Организация работы с документами в ООО "Курьер Доставка"

2.6 Составление номенклатуры  дел

Номенклатура дел организации  – систематизированный перечень заголовков для заводимых в организации, с указанием сроков их хранения (оформленный  в установленном порядке), а так  же еще один обязательный элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации. Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ составление номенклатуры дел стало обязательным для всех государственных структур, да и в негосударственном секторе экономики и управления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля над составом, систематизацией и поиском документов  так же является не бесполезным.

Номенклатура дел –  это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска [24,31].

При ее составлении учитываются  требования, предъявляемые нормативно-методическими  документами – Государственной  системой документационного обеспечения управления.

В номенклатуру дел должны  включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные  массивы всех структурных подразделений  и должностных лиц организации  без исключения, независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.

ООО «Курьер Доставка»  существует только полгода, поэтому  за все это время не было составлено ни одной номенклатуры дел.

2.7. Формирование дел

После исполнения документы  определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела.

Делом называется совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня  при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел является «Основные правила работы ведомственных  архивов» и «Государственная система  документационного обеспечения управления».

Формирование дел начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор. Правильное оформление дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства [23,32].

В ООО «Курьер Доставка»  формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов  (акты, контракты, приказы). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.

Формирование дел руководства  компании проводит секретарь Генерального директора. Формированием дел в  структурных подразделениях ООО  «Курьер Доставка» занимаются сотрудники структурных подразделений. Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником Общего отдела.

Дела компании подлежат оформлению при их заведении и  по завершении года. Оформление дел  включает комплекс работ по их технической  обработке и проводится сотрудниками  Общего отдела.

В зависимости от сроков хранения сотрудниками  Общего отдела проводится полное или частичное  оформление дел. Дела постоянного, долговременного  хранения и по личному составу  подлежат полному оформлению, которое  предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление  листа – заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела .

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

 На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число.

Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При обозначении календарной  даты – сокращенное цифровое написание, в том случае, если это не будет  приводить к неоднозначности  толкования даты.

При изменении названия структурного подразделения компании в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.

Правильное и своевременное  распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

2.8. Подготовка документов к передачи в архив

В каждой организации в  течение года образуется определенное количество дел. Их число зависит, от объема работы, интенсивности производственных связей от количества персонала, ряда других факторов.

Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает:

- проведение экспертизы  ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей  дел;

- составление актов  о выделении к уничтожению  документов и дел [22,87].

В структуре ООО «Курьер  Доставка» до настоящего момента  отсутствует такое подразделение как архив. Дела хранятся в подразделениях . За сохранность документов в делах отвечают работники структурных подразделений или секретарь, которые по распределению обязанностей отвечают за формирование и ведение дел.

Проведя анализ организации документооборота ООО «Курьер Доставка» можно сделать вывод, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому на производстве рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание.

В настоящее  время наличие успешно действующей  системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о  благополучии данного предприятия  и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Для процветания  фирм необходимо качественное и своевременное  управление их деятельностью. Главным  условием правильности принимаемых решений является исчерпывающая осведомленность. Выполнение этого условия в настоящее время возможно только на базе современных информационных технологий. Поэтому сейчас все фирмы, от организаций малого и среднего бизнеса до крупных промышленных комплексов, разрабатывают и внедряют автоматизированные информационные системы поддержки своей деятельности.

В настоящее  время существует множество предприятий, учреждений и фирм с развитой системой документационного обеспечения  и специальной структурой службы ДОУ. Успех принимаемых решений во многом уже зависит от состояния и качества информационной деятельности и чтобы справиться с мощным потоком подлежащих обработке данных, осознается необходимость приспособить к меняющимся требованиям и организацию своих делопроизводственных служб. Важно отметить, что эта организация определяется не столько размерами предприятия, сколько объемами используемой и передаваемой информации.

В настоящее  время ООО «Курьер Доставка», созданное в 2011г. является молодой  развивающейся пищевой компанией в г.Волгограде.  Компания стремится к еще более высокому уровню производимой продукции, а также ее реализации; более основательному подходу к работе с клиентами; изучение рынка техники и технологий. Эффективность развития компании зависит от эффективности управленческой структуры, которая основывается на производстве и использования информации, значительная часть которых сконцентрирована на документах.

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов  по совершенствованию организации  делопроизводственного обслуживания Компании.

Внесены изменения  в следующие этапы делопроизводства:

• первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю);
• регистрация документов (рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме, регистрировать приказы по личному составу отдельно от приказов по основной деятельности);
• формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
• необходимо составить номенклатуру дел компании с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем;
• необходимо приступить к созданию архива для документов компании;
• необходимо перейти к автоматизированной системе делопроизводства (первоначально обработка документов в ООО «Курьер Доставка» осуществлялась традиционным способом, но расширение организационной структуры, увеличение количества филиалов и появление новых функций привело к поиску новых форм организации делопроизводственной службы и документооборота).

Автоматизация делопроизводства приводит к осознанию  необходимости использования для  работы с документами новых методов. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном  использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов Компании позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания ООО «Курьер Доставка», значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной компании.

 

Литература:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации ст.85-90
2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М. - 2000. П. 5.1.
3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Рос архив. - 2000.
4. ГОСТ Р51141 - 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт. - 1998. - С. 3.
5. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования  к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. - 1991. - С. 27.
7. Килякова, Д.А. Как организовать работу службы персонала? /Д.А.Килякова // Справочник по управлению персоналом. - 2004. - №8. - С. 80
8. Крюкова, Е. Западные технологии для кадровиков /Е.Крюкова// Служба кадров. - 2001. - №11. - С. 76-79
9. Андреева, В.И. Делопроизводство в кадровой службе /В.И.Андреева//. - М.: Бизнес-школа. - 2000. - С. 19
10. Андреева, В.И. Делопроизводство /В.И.Андреева// Изд. 10-е. - М.: Управление персоналом. - 2005. - С.14
11. Леванов, В.И. Должностные инструкции /В.И.Леванов // Справочник по управлению персоналом. - 2000. - №1. - С.27
12. Яковлев, Р.А. Штатное расписание  /Р.А.Яковлев// Справочник кадровика. - 2000. - №10. - С. 28
13. Санкина, Л.В. Кадровик: сборник документов. /Л.В.Санкина// 3-й выпуск. - Новосибирск.: Сиб. унив. - 2005. - С. 24.
14. Киселев, В.В Документы по оформлению трудовых отношений /В.В.Киселев// - М.: ПРИОР - 2002. -  С. 49
15. Демин, Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов /Ю.М.Демин// - Спб.: Питер. - 2003. - С. 47
16. Санкина, Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению / Л.В.Санкина// Трудовое право. - 2002. - №2. - С. 10
17. Вялова, Л.М. Унифицированные формы: оформляем отпуск /Л.М.Вялова// Справочник кадровика. - 2005. - №6. -  С.58
18. Щур, Д.Л.: Кадры предприятия 300 образцов должностных инструкций /Д.Л.Щур// М.: Изд-во «Дело и Сервис».- 2000. - С.44
19. Бадьина, А.В. Электронный документооборот фирмы /А.В.Бадьина//Делопроизводство. - 2002. - №3 - С. 8
20. Бобылева, М.П. Вопросы анализа документооборота   организации в условиях использования автоматизированных систем /М.П.Бобылева//Секретарское дело. - 2000. - №4. - С. 38
21. Санкина, Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах малого и среднего бизнеса /Л.В.Санкина// Делопроизводство. - 2001.- №2. – С. 17.
22. Басакина, Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности / Н.В.Басакина// Секретарское дело. - 2000.- №3.- С.87
23. Мосягина, О.В Современные требования к формированию и оформлению дел/ О.В.Мосягина, Е.М.Емышева// Секретарское дело. - 1996. -№4.- С. 32.
24. Емышева, Е.М. Методика составления номенклатуры дел /Е.М.Емышева // Секретарское дело. - 1996.- №3.- С. 31.
25. Кузнецова, Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря /Т.В.Кузнецова// Секретарское дело. - 1999.- №4. С. 3.
26. Бобылева, М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем / М.П.Бобылева// Делопроизводство. - 2001. -№1. -С.21
27. Короткий, С. Современные технологии корпоративного документооборота /С.Короткий// Компьютерный еженедельник "Компьютерра". - 2000.- № 3.- С.20
28. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) /Т.В.Кузнецова// 4-е изд. М.: ООО «Журнал» Управление персоналом». - 2003. - С. 67
29. Ларина, М.В Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии)  /М.В.Ларина//Секретарское дело. - 2001. - №3 С.39
30. Кудряев, В.А Организация работы с документами /В.А.Кудряев, И.К.Корнеев// М.: Издательство ИНФРА - М. - 1998. - С.9
31. Иритиков, В.С Рекомендации по разработке должностных инструкций /В.С. Иритиков//Справочник кадровика. - 2005. - №5 - С.24