Организация работы с документами в ООО "Курьер Доставка"

 

1.2. Структура,  функции и сотрудники кадровой службы ООО «Курьер Доставка»

Кадровое делопроизводство ООО «Курьер  Доставка» начиналось с составления  штатного расписания, затем, менеджером по персоналу, были составлены должностные инструкции на всех специалистов и руководителей. Были введены формы служебных записок, которые контролируют передачу соответствующей информации. Кроме того, бухгалтер ежемесячно составляет итоговый табель учета рабочего времени, в соответствии с которым происходит начисление заработной платы.

Параллельно были составлены стандартизированные анкеты для приема на работу, созданы архивы личных дел сотрудников и кандидатов на вакансии. Анкеты позволяют получать информацию о соискателях, необходимую для формирования внешнего кадрового резерва [7,80]. Персонал организации представлен его кадрами. Состав и структура кадров постоянно меняется в соответствии с изменением техники, технологии, организации производства и управления. Состав кадров характеризуется следующими показателями: образовательный уровень, специальность, профессия, квалификация, стаж работы, возраст, соотношение отдельных категорий работников.

В штатном расписании ООО «Курьер Доставка» численный состав работников – 30 человек. Среди них: генеральный директор, главный бухгалтер, бухгалтер-калькулятор, менеджер по персоналу, администратор, оператор, диспетчер, менеджер по закупкам, кладовщик, старший суши повар, суши повар, уборщица, разнорабочий (рис. 1.). На данный момент в организации имеются три вакантные должности: диспетчер, оператор, суши повар. Общая численность работников кадровой службы ООО «Курьер Доставка» составляет 2 человека: менеджер по персоналу и офис-менеджер (на него также возложены обязанности по кадровой работе).

 

 

 

 

 

Рис. 1. Схема  организационной структуры ООО  «Курьер Доставка».

 

Текучесть кадров составляет 6–7% в месяц. С появлением объема работ, возникает потребность в работниках по специальностям: суши повар и оператор. Отдел кадров размещает объявление в бегущей строке местного канала и газете «Блокнот».

Деятельность  всех работников ООО «Курьер Доставка»  регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих, и утвержденными руководителем организации.

Требования  должностной инструкции являются обязательными  для сотрудника с момента его  ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем проставляется отметка, об ознакомлении самой должностной инструкции. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров организации в соответствии с установленным порядком делопроизводства [8,76] .

 

Функции кадровой службы ООО «Курьер Доставка»:

- изучение движения  и причины текучести кадров, разработка  мероприятий по их устранению;

- оформление  приема, перевода, увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации;

- формирование  и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных  с трудовой деятельностью; 

- заполнение, учет и хранение трудовых книжек;

- подсчет трудового  стажа; 

- оформление  справок о прошлой и настоящей  трудовой деятельности работников  организации; 

- ведение учета  предоставления работникам очередных  отпусков;

- контроль за  составлением и ведением графика очередных отпусков;

- оформление  документов, необходимых для назначения  пенсий работникам организации  и их семьям;

- подготовка  документов к сдаче в архив; 

- составление  установленной отчетности [18,44].

Важнейшей функцией отдела кадров является документирование процесса движения кадров на предприятии. К этому виду деятельности можно отнести повышение по службе, понижение, перевод, прекращение трудового договора. С этой целью разработана инструкция, которая определяет порядок оформления при приеме на работу, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу [16,10].

Продвижение по службе помогает организации, поскольку  позволяет ей заполнять вакансии служащими, которые проявили уже свои способности. Оно помогает и служащим, поскольку удовлетворяет их стремление к успеху, достижениям, и самоуважению. Перевод можно использовать, чтобы расширить опыт работника, а так же в тех случаях, когда руководство считает, что работник будет работать более эффективно на другой должности [9,19].

1.3 Основные  виды документов, использующиеся  в деятельности кадровой службы  ООО «Курьер Доставка»

Разновидности документов по функциям и задачам  управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.).

Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие [28,67].

При оформлении организационно-распорядительных и информационно-справочных документов ООО «Курьер Доставка» (приказов, протоколов, актов и т.д.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Реквизиты документа влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов [29,39].

Состав реквизитов ОРД, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе бумаги установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ введен в действие с 01.07.2003 постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 [5]. Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако их следует придерживаться при оформлении постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и других организационно-распорядительных документов, включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» [10,14].

К организационно-правовым документам, оформляемым или используемым в кадровой службе ООО «Курьер Доставка», относятся: положение о кадровой службе, должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков [30,9].

Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности [11,27].

Основой для  разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития РФ [31,24].

Целями разработки должностной инструкции являются:

- создание организационно-правовой  основы служебной деятельности  сотрудников;

- повышение  ответственности сотрудника за  результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;

- обеспечение  объективности при аттестации  сотрудника, его поощрении и при  наложении на него дисциплинарного  взыскания [2].

Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие  положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные требования.

Должностная инструкция составляется по каждой должности организации, носит обезличенный характер и  выдается сотруднику под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

Правила внутреннего  трудового распорядка представляют собой документ, регламентирующий организацию  работы предприятия. Он состоит из следующих  разделов: общие положения, порядок  приема и увольнения рабочих и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и обязанности рабочих и служащих, рабочее время и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Штатное расписание – документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в организации [12,28]. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации штатная структура и штатное расписание разрабатываются организацией самостоятельно [1].

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах,  надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

Общее количество должностей по штатному расписанию в ООО «Курьер Доставка» составляет 30 человек.

Наименование  структурных подразделений и  должностей в них пишутся в  именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и профессий рабочих, утвержденными  Министерством труда и социального  развития Российской Федерации. 

Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем.

График отпусков является обязательным локальным нормативным актом, утвержденным ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года [17,58].

Утвержденный  график отпусков доводится до сведения всех работников ООО «Курьер Доставка». Обычно объявляются работникам под расписку. Однако это не исключает обязанности работодателя уведомить каждого работника о времени его отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. Как правило, это требование трудового законодательства осуществляется путем оформления визы ознакомления в приказе о предоставлении отпуска, который издается не позднее, чем за две недели до его начала [13,24].

В связи с  тем, что в графике отпусков указывается  точная дата начала отпуска, в дальнейшем не требуется написания заявления  об отпуске, так как отпуск будет предоставлен «автоматически» по графику путем издания приказа. 

Распорядительная  деятельность организации документируется  в основном посредством издания  приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности является нормативным  документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной  деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.

Распорядительные  документы ООО «Курьер Доставка»: приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами (распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности предприятия) и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.

Проекты приказов подготавливаются менеджером по персоналу, согласовываются с главным бухгалтером и подписываются руководителем ООО «Курьер Доставка». Подписанный руководителем приказ регистрируется менеджером по персоналу. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

По текущим  оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководитель организации может издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: «Предлагаю», «Обязываю», «Считаю необходимым», «Рекомендую» .

Приказы по личному  составу в настоящее время  имеют две формы: унифицированную и неунифицированную. Выбор формы зависит от содержания. Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска прекращении действия трудового договора, командировании работника, поощрении оформляются с использованием существующих унифицированных форм.

Другие приказы  по личному составу оформляются  в текстовой форме на обычном  бланке приказа. При этом следует  иметь в виду, что унифицированные  формы должны быть введены официальным  распорядительным документом.

Если приказы, на которые существуют унифицированные формы, оформлены в текстовой форме с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, то есть, выполнены требования к составу и правилам оформления реквизитов, то они будут иметь юридическую силу.