Організація роботи з документами

 

ЗМІСТ

РОЗДІЛ І  ЗАГАЛЬНЕ ЗНАЙОМСТВО З ПІДПРИЄМСТВОМ

1.1 Ознайомлення з підприємством.  Визначення структури служби  ДЗУ……….6                 

1.2 Аналіз нормативних  документів, що регламентують організацію     діловодства в установі………………………………………………………………..8

1.3 Посадові обов’язки працівників, їх права……………………………………....9

РОЗДІЛ ІІ ДОКУМЕНТУВАННЯ ТЕХНОЛОГІЧНИХ ПРОЦЕСІВ З ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ З ВИКОРИСТАННЯМ  НОВИХ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ

2.1 Документи, що використовуються  на підприємстві, їх функції. Методи та способи документування……………………………………………………………11

2.2 Аналіз дотримання вимог  до документів, що їх виготовляють  за допомогою

друкувальних засобів  та комп’ютерної техніки…………………………………..12

2.3 Організаційна форма  діловодства та особливості документообігу підприємства………………………………………………………………………..14

2.4 Комплекс операцій з  готовими документами. Прийом  та первинна обробка документації………………………………………………………………………...16

2.5 Розгляд та реєстрація  документів……………………………………………...17

2.6 Автоматизована реєстрація документів……………………………………….19

2.7 Порядок проходження  та виконання документів……………………………..19

2.8 Робота з внутрішніми  документами…………………………………………...20

2.9 Порядок обробки вихідник  документів………………………………………..21

2.10 Здійснення контролю  за якістю документування на підприємстві………...22

2.11 Контроль і порядок  використання бланків, печаток,  штампів на підприємстві…………………………………………………………………………23

2.12 Методика  узагальнення роботи по контролю  за виконанням документів і  доручень керівника……………………………………………………………….....24

2.13 Оформлення, видача копій та розмноження документів……………………25

2.14 Характеристика оформлення основних видів інформаційно-довідкових документів, що використовуються на даному підприємстві……………………..26

2.15 Загальна  характеристика оформлення службових листів…………………...28

2.16 Використання  сучасних комунікаційних систем  зв’язку на 

підприємстві…………………………………………………………………………28

2.17 Документування  масових службових заходів ……………………………….39

Самостійні роботи………………………………………………………….............32

Висновки……………………………………………………………………………36

Список використаних джерел…………………………………………………..…45

Додатки………………………………………………………………………..……46

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                          РОЗДІЛ I

ЗАГАЛЬНЕ ЗНАЙОМСТВО З ПІДПРИЄМСТВОМ

1. Ознайомлення з підприємством. Структура служби ДЗУ

   З 11.03.2013 по 07.04.2013 я проходила навчальну практику у відділі державних реєстраторів Виконкому Криворізької міської ради.

         В перший день практики 11.03.2013 мені провели інструктаж з техніки безпеки (Додаток 1).

   Основною метою даної практики є ознайомлення зі структурою підприємства та взаємозв’язків його підрозділів; закріплення теоретичних знань зі спеціальності; вироблення практичних навичок з організації технологічних процесів діловодства.

  Для втілення цієї мети були поставленні завдання:

• закріпити рівень теоретичних знань;
• оволодіти первинними практичними навичками з фаху;
• формувати почуття відповідальності при оформленні службової документації.

     Моя база практики розташована за адресою: майдан Праці, буд. 1, 2-й поверх.

    З  05.06.2004 в нашому місті розпочала роботу Реєстраційна Палата м. Кривого Рогу, створена відповідно до рішення виконкому Криворізької  міської ради від 11.02.2004 № 101 «Про створення Реєстраційної палати м. Кривого Рогу» з метою об’єднання організаційних та технічних старань установ, що здійснюють державну реєстрацію, взяття на облік суб’єктів господарювання, в день звернення до державного реєстру. Діяльність Палати на сам перед спрямована на створення сприятливих та прозорих умов для започаткування власної підприємницької  справи в місті. Палата надає послуги громадянам  та суб’єктам господарювання відповідно до встановлених процедур та чинного законодавства. Здійснення всіх реєстраційних процедур, а також видача довідок , витягів, виписок з ЄДР.

     Дана установа має такий керівний склад : начальник відділу, державний реєстратор Сташеліс Ганна Станіславівна.

 

 

 

Заступник начальника відділу  і державний реєстратор  Вороненко Тетяна Августівна.

 

 

 

    Керівником моєї практики від установи є Сташеліс Ганна Станіславівна, яка займає посаду начальника відділу державного реєстратора.

Телефони:

8 (056) 65-37-92 –  факс, приймальня

8 (056) 65-65-70 –  консультаційна кімната

8 (056) 65-79-26 –  державні реєстратори, кім №2

8 (056) 65-13-82 –  державні реєстратори, кім №3

8 (056) 440-77-37 –  державні реєстратори, кім №4

8 (056) 65-25-01   – інші учасники Палати, кім  №5

 

Організація діловодства  у реєстраційній палаті покладається на управління організаційно-протокольної роботи відповідно до Положення про нього. Проте, у кожному відділі ведеться своє діловодство. Його здійснюють відповідальні особи, які призначаються наказом керівника або в посадових інструкціях яких зазначено ці функції.

Матеріально-технічна база даної установи представлена наявністю сучасної організаційної техніки, офісних меблів, різноманітного канцелярського приладдя, а також автоматизованою системою реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців та видачею документів про реєстрацію, автоматизованим обміном інформацією між відділом та структурним підрозділом налогової інспекції та пенсійним фондом та центром зайнятості.

 

1.2 Аналіз нормативних документів, що регламентують організацію діловодства в установі

     Всі процеси діловодства в будь-якій установі організовуються за допомогою нормативно-методичної бази діловодства.

     Нормативно-методичною базою з організації діловодства на моїй базі практики є положення Конституції України, нормативно-правові акти та інші методичні документи. Також нормативно-методична база діловодства на моїй базі практики включає в себе перелік таких документів :

     - закони України;

     - постанови Кабінету Міністрів України;

     - Цивільні та Господарські кодекси  України;

     - рішення міської ради та її  виконкому;

     - розпорядження міського голови;

     - Регламент виконкому Криворізької міської ради та інші документи.

Проходячи практику в реєстраційній палаті, я ознайомилася з основними положеннями ДСТУ 4163-2003, Інструкцією з діловодства саме для цієї установи.

    Інструкція з діловодства встановлює загальні положення функціонування структурних підрозділів з діловодства в органах місцевого самоврядування, вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, що міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

ДСТУ 4163-2003 установлює:

• склад реквізитів, які слід використовувати при складанні й оформленні організаційно-розпорядчих документів,
• вимоги до змісту і розташування реквізитів документів;
• вимоги до бланків та оформлювання документів;
• вимоги до тих документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів.

1.3 Посадові  обов'язки працівників, їх права

      Під час проходження практики мене ознайомили з посадовими інструкціями працівників (Додаток 2), з примірним переліком службових обов'язків працівників служби діловодства для Виконавчого комітету Криворізької міської ради.

Згідно цих  документів учасники Палати :

• здійснюють проведення державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців – засвідчення факту створення або припинення юридичної особи, засвідчення факту набуття або позбавлення статусу підприємця фізичною особою, а також вчинення інших реєстраційних дій, які передбачені Законом про реєстрацію, шляхом проведення відповідних записів до Єдиного державного реєстру;
• проведення державної реєстрації громадських об’єднань;
• проведення державної реєстрації об’єднань співвласників багатоквартирних будинків;
• видача виписок, довідок, витягів з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців;
• взаємодія з органами юстиції відповідно до Наказу Держкомпідприємства України від 27.02.07 № 23/74/5 “Про затвердження Регламенту передачі Міністерством юстиції та його територіальними органами державним реєстратором даних про юридичних осіб ”
• присвоєнням суб’єктів господарювання кодів ЄДРПОУ та видачу довідок з реєстру ЄДРПОУ;
• реєстрацію та облік платників збору по обов’язковому державному пенсійному страхуванню;
• реєстрацію та облік платників страхових внесків обов’язкового державного страхування у випадку безробіття;
• відкриття розрахункових та інших рахунків у відділенні “Приватбанка” пов’язаних з реєстраційними процедурами, та цільове перерахування коштів на рахунки відповідно до чинного законодавства;
• консультації з питань, пов’язаних із порядком процедур, які здійснює Палата, допомогу у заповненні відповідних форм документів;
• видачу довідок про стан комунальних платежів об’єднаною міською довідково-інформаційною службою товариства з обмеженою відповідальністю “НОВА-КОМ”;
• опрацювання, ведення, зберігання реєстраційних справ СГ, формування архіву відділу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ II

ДОКУМЕНТУВАННЯ  ТЕХНОЛОГІЧНИХ ПРОЦЕСІВ З ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ З ВИКОРИСТАННЯМ НОВИХ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ

 

2.1 Документи, що використовуються на підприємстві, їх функції. Методи та способи документування

Документи відіграють важливу роль у діяльності даної  установи.

На моїй базі практики на кожен документ заводиться електронна реєстраційна картка, у якій зазначається короткий зміст, реєстраційні номери, резолюції керівників та переміщення документа у виконавчому комітеті міської ради. До реєстраційного номера письмового запиту на інформацію додається індекс «із» (наприклад: 1254/15-із).

       Основними документами, які використовуються на моїй базі практики є: організаційно-розпорядчі, довідково-інформаційні.

Документи можна класифікувати. Взагалі, класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.

     В  Реєстраційній Палаті документи розподіляють за такими ознаками:

•   за назвою;
•   за походженням;
•   за місцем складання;
•   за призначенням;
•   за номером справи;
•   за строком виконання;
•   за терміновістю (запити).

Документування  – це створення документа з  використанням різних методів, способів і засобів фіксації інформації на матеріальному носії.

     За способом документування (або закріплення інформації на носії) виділяють рукописний, друкарський, механічний, магнітний, фотографічний, оптичний, лазерний і електронний документи.

     На сьогоднішній день в управлінській практиці моєї установи переважним способом документування є комп'ютерний друк. Однак ряд документів, таких, наприклад, як заяви, запити, журнали обліку, створюється звичайно рукописним способом.

 

2.2 Аналіз дотримання вимог до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів та комп’ютерної техніки

  Головні вимоги до документів, що виготовляються за допомогою друкувальних пристроїв на моїй базі практики, визначає ДСТУ 4163-2003.