных подразделениях архива, утвержденных Росархивом. В  положении о подразделении архива предприятия определяются задачи и  функции подразделения, его права  и ответственность, организация  деятельности. После согласования с  заинтересованными сторонами положения  о структурных подразделениях утверждаются руководителем архива предприятия.

1. Общие положения

Архив организации  осуществляет прием, учет и хранение документов, образующихся в процессе ее деятельности, в соответствии с  действующим

законодательством производит отбор, подготовку и передачу документов на Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

11

К.Р.034702. ОСД.03.05.

хранение  в государственные архивы, осуществляет организационно-методическое руководство  деятельностью структурных подразделений  организации в области делопроизводства и архивного дела.

В своей деятельности архив руководствуется действующим  законодательством, нормативно-правовыми  актами и методическими материалами  по организации архивного дела и  делопроизводству, организационно-распорядительными  документами самой организации  и настоящим положением.

Настоящее положение, структура и штатное  расписание архива утверждаются руководителем  организации.

2. Основные задачи архива

Прием, учет и хранение документов. 
 Обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в архиве. 
         Подготовка и в соответствии с действующим законодательством передача документов на хранение в государственные архивы.

3.Основные  функции архива

Планирование, организация и контроль деятельности организации и ее структурных  подразделений в области архивного  дела.

Прием, регистрация, систематизация и хранение документов в соответствии с установленным  порядком. 

Составление описей дел для передачи документов на хранение в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

4.Права  архива

Вносить на рассмотрение руководителя предприятия  и руководителей структурных  подразделений предложения по улучшению  деятельности архива.

2. Запрашивать  лично, или по поручению директора  у руководителей структурных  подразделений и специалистов  необходимые документы и информацию.

3. Подписывать  и визировать документы в пределах  своей компетенции.

4. Требовать  от руководства оказания содействия  в исполнении обязанностей, предусмотренных  настоящей должностной инструкцией.

5. Взаимодействовать  со всеми структурными подразделениями  по вопросам работы архива. Привлекать  в необходимых случаях в качестве  экспертов специалистов, работающих  в структурных подразделениях.

6. Возвращать  исполнителям на доработку документы,  подготовленные с нарушением  установленных требований.

5. Ответственность архива

1. Неисполнение  или ненадлежащее исполнение  возложенных на него обязанностей  и неиспользование предоставленных  ему прав в соответствии с  действующим законодательством,  трудовым договором, внутренними

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

12

К.Р.034702. ОСД.03.05.

нормативными  актами и настоящей должностной  инструкцией;

2. Несоблюдение  правил внутреннего распорядка  предприятия, правил пожарной  безопасности, правил техники безопасности  и иных локальных нормативных  актов Общества, а также чистоты  и порядка в помещениях компании  и на своем рабочем месте;

3. Отсутствие  сохранности и бережной эксплуатации  вверенной ему рабочей техники  общего пользования (принтеры, ксерокс, факс и пр.).

 

1.8. Организация работы рхива предприятия,  его краткая характеристика. Расположения  работы архива.

 

Работа  архива организуется в соответствии с положением об архиве.

В положение  об архиве включаются следующие разделы:

• основные положения;
• состав документов архива;
• задачи и функции архива;
• права архива;
• организация работы архива.

Руководитель  архива назначается на должность  и освобождается от должности  приказом руководителя организации  по представлению соответствующих  должностных лиц.

Руководитель  архива организует работу архива и  несет персональную ответственность  за выполнение возложенных на архив  задач.

Лицо, ответственное  за архив, назначается на эту должность  и освобождается от должности  приказом руководителя организации. Ответственный  за архив проходит инструктаж, а  в необходимых случаях стажировку в государственном архиве, в который  передаются документы организации  на государственное хранение.

  На имеющиеся в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права.

Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организаций в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив.

 

1.9 Должностные инструкции работников  архива, условия труда, организация  рабочих мест, использование работниками  архива офисной и вычислительной  техники в работе с документами.

 

Должностная инструкция

Должность: Архивариус

Производственная единица: Шахта «Первомайская»

Управление, отдел: Аппарат при руководстве

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

13

К.Р.034702. ОСД.03.05.

1. Общие положения

1. Архивариус  относится к категории специалистов.

2. Прием   на должность архивариуса и  увольнение производится приказом  генерального директора ОАО «Угольная  Компания «Северный Кузбасс»

3. Архивариус  в своей деятельности руководствуется:

-  Настоящей  должностной инструкцией;

4. Архивариус  подчиняется директору шахты.

5. На время  отсутствия архивариуса (командировка, отпуск, болезнь и т.д.) его обязанности  исполняет сотрудник, назначенный  директором шахты, который приобретает  соответствующие права и несет  ответственность за надлежащее  исполнение возложенных на него  обязанностей.

2.Цель  должности

Архивариус  обеспечивает организацию и ведение  архивного дела, формирование документального  фонда предприятия,  для последующей  подготовки и передачи документов, относящихся к Архивному фонду  РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России.

3. Организационная диограмма

Руководитель  должности –

Директор шахты «Первомайская

 

Должность – Архивариус   подчиненные данной должности  – нет

другие сотрудники подразделения  такого же уровня подчинения - нет