Организация работы с документами в ООО "Курьер Доставка"

Из-за различий в сроках хранения приказы по личному составу приходится делить на две части: со сроком хранения на 5 лет и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Остальные приказы по личному приказу хранятся 75 лет.

Информационно-справочные документы ООО «Курьер Доставка»: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.

Для подтверждения  установленных фактов и событий  несколькими лицами ООО «Курьер  Доставка» составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию.

Текст акта принято  излагать от третьего лица единственного  числа («комиссия установила»).

Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.

Служебные письма оформляются на бланках писем. Текст  письма состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма, а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:

- от первого  лица единственного числа (прошу);

- от первого  лица множественного числа (просим);

- от третьего  лица единственного числа (предприятие  просит);

- от третьего  лица множественного числа (руководство  предприятия и трудовой коллектив просят) [14,49].

Телеграммы  оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия – на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.

Телеграмма  визируется исполнителем, подписывается  руководителем организации и  заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов.

Докладная записка  может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная  записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации. ООО «Курьер Доставка»  докладные записки в основном пишет мастер на работников организации в связи с нарушением трудовой дисциплины.

Объяснительная  записка - это документ, в котором  работник организации объясняет  причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги [15,47].

Справка представляет собой документ, описывающий или  подтверждающий содержание тех или  иных фактов (событий и т.п.).

Справка, должна содержать:

- фамилию указанного  лица;

- должность  указанного лица;

- указание о  том, для каких целей выдана  данная справка. 

Подобные справки  наиболее широко применяются при  работе с персоналом предприятия.

Справка подписывается  руководителем предприятия и менеджером по персоналу. Подписи указанных лиц скрепляются печатью предприятия.

 Вывод по пункту 1.3.

Деятельность  кадровой службы организации - неотъемлемая часть такого важного и крайне ответственного направления, как документационное обеспечение управления (ДОУ).

Кадровая документация (документация по личному составу) организации  имеет большое значение, поскольку  и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном (в  архиве самой организации или  в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав.

Подводя итог вышеизложенному, можно сказать, что в настоящий момент ООО «Курьер Доставка» является развивающейся компанией на рынке сбыта  с большими перспективами. Стратегия ООО «Курьер Доставка» – это разработка и воплощение в производство готовой продукции с применением современного оборудования.

 

 

 

 

Глава 2. Анализ системы документационного обеспечения в

ООО «Курьер Доставка»

2.1. Организация документооборота  ООО «Курьер Доставка»

Информационно – документационное обеспечение, являясь важнейшей  обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной  организации.

От четкости и оперативности  движения и обработки документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте, четкости обработке и передаче документов для исполнения всегда уделяется большое внимание [21,17].

«Движение документов в  организации с момента их создания  или получения до завершения исполнения или отправления» называется документооборотом [4].

В этом определении делается упор на словах «движение документов», то есть их путь из одного подразделения  или от одного сотрудника к другому. На этом пути они будут знакомиться  с его содержанием для принятия решений, другие будут согласовывать  текст и его редактировать, в службе делопроизводства проведут окончательное  оформление документа, его регистрацию и постоянно будут контролировать все  этапы его движения и, наконец, подготовят к отправке [19,8].

В компании четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов идет сразу в отдел к исполнителю. Точно так же распределены полномочия сотрудников при согласовании  и подписании документа. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен, но в то же время  именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть [20,38].

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях [27,20].

Анализируя документооборот компании за последние полгода, можно выделить три группы документов.

1. Входящие – наиболее распространенной  входящей корреспонденцией являются  деловые письма по вопросам  делового сотрудничества. Поступает  большое количество писем   по вопросам проведения различных совещаний конференции. Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении коньюктуры рынка, отчеты о проделанной работе.

Кроме того, все входящие документы по характеру содержания можно разделить на инициативные (которые, в свою очередь, делятся  на требующие ответа, исполнения или  присланные для сведения) и ответные, т.е. документы, полученные в ответ  на запрос нашей компании. В зависимости от значимости документа и его содержания входящие документы направляются руководителю компании, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Следовательно, весь поток входящих документов разбит на более мелкие части. Это определяется, обычно, на стадии предварительного просмотра документов службой делопроизводства или секретарем. Каждая их  этих групп документов будет иметь разные пути движения и разные стадии работы с ними.

2. Исходящие документы так же, как и входящие можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается  ответ, и документы, направленные просто для сведения (реклама и т.п.).

Исходящие документы, в  соответствии с ГОСТ Р51141-98, это официальные документы, отравляемые из учреждения.

Исходящие документы, создающиеся  в процессе деятельности компании, оформляются на бланках и имеют  установленный состав и порядок  расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге форматом А 4.

1. бланк компании для  письма.

2. общий бланк для всех других видов документов служебная записка, докладная записка и т.д.

Внутренний документ –  это официальный документ, не выходящий  за  пределы организации, подготовившей  его.

Внутренние документы, как правило, не имеют этапа отправки. Если структурные подразделения территориально разбросаны или организация имеет филиалы, куда направляются внутренние документы, например, распорядительные, этап отправки также будет присутствовать для этих документов. В этом заключается специфика внутреннего документопотока  организации ООО «Курьер Доставка».

Внутренние документы  компании по формам и назначению можно  разделить на 3 группы:

- организационные документы,  которые регламентируют деятельность  компании (устав, положения о структурных  подразделениях, должностные инструкции, правила);

- распорядительные документы,  издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями  структурных подразделений (приказы,  распоряжения, указания);

- информационно - справочные  документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные, объяснительные записки, акты, справки).

Внутренние  документы  в компании оформляются на бумаге форматом А4 с воспроизведением следующих  реквизитов: название подразделения, вид  документа, листа составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, как и исходящие составляются в компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке  сотрудники компании используют два  вида документов – докладные  и служебные записки.

Служебная записка –  документ, широко используют  при  сообщении и передаче информации от одного сотрудника компании другому, но в существующую официальную классификацию  этот документ не входит.  Для этой функции существует докладная записка,  при  помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую  практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

 Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства [26,21].

2.2. Порядок работы с  входящими документами в компании 

Прием всей входящей корреспонденции  и вся последующая обработка  в ООО «Курьер Доставка» осуществляется секретарем.

Этап обработки входящих документов:

- прием и первичная  обработка документов;

- предварительное рассмотрение  и распределение документов;

- регистрация;

- рассмотрение документов  руководством;

- передача на исполнение.

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, посетителем, переданы по электронной почте, факсу, телетайпу. После этого проверяется правильность их доставки (корреспонденция доставленная не по адресу пересылается отправителю), вскрываются конверты, оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа, адрес отправителя. В этих случаях конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, в нем отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается отправителю. Такой акт подписывается членами экспертной комиссии компании.

На этапе предварительного рассмотрения документов секретарь  распределяет корреспонденцию между  руководством компании, структурными подразделениями.

Цель предварительного распределения документов – освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов. В последние годы участились случаи, когда руководитель требует, чтобы вся полученная корреспонденция передавалась ему для личного рассмотрения. Это связано с тем, что руководитель стремится иметь полную информацию о коммерческой деятельности своей компании, быть в курсе всех заключаемых сделок. Вся почта рассматривается в день регистрации, чтобы не было задержек в исполнении документов, особенно тех, которые поставлены на контроль. Распределяются документы в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством, в котором закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом.

После этого документ рассматривается  руководством. Соответствующее должностное  лицо пишет на нем резолюцию, содержащую принятое им решение по информации, представляемой в документе.

Документ с резолюцией возвращается в общий отдел или  секретарю, резолюция переносится  в регистрационную форму.