Организация работы с документами в ООО "Курьер Доставка"

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Волгоградский  государственный университет»

 

Институт филологии  и межкультурной коммуникации

Кафедра документной  лингвистики и документоведения

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

ТЕМА: Организация  работы с документами в ООО  «Курьер Доставка»

 

 

 

                                                                            ВЫПОЛНИЛ:

                                                                            Студент гр. Дз-081

                                                                            Блинова Ксения Александровна

                                                                             НАУЧНЫЙ РУКОВОДИТЕЛЬ:

                   Ассистент

                   Лосева Олеся Викторовна

 

 

 

Волгоград  2012

Содержание

Введение                                                                                                                2-4

Глава 1. История и организационная структура ООО «Курьер Доставка»

1.1 История создания компании, ее задачи, функции, структура                   5-7

1.2 Организация документационного обеспечения управления ООО «Курьер Доставка»                                                                                                            8-18

Глава 2. Анализ системы документационного обеспечения в ООО «Курьер Доставка»                                                                                                       

2.1 Организация  документооборота                                                               19-22

2.2 Порядок работы  в компании с входящими   документами                     22-24

2.3 Порядок работы  в компании с исходящими документами                    24-26

2.4 Регистрация  документов                                                                            26-29                                                         

2.5 Организация  контроля исполнения документов                                     29-32                                 

2.6 Составление  номенклатуры дел                                                                32-33                                      

2.7 Формирование  и оформление дел                                                            33-35                                 

2.8 Подготовка документов в архив                                                               35-36

Заключение                                                                                                       37-39

Литература                                                                                                       40-42

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Каждое предприятие, в независимости от формы собственности,  масштабов и структуры, стремится  к повышению эффективности своей  деятельности. В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Важным шагом на пути к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и организации документооборота на предприятии.

Актуальность  выбранной темы обуславливается  недостаточной разработкой проблемы документационного обеспечения  управления в организациях. Решение вопроса управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и  средств.

Объектом исследования является пищевая компания ООО «Курьер  Доставка». Предметом рассмотрения становятся организация и технология документационного обеспечения деятельности компании.

Цель исследования данной работы состоит в том, чтобы, опираясь на нормы и требования законодательных, нормативно-методических актов, изучить текущее состояние и проанализировать организацию работы с документами в обществе с ограниченной ответственностью на примере ООО «Курьер Доставка».

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

• ознакомиться с организационной структурой ООО «Курьер Доставка»;
• изучить функции, задачи, основные виды деятельности компании;
• проанализировать работу кадровой службы в области документирования.

Для решения поставленных в работе задач использовались следующие методы: стилистического,  описательного,  документоведческого анализа. При написании  курсовой работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует  подразделить их на  две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Комплекс федеральных нормативно–методических материалов по документационному обеспечению составляют:

Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. Этот документ  представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих  единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления.

ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».  Настоящий  стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли.

Ко второй категории  изданий  относится научная литература.

Были изучены  труды следующих специалистов в  области документоведения: Т.В. Кузнецовой, А.В. Кудряева, И.К. Корнеева. В работе «Делопроизводство» (документационное обеспечение управления) Т.В. Кузнецовой уделяется большое внимание рассмотрению современных требований к составлению и оформлению документов на основе ГОСТ Р6. 30-2003г. и организации работы службы делопроизводства. В издании «Организация работы с документами» А.В. Кудряева, И.К. Корнеева дана подробная характеристика нормативно-методической базы, регламентирующей современное отечественное делопроизводство.

В процессе подготовки курсовой работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство». В статье  «Рекомендации по разработке должностных инструкций» В.С. Иритикова очень подробно описаны все разделы должностной инструкции. В статьях Л.В. Санкиной и Т.В. Кузнецовой – «Должностная инструкция секретаря-референта», «Должностная инструкция секретаря руководителя», «Должностная инструкция: рекомендации по составлению» и, соответственно, «Как составить должностную инструкцию секретаря» изложены рекомендации по составлению должностной инструкции секретаря-референта. 

Все вышеперечисленные  издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных  и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

В соответствии с поставленными задачами данная курсовая работа состоит из введения, двух глав и заключения. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, цели и задачи работы, характеристика использованных источников. В первой главе рассматриваются структура и функции ООО «Курьер Доставка». Во второй главе подробно рассматривается анализ системы документационного обеспечения управления ООО «Курьер Доставка». В заключении подводятся итоги курсовой работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами.

 

Глава 1. Организационная структура ООО «Курьер Доставка»

1.1. История создания  компании ООО «Курьер Доставка»

Общество с  ограниченной ответственностью «Курьер  Доставка» (далее  – Общество, Компания, Предприятие) было создано в 2011г., и действует в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и другими нормативными актами России. Правовое положение Общества регламентируется законодательством РФ и Уставом.

Общество в  соответствии с законодательством  вправе открывать расчетные и  иные счета в банках, в том числе  за рубежом и в иностранной валюте. Общество имеет самостоятельный баланс (баланс Общества), а также составляет сводную отчетность (включая баланс) по всем филиалам, представительствам. Общество имеет право совершать как на территории РФ, так и за рубежом сделки; заключать контракты и иные юридические акты с организациями и физическими лицами, в том числе проводить экспортно-импортные операции, заключать договоры, в том числе купли-продажи, аренды, страхования, поручения, комиссии, совместной деятельности и другие.

Общество обязано обеспечить своим работникам безопасность условий труда, и несет ответственность за ущерб, причиненный здоровью и трудоспособности работников.

ООО «Курьер  Доставка» является коммерческой организацией. В основном организационном документе  ООО «Курьер Доставка» – Уставе определены основные цели и виды деятельности компании. ООО «Курьер Доставка» специализируется на производстве и доставке пиццы и японской кухни.

ООО «Курьер  Доставка» является юридическим  лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Компания несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.

ООО «Курьер  Доставка» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный знак, самостоятельный расчетный и иные счета.

Целью деятельности Общества является получение прибыли  и удовлетворение потребностей граждан и организаций в товарах и услугах, производимых в соответствии с видами деятельности Общества.

Общество самостоятельно планирует и осуществляет свою деятельность, исходя из спроса на производимую продукцию  и оказываемые услуги, определяет уровни расчетных цен и порядок расчета за продукцию и услуги.

Общество вправе осуществлять любые виды деятельности, незапрещенные законом, в том  числе:

- торгово-закупочную деятельность, в т. ч. оптовую и розничную торговлю;

- производство продукции;

- хранение товаров  на складах;

-маркетинговые   исследования;

- реклама;

- реализация  товаров;

-розничная торговля  алкогольными напитками, включая  пиво;

-розничная торговля  товарами бытовой химии, синтетическими  моющими средствами, обоями и напольными покрытиями;

-розничная торговля, осуществляемая через телемагазины  и компьютерные сети (электронная  торговля, включая интернет);

-производство  готовых и консервированных продуктов  из мяса, мяса птицы, мясных  субпродуктов и крови животных;

-предоставление услуг по тепловой обработке и прочим способам переработки мясных продуктов;

-переработка  и консервирование рыбы и морепродуктов;

-переработка  и консервирование овощей;

-осуществлять  другие виды деятельности, не  запрещенные и не противоречащие  действующему законодательству Российской Федерации.

Все вышеперечисленные  виды деятельности осуществляются в  соответствии с действующим законодательством  Российской Федерации. Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется специальными федеральными законами, Общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии).

Возглавляет ООО  «Курьер Доставка» генеральный  директор. Он является единоличным  исполнительно-распорядительным лицом  Общества, который возглавляет дирекцию, представляет   все интересы Общества и действует от его имени без доверенности. В компетенцию  генерального директора входит совершение различных сделок; выдача доверенностей; утверждение структуры предприятия, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников компании, подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками компании.

Трудовые отношения  работников ООО «Курьер Доставка»  регулируются действующим трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников.

Круг обязанностей, прав, установление взаимоотношений, должностные  обязанности работников компании и  квалификационные требования к ним  закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.