Организация работы с документами в ООО "Курьер Доставка"

Внедряемые компьютерные системы позволяют сегодня вести  регистрацию децентрализовано в разных местах, но с объединением данных о всех документах в единую информационную базу.

После регистрации документ передается на исполнение. Если он предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным  исполнителем, его передают поочередно каждому или снимают ксерокопии для всех лиц, указанный в резолюции. Всю работу по подготовке документа организует ответственный исполнитель, названный в резолюции первым.

Обработка, рассмотрение и передача документов на исполнение осуществляется в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

В случае безотлагательного  исполнения поступившего документа  допускается ознакомление исполнителя  с его содержанием до рассмотрения документа руководством компании.

2.3. Порядок работы в  компании с исходящими документами 

Оформляемые предприятием документы называются исходящими.                                                                                                                       Этапы обработки исходящих документов включают:

- составление чернового  документа;

- подготовку проекта  документа;

- его согласование (визирование);

- удостоверение документа  (подписание, утверждение, проставление  печати, даты подписания, регистрационного индекса);

- отправку документа.

Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель составляет черновой документ – рукописный или  машинописный документ, отражающий  работу автора или редактора над  его текстом.

 После необходимых  консультаций исполнитель составляет проект документа, подлежащий согласованию.

Начальник общего отдела компании вправе внести изменения и  дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку  исполнителю.

При необходимости внешнего согласования на проекте документа  оформляется гриф согласования. Он может согласовываться с должностным лицом, коллегиальным органом или документом. Гриф согласования при подготовке проекта документа заранее печатают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования и оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003г.

Внутреннее согласование документа оформляется визой. Виза включает должность визирующего, его  личную подпись, ее расшифровку, дату визирования.

Если подлинник документа  остается в организации, визы собираются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Если подлинник документа отсылается из организации (например, подлинник письма), визы собираются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (под реквизитом «подпись»).

Внутреннее согласование проводится с руководящими сотрудниками организации, руководителями структурных подразделений, специалистами, если текст документа касается их должностных обязанностей. Визируя документ, каждый из них высказывает свое мнение в соответствии с направлением деятельности, за которое он несет профессиональную ответственность. Например, юрисконсульт, визируя документ, подтверждает, что его текст соответствует законодательству, руководитель делопроизводственной службы  подтверждает, что документ составлен и оформлен в соответствии с правилами, действующими в Российской Федерации. Секретарь обычно следит за движением документа во время его согласования.

Визы помогают руководителю принять верное решение, так как, подписывая документ, он всю ответственность берет на себя.

2.4. Регистрация документов 

В составлении документов все больше место отводится обязательным унифицированным формам документов, содержание которых требует лишь заполнения. В организации работы с документами ведущее место  занимают постановка регистрации документов и рационального их хранения. Налаженная работа этих участков предопределяет быстрый поиск необходимой информации и документов.

Регистрация документов, по мнению автора, – это ключевой момент в постановке работы с документами. Одна из важнейших задач секретаря в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это невозможно сделать, если сам секретарь  не владеет всей совокупностью информационно – документационных ресурсов организации. Чтобы все знать, надо учитывать все документы, проходящие через организацию, как получаемые, так и создаваемые в ней. Для этого документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация определяется как «запись учетных данных о  документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения».

Регистрация прежде всего  придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его  создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера,  не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п.

Если полученный документ не зарегистрирован,  компания за него не отвечает, так как факт получения  не подтвержден.

Регистрация преследует три  цели:

1. учет документов;

2. контроль за их  исполнением;

3. справочная работа  по документам.

Регистрации подлежат все  документы, требующие специального учета, исполнения и использования  в справочных целях независимо от способа их получения. Сам процесс  регистрации – это снятие с  документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах предприятия. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно – поисковая система по всем документам компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В  компании есть утвержденный перечень нерегистрируемых документов, в который входят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометкой «лично»; копии нормативных документов; информационные материалы.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, под которым он вносится в регистрационную форму и таким образом учитывается. Этот номер переносится на документ.

Для ООО «Курьер Доставка», как для пищевой компании, характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику компании, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарем Генерального управления, другая же - в структурных подразделениях и филиалах. Внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки.

Принимаются и регистрируются документы, поступающие в организацию  по почте, через курьерские службы, по факсу, электронной почте. Поэтому факс, осуществляющий прием документов, поступающих на имя организации, установлен рядом с рабочим местом секретаря.

Регистрация входящих документов ООО «Курьер Доставка» осуществляется путем занесения данных в журнал регистрации входящих документов.

 На исходящих документах компании проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями.

Он располагается в  верхнем  левом углу первого листа  и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

В индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел  подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В компании номенклатура дел находится в стадии разработки и номера по ней в индекс не входит, поэтому регистрация представляет собой только валовой номер.

 В компании регистрацией  внутренних документов занимаются  секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно – хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя компании. Все внутренние документы в компании, независимо от вида, регистрируются в одном журнале.

Для регистрации исходящих  документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет  образовываться при регистрации  документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно – поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

2.5. Организация контроля  исполнения документов

Контроль исполнения  документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления и следовательно, составная часть процесса документационного обеспечения управления. Массив контрольных сведений входит в состав информационно – поисковой системы по документам организации.

Контроль исполнения документов – «совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов».

Целью контроля в компании является своевременное качественное исполнение документов, обеспечение  получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

В ООО «Курьер Доставка»  для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного  обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Excel, в которые заносятся все документы требующие исполнения.

Контроль исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов  на контроль;

- проверку своевременности  доведения документов до исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение  результатов контроля исполнения  документов.

Контроль исполнения, как  правило, ведется на нескольких уровнях:

- сроковый контроль  своевременности исполнения поручений  и документов;

- контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

- контроль соответствия  применяемых унифицированных форм  и бланков действующим нормативам  и образцам;

- контроль соответствия  уровня и формы удостоверения  каждого документа, соответствия  подписей их расшифровкам;

- контроль соответствия  всех экземпляров документа на  идентичность;

- контроль, включающий  анализ существа и полноты  исполнения поручений, заданий,  ответов на запросы [25,3].

Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что  разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у секретаря.

Основной задачей контроля исполнения документов является –  отслеживание хода и фиксация фактического исполнения зафиксированных указаний руководства, а также входящих, исходящий  и внутренних документов, имеющих  важное значение.

После указания руководителя ООО «Курьер Доставка» о постановке документа на контроль, секретарь  просматривает его, ставит штамп  на левом поле напротив реквизита  «заголовок» букву «К». Затем  заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

После этого снимают  копию для исполнителя и подшивает  в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки  подготовки, представления и типовые  сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению. Типовые сроки исполнения документов Компании, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ .

В течение срока исполнения документа секретарь осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило также фиксируются. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могут фиксироваться в устной или письменной форме. В последнем случае готовятся письма напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся на исполнении в одном или нескольких структурных подразделениях. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

Проверка хода исполнения осуществляется обычно в следующие  сроки:

-  задания последующих  лет – не реже одного раза  в год;

- задания последующих  месяцев текущего года – не  реже одного раза в месяц;

- задания текущего месяца  – каждые 10 дней и за 5 дней  до истечения срока исполнения.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – руководителями, которые их установили.

Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной  базе в компьютере. На самом документе  отметка о снятии с контроля, надпись  «В дело» с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется.

В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется  на общих основаниях.

При ведении контроля используется компьютерные базы данных в программе Microsoft Excel. В настоящий момент существуют программы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.

 Недостатком существующего  порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов компании проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями ГСДОУ, так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируется в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.