Організація роботи з документами

   Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) керівнику органу місцевого самоврядування, у деяких випадках – керівнику структурного підрозділу, у разі потреби – пересилання адресату.

    Якщо документ надсилається до кількох установ, після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

    Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівнику за погодженням зі своїм безпосереднім керівником усі не виконані документи та поінформувати службу діловодства про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцю.

 

2.8 Робота з внутрішніми документами

       Організація роботи з внутрішніми документами в даній установі виглядає так:

Внутрішні документи, котрі готуються, оформляються і  виконуються в межах самої  установи, відповідно до внутрішніх правил розробки документів.  До внутрішніх документів архівного відділу відносяться, наприклад: заяви, акти, протоколи, доповідні і пояснювальні записки.

 

2.9 Порядок обробки вихідних документів

 

          На моїй базі практики вихідні документі надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, а також доставляються кур’єрською службою.

          Опрацювання документів для відправлення  поштовим зв’язком здійснюється  службою діловодства відповідно  до Правил надання послуг поштового  зв’язку.

          З використанням засобів електрозв’язку  служба діловодства здійснює  передачу телеграм (Додаток 14), факсограм, телефонограм (Додаток 15), електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у скасованій формі без електронного цифрового підпису.

          У разі надіслання факсограм  і документів у скасованій  формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.

          Види документів, інформація з  яких передається каналами електрозв’язку, а також необхідність і порядок  посилання адресатові їх оригіналу  в паперовій формі, визначаються з урахуванням наявних технічних і програмних засобів.

         Інформаційні, телекомунікаційні та  інформаційно-телекомунікаційні системи  повинні забезпечувати захист  від несанкціонованих дій, які  можуть призвести до випадкових  або умисних змін чи знищення інформації.

          У даній установі вихідні документи  опрацьовуються та надсилаються  централізовано в день їх надходження  від структурних підрозділів-виконавців  або не пізніше наступного  робочого дня.

          Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації в службі діловодства.

          Під час приймання від виконавців  вихідних документів працівники  служби діловодства зобов’язані  перевірити:

• правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);
• наявність і правильність зазначення адреси;
• наявність на документі відмітки про додатки;
• наявність і повноту додатків;
• наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
• наявність копії вихідного документа, що залишається в справах органу місцевого самоврядування;
• відповідність кількості примірників кількості адресатів.

На оригіналах документів, що підлягають поверненню, на нижньому лівому полі першої сторінки ставиться штамп “Підлягає поверненню”.

      На моїй базі практики документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, що містяться в ньому.

          Документи, що адресуються постійним  кореспондентам, відправляються в конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

          Структурні підрозділи та окремі  виконавці зобов’язані передавати  вихідні документи та інші  поштові відправлення до служби діловодства в години, установлені для цього.

  

2.10 Здійснення контролю за якістю документування на підприємстві

    Відповідальність за організацію здійснення контролю несе керівництво даної установи згідно з розподілом обов´язків та керівники структурних підрозділів. Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих документів, для яких зазначено термін виконання.    

          Контроль за виконанням якості документів здійснює керівник Відділу державних реєстраторів.

          Дана установа здійснює управління документацією на підставі Регламенту виконкому, затверджено рішенням виконкому міської ради від 14.01.2009 №20, який визначає принципи та порядок:

• організації роботи зі службовими документами;
• організації контролю за виконанням документів законодавчої і виконавчої влади, актів міської ради, іі виконкому та міського голови;
• контролю за розповсюдженням документів;
• запобігання ненавмисному застосуванню застарілих документів.

           

2.11 Контроль і порядок використання бланків, печаток, штампів на підприємстві

    Для написання листів у Відділі державних реєстраторів використовуються фірмові бланки (Додаток 3):

• міського голови, право підпису якого має міський голова;
• міської ради, право підпису якого має міський голова та секретар міської ради;
• виконавчого комітету міської ради, право підпису якого мають міський голова, або посадова особа, яка виконує його обов’язки, заступник міського голови та керуюча справами виконкому.

          Бланки документів відділу державних  реєстраторів розробляються в тому разі, якщо керівник підрозділу або його посадова особа має право підписувати документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях про відділ, управління та інший виконавчий орган відділу державних реєстраторів, посадових інструкціях, розпорядженні (наказі) про розподіл обов’язків між керівником та його заступниками тощо. У зазначених актах визначається також порядок підписання документів у разі відсутності керівника та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати, іншими особами.

          Фірмові бланки відділу державних  реєстраторів є документами суворої  звітності. До них застосовуються  такі ж правила використання, як і до фірмових бланків  виконавчого комітету міської  ради.

          Для засвідчення службових документів даної установи використовуються штампи, печатки із зображенням та без зображення герба.

   Печатки ставляться  тільки на підпис керівника  відділу державних реєстраторів  або особи, яка його зміщує. Якщо текст документа підготовлено  на фірмовому бланку , печатка на підпис не ставиться.

          Перелік документів, які засвідчуються  печатками, складається у даній  установі та погоджується з  керуючою справами установи.

          Облік використання печатки міста,  печаток і штампів відділу  державних реєстраторів забезпечує управління організаційно-протокольної роботи.

 

2.12 Методика узагальнення роботи по контролю за виконанням документів і доручень керівника

      Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих на моїй базі практики документів, у яких встановлено завдання та виконання яких підлягає обов’язковому контролю.

        Обов’язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення ,кореспонденцію Верховної Ради України, розпорядчі Адміністрації Президента України, розпорядчі документи та доручення керівництва, рішення колегіального органу, запити на інформацію.

        Строк  виконання документа може встановлюватися в нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівника. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання  (реєстрації), а вхідні – з дати надходження (реєстрації).

       Якщо завдання потребує термінового виконання, обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

       Безпосередній контроль  за виконанням документів покладається на діловодну службу або посадову особу, відповідальну за здійснення контролю.

          Контроль за виконанням документів у даній установі включає взяття їх на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік,  узагальнення та аналіз результатів виконання документів,  інформування керівництва про хід і результати виконання .

     Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою реєстраційно-контрольної картки або автоматизованої  інформаційної системи.

 

2.13 Оформлення, видача копій та розмноження документів

      Копіювання документів у даній установі здійснюється оператором копіювально-розмножувальної техніки управління організаційно-протокольної роботи відповідно до Інструкції з діловодства.

  Копія з документа відтворюється рукописним або машинописним способами, текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, засвідчується підписом службової особи, яка підтверджує відповідність змісту копії оригіналові, і скріплюється печаткою (не гербовою).

          У верхній частині лицьового  боку першого аркуша документа  праворуч вище від реквізиту  “адресат” проставляється відмітка  “Копія”.

          Засвідчувальний напис складається  за такою формою: слово “З оригіналом згідно”, найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту “підпис”.

      Копії вихідних документів повинні мати візи осіб, з якими вони погоджені, візи виконавців; засвідчувальний напис скріплюється печаткою, яка відтворює найменування відповідної установи (не гербова) або її структурного підрозділу. Копії документів повинні мати всі виправлення, зроблені при підписанні оригіналу.

        Порядок тиражування та копіювання документів засобами розмножувальної техніки визначає керівник установи, необхідність розмноження документів — керівники структурних підрозділів.

       Для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює бланк замовлення встановленої форми, який підписує начальник установи.

         За зміст документів, що здаються на розмноження, несуть відповідальність виконавці і начальники структурних підрозділів.

      Бланки, реєстраційні картки та інші форми організаційно-розпорядчих документів розмножуються за погодженням із керівником Відділу державних реєстраторів.

 

2.14 Характеристика оформлення основних видів інформаційно-довідкових документів, що використовуються на даному підприємстві.

  До довідково-інформаційної  документації відносяться такі документи:

• акти -це службовий документ, який посвідчує якийсь факт і

складається в  присутності свідків або на підставі обстеження (Додаток 11);

• протоколи - організаційно-розпорядчі документи, що фіксують хід обговорення питань і прийняття рішення на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів. (Додаток 12);
• довідки - документи, який містять опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів і подій, пов'язаних з діяльністю окремих осіб, обставини про діяльність установ, організацій (Додаток 9)

          Довідки діляться на дві групи:

1. особисті -підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;
2. службові -містять інформацію про факти й події службового характеру;

• службові листи - це найпоширеніший вид документації, один з способів обміну інформацією.

    Службові  листи належать до головних  засобів встановлення офіційних,  службових контактів між підприємствами, організаціями, фірмами. За функціональними  ознаками службові листи поділяють  на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують;

• пояснювальні та доповідні записки

          Доповідна записка це документ  адресований керівнику даної  чи вищої організації, в якому  автор інформує про ситуацію, що сталася, про події і факти  котрі мали місце, про виконану роботу, а також де наводяться висновки і пропозиції.