Организация повседневной деятельности архива предприятия

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

• строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива;
• оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения охраны, сигнализации;
• применением технических средств для создания нормативна., условии температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов;
• применением специальных средств хранения и перемещения документов.

 Требования к зданиям и помещениям архива:

• архив располагается в специально построенном здании или отдельных помещениях здания, принятых под него специальной экспертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту приемки помещений или здания;
• не допускается прием в эксплуатацию зданий или помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов;
• архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализации и защищен решетками на окнах нижних этажей;
• архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для разных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними, читальный зал, рабочая комната сотрудников, в госархивах к ним прибавляется еще ряд функциональных помещений;
• хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и распашными решетками на окнах;

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

19

К.Р.034702. ОСД.03.05.

в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки;

• отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, должны быть хорошо проветриваемыми;
• хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, иметь внутреннюю сигнализацию и запасный выход;
• в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица;
• в хранилищах запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества, хранить пищевые продукты:
• посторонние лица в архивохранилища не допускаются.

 Световой режим:

• постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте;
• освещение хранилищ может быть естественным или искусственным светом, при этом свет должен быть рассеянным;
• при естественном освещении на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном освещении в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра;
• уровень освещенности не должен превышать на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20—50 лк, на рабочем столе — 100 лк.

 Температурно-влажностный режим:

• документы должны храниться в помещениях с регулируемым климатом при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-58%, в помещениях с нерегулируемым климатом при температуре 14-20°С и влажности воздуха 45-60%;
• резкие колебания температуры и влажности воздуха не допускаются;
• для поддержания температурно-влажностного режима в помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться меры по осушению или увлажнению воздуха;
• архивохранилища должны быть оборудованы термометрами, психрометрами, гигрометрами для постоянной фиксации температуры и влажности воздуха и принятия мер по регулированию температурно-влажностного режима;
• температурно-влажностный режим контролируется в помещениях с регулируемым климатом раз в неделю, с нерегулируемым — два раза в неделю, при нарушениях температурно-влажностного режима — ежедневно, результаты контроля заносятся в специальный журнал.

 

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

20

К.Р.034702. ОСД.03.05.

Санитарно-гигиенический режим:

• архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, плесени, пыли;
• обязательно проведение влажных уборок, обезболивание, обработки водными растворами антисептиков;
• в архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви;
• архивохранилищах должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая появление непроветриваемых зон;
• запрещается расположение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах;
• окна в теплое время года и вентиляционные отверстия следует защищать специальными сетками;
• ежегодно в начале и по окончании отопительного сезона архивохранилища должны обследоваться с целью выявления насекомых и плесени, в случае их обнаружения подвергаться дезинфекции и дезинсекции.

 Охранный режим:

• обеспечивается посредством технической укрепленности и оборудования архива, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением пропускного режима, порядка доступа в архивохранилища, опечатывания или опломбирования помещений;
• вынос документов из архива осуществляется только по пропускам в установленном порядке.

 Оборудование архивохранилищ:

• применяются металлические и деревянные стеллажи после их соответствующей противопожарной обработки, кроме них используются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками;
• оборудование располагается с учетом особенностей помещения, стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами;
• не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла, не ближе полуметра от них.

 При установке стеллажей  выдерживаются следующие нормы:

• расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — 120 см;
• расстояние (проход) между стеллажами — 75 см;
• расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными ей, — 75 см;
• расстояние между стеной и торцом стеллажа (обход) - 45 см;
• расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см;

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

21

К.Р.034702. ОСД.03.05.

высота стеллажа — 220—240 см;

• ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок или связок с делами — 35—40 см;
• ширина одностороннего стеллажа при вертикальном хранении коробок или связок с делами — 25—30 см;
• расстояние между полками по высоте — 35—40 см;
• при высоте архивохранилища от 4 м стеллажи устанавливаются в два яруса и снабжаются стационарной лестницей с перилами;
• документы размещаются на стеллажах с использованием первичных средств защиты, коробок, папок, футляров.

Размещение документов в архивохранилище:

• документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск;
• документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов, поэтому каждый фонд должен располагаться с учетом резервного места для новых поступлений;
• документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся раздельно, документы личного состава также хранятся отдельно;
• обособленному хранению подлежат секретные, уникальные, имеющие в оформлении драгметаллы документы;
• учетные документы хранятся отдельно от документов архива;
• в ведомственном архиве документы постоянного хранения хранятся в коробках и папках, долгосрочного хранения в связках, краткосрочного хранения — без связок по годам хранения;
• при хранении коробок и связок на стеллажах зазор между их верхом и полкой стеллажа не должен превышать 5 см;
• коробки и связки документов не должны выступать за пределы стеллажей;
• связки документов формируются не более 20 см толщиной;
• коробки и связки располагаются на стеллажах вертикально или горизонтально в зависимости от условий хранения, дела выше 40 см хранятся вертикально, коробки и связки — горизонтально;
• коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указываются название и номер фонда, номер описи, первая и последняя в коробке или связке единица хранения, коробки <span class="Normal__Char" style=" fo